Når du investerer i ny software og nye applikationer til din organisation, er det vigtigt, at du tager højde for potentielle systemintegrationtages i betragtning. Mange organisationer og deres medarbejdere får adgang til et stigende antal digitale værktøjer, og derfor er det vigtigt at kunne se, hvordan de forskellige værktøjer kan fungere sammen. Dette gælder for alle typer software, men det gælder især for integrerede værktøjer, der anvendes af mange brugere. De fleste organisationer fokuserer på at stille de rigtige værktøjer til rådighed for deres medarbejdere, og hvis de samtidig formår at forbinde disse værktøjer effektivt, er grundlaget for at fremskynde produktivitetsgevinster lagt.
TL;DRDet er integrationen af din udgiftsstyringssoftware med dit ERP-system, lønsystem og firmakort, der forvandler et enkeltstående værktøj til en produktivitetsforstærker. Acubiz kan integreres med de mest udbredte skandinaviske og europæiske økonomisystemer, herunder Microsoft Dynamics 365 Business Central, e-conomic og SAP, og understøtter en »best-of-breed«-tilgang, så du kan beholde de specialværktøjer, som dine teams allerede er vant til at bruge.
Jeg plejer altid at sige: Hvis du vil have maksimal værdi ud af din investering i applikationer, skal du forbinde dem med dine andre værktøjer og systemer, hvor det er relevant.
Når du overvejer integrationsmuligheder, bør du skelne mellem det, jeg kalder "virksomhedskrav" og "medarbejderkrav".
Virksomhedens krav kan f.eks. omfatte integrationer, hvor systemer samarbejder og udveksler data med det formål at uddybe vigtige kunde- og leverandørdata. Det kan også være regnskabsdata, der flyder problemfrit mellem et ERP-system og andre systemer, hvilket kan mindske det manuelle arbejde i økonomiafdelingen. Fælles for denne type integrationer er, at de typisk resulterer i et slutprodukt i form af berigede og detaljerede stamdata, som virksomheden (og især ledelsen) kan bruge til at få bedre indsigt i resultaterne, identificere muligheder for optimering og så videre. Med andre ord er det ikke nødvendigvis noget, som de fleste af jeres medarbejdere vil opfatte som en fordel i deres daglige arbejde.
På den anden side har vi medarbejderkravene. Denne del drejer sig om integrerede værktøjer, der kan integreres og kobles sammen, så medarbejderne oplever konkrete fordele i deres daglige arbejde. Og det er her, man kan finde muligheder for at opnå produktivitetsgevinster, som mange sandsynligvis endnu ikke har tænkt på. I dag investerer virksomheder i stigende grad i forskellige digitale værktøjer. Værktøjer, der hjælper medarbejderne med at håndtere forskellige opgaver og støtter dem i forskellige administrative processer. Udvalget er enormt, og det bliver sandsynligvis ikke mindre fremover, så det er værd at overveje, hvordan forskellige værktøjer kan samspille, hvor det giver mening.
Ligesom vi alle kender konceptet "Bring Your Own Device" (BYOD) fra hardwaresiden, tror jeg også, at konceptet "Bring Your Own Apps" (BYOA) vil vinde frem i fremtiden. Fænomenet er ikke ukendt nu, og især med de nye generationers indtræden på arbejdsmarkedet (som generation Z, der vokser op i en app-centreret verden), kan vi forvente, at det kommer til at rulle. Det vil medføre nye krav til den måde, vi arbejder på, hvilke applikationer organisationer giver deres medarbejdere, og hvordan applikationer og værktøjer integreres og arbejder sammen. Naturligvis betyder det også, at vi bliver nødt til at tage højde for nye risikoscenarier omkring datasikkerhed og compliance osv.
Softwareleverandører har forskellige tilgange til integrationer. De fleste leverandører har indset, at et stigende antal virksomheder ønsker mulighed for at bruge "best of breed"-software på forskellige områder (eller simpelthen bare ønsker muligheder), men det indebærer, at en eksisterende teknologistak tilbyder nemme og enkle integrationer. Der er dog stadig mange eksempler på softwareleverandører, f.eks. inden for ERP-området, som tilbyder proprietære add-on-værktøjer i kategorier, der ligger tæt på kerneproduktet. Det kan også være en kreditkortudbyder, som begynder at tilbyde software, der hjælper med at styre transaktioner. En klassisk forretningsstrategi, der er bygget op omkring at sætte flere kroge i kunden, med åbenlyse fordele for leverandøren. Det kan også have fordele for kunden, f.eks. et konsolideret leverandørengagement og en tæt integreret løsning. Men det er ikke den måde, man ender med "best of breed" solutions i sin teknologistak. Husk på det.
Hos Acubiz udvikler vi en løsning, der hjælper virksomheder med at optimere de administrative processer i forbindelse med medarbejderudgifter, udlæg og rejsegodtgørelser, kørselsregistrering og Tidsregistrering. Med andre ord arbejder vi inden for det område, der kaldes »udgiftsstyring« eller »udgiftsstyring«. Hvis en virksomhed tilslutter sig tanken om at anskaffe en »best of breed«-løsning inden for denne kategori og gennemfører en solid implementering, vil der opnås betydelige fordele for både medarbejderne, økonomiafdelingen og ledelsen. Med andre ord vil de kriterier, der kendetegner en »best of breed«-løsning, blive opfyldt.
Som jeg indledningsvis var inde på, siger vi altid: Forbind Acubiz med andre systemer og værktøjer i din organisation for at få det maksimale udbytte af din investering. Inden for vores kategori kan relevante integrationer f.eks. være kreditkortudbydere, banker, ERP- og lønsystemer, parkeringsudbydere og -apps, benzin- og gasselskaber, teleoperatører, betalingsplatforme osv.
Læs mere om vores tilgang til integrationer her www.acubiz.com/integrations
Ofte stillede spørgsmål
Hvilke ERP-systemer kan Acubiz integreres med til udgiftsstyring?
Acubiz integreres direkte med Microsoft Dynamics 365 Business Central, e-conomic, SAP, Visma, Uniconta og en række andre ERP-systemer, der er udbredt i Danmark og Skandinavien. Integrationen synkroniserer kontoplanen, omkostningsstederne og projekterne i begge retninger og bogfører godkendte udgifter som bogføringsklare journalposter, hvilket eliminerer behovet for manuel genindtastning.
Hvad betyder udtrykket »best-of-breed« i forbindelse med udgiftsstyringssoftware?
»Best-of-breed« betyder, at man vælger den specialiserede løsning, der er særdeles god inden for én bestemt kategori – f.eks. Acubiz til udgiftsstyring – og integrerer den med ens eksisterende ERP- og lønsystemer, i stedet for at benytte det indbyggede udgiftsmodul i ens ERP-system. »Best-of-breed«-løsninger tilbyder typisk en mere omfattende funktionalitet, en bedre brugeroplevelse og hurtigere innovation inden for deres fokusområde.
Hvordan integreres Acubiz med lønsystemer i forbindelse med udgiftsgodtgørelse?
Acubiz kan eksportere godkendte refusioner til medarbejderne – såsom kørselsgodtgørelser og udlæg – direkte til lønsystemer som f.eks. Dataløn, Bluegarden og andre. Dette eliminerer et manuelt overførselstrin og sikrer, at medarbejderne får deres refusioner korrekt og til tiden som en del af den almindelige lønkørsel.
Hvad skal man tage højde for, når man integrerer udgiftsstyring med eksisterende software?
Nogle af de vigtigste overvejelser er: om integrationen er færdigudviklet eller kræver skræddersyet udvikling, hvordan dataene kortlægges mellem systemerne (især kontoplanen og omkostningsstederne), om forbindelsen foregår i realtid eller som batch, og hvem der vedligeholder integrationen, når softwareversionerne ændres. Acubiz leverer og vedligeholder sine egne ERP-integrationer, så kunderne ikke er afhængige af tredjeparts-konnektorer.
Kan medarbejderne bruge deres egne apps sideløbende med en udgiftsstyringsløsning?
Ja: Acubiz understøtter en »Bring Your Own Apps« (BYOA)-tilgang. Medarbejderne kan bruge de værktøjer, de allerede er fortrolige med, til booking, kommunikation eller tidsregistrering, så længe udgiftsdataene i sidste ende overføres til Acubiz med henblik på godkendelse og bogføring i ERP-systemet. Dette mindsker modstanden mod at tage systemet i brug, da medarbejderne ikke tvinges til at opgive de arbejdsgange, de er vant til.