Controlling and approval of expenses

Hvad tror du, at medarbejdere og ledere helst vil bruge deres tid på? Controlling … eller at godkende udgifter eller udføre deres »egentlige« arbejde? Dit svar er sandsynligvis det sidste. Jeg vil gå så langt som til at sige, at svaret ville være det samme for alle andre.

TL;DRKontrol og godkendelse af medarbejdernes udgifter tager uforholdsmæssigt meget tid for ledere og ledende medarbejdere, som burde fokusere på det strategiske arbejde. Acubiz automatiserer udgiftsregistrering, godkendelsesprocesser og direkte bogføring i ERP-systemet: Det mindsker den administrative byrde ved udgiftskontrol med op til 80 % og reducerer risikoen for svindel gennem automatisk håndhævelse af retningslinjer.

Jeg indrømmer gerne, at spørgsmålet er karikeret. Selvfølgelig er der ingen der ønsker at bruge for meget tid på at kontrollere og godkende udgifter. Ikke desto mindre er virkeligheden en anden.

Der er nemlig rigtig mange som bruger uforholdsmæssigt meget tid på netop den opgave. Det paradoksale er, at det ofte er medarbejdere i ledende stillinger. Medarbejdere som måske er ansat til at udvikle og vækste organisationen – ikke til at udføre manuelt kontrolarbejde.

Hvis din virksomhed kan genkende ovenstående scenarie, så har vi gode nyheder. Det er muligt at lette den administrative arbejdsbyrde omkring både dokumentation, kontrol og bogføring af udgifter, således at virksomheder og medarbejdere kan bruge deres tid på værdiskabelse. I dette blogindlæg præsenterer jeg Visma Acubiz’ bud på hvordan du kan minimere arbejdsbyrden med kontrol og godkendelse af bilag.

Tid er penge og tid kan bruges smartere

Lad mig starte med at udfordre selve blogindlæggets eksistens ved at stille spørgsmålet:

Er det tidsmæssige aspekt i forbindelse med kontrol og godkendelse af udgifter overhovedet en udfordring?

Jeg forstår godt, hvis du stiller dig selv dét spørgsmål. Så stort et problem kan det heller ikke være? Det er bestemt heller ikke den største udfordring, som virksomheder står over for. Langt fra. Når vi alligevel vælger at skrive et blogindlæg om emnet, så er det fordi, at vi rent faktisk oplever virksomheder som bruger for meget tid på det og som har problemer med at overholde compliance med egne politikker omkring kontrol og godkendelse.

Det tager tid for en medarbejder at gennemgå og godkende udgifter. Dette gælder både for medarbejderen i økonomiafdelingen, som skal gennemgå og bogføre udgiften, men det gælder også lederen, som skal godkende den. Hvis din virksomhed stadig håndterer udgifter manuelt med fysiske kvitteringer og Excel-ark, er tidsforbruget ganske enkelt endnu større. Desuden øger det risikoen for fejl.

Det er ikke spild af tid at kontrollere og godkende udgifter. Det anbefaler vi, at du gør. Men det er spild af tid at bruge for meget tid på det. Det kan gøres smartere. Arbejdsbyrden til dét kan minimeres.

Ifølge brugere af Acubiz, er der næsten ikke noget mere frustrerende end ledere der er langsomme til at godkende deres udgifter. Især hvis der er tale om udlæg af egen lomme. Måske er lederen langsom, fordi han ved, at opgaven er kedelig og langsommelig? Hvis noget er en kilde til frustration for medarbejdere, så skal det tages hånd om hurtigst muligt. En løsning kunne være at give lederen et værktøj, hvor godkendelse er nemt, hurtigt og overskueligt.

Løsningen er enkel bogføring og intelligent automatisering

En udgift, der medfører et kontant udlæg, kan kræve en visuel kontrol, før den godkendes. Derimod gælder det for kontrol af transaktioner på firmakreditkorts kan foregå fuldstændigt digitalt. Lad os se på et eksempel baseret på Acubiz:

En medarbejder køber en kop kaffe til 30 kr. på sit firmakort og registrerer det som dette i Acubiz. Data fra kortudsteder fortæller samtidig, at der er købt noget til 30 kr. på en tankstation.

Med ovenstående eksempel er der en overvejende sandsynlighed for, at registreringen er foretaget korrekt, hvorfor det giver mening at lade udgiften passere direkte til bogføring. Det giver altså ikke mening at kontrollere denne udgift, og det er muligt at bruge det digitale spor, som udgiften sætter undervejs. Noget som letter arbejdet for både leder og finansafdeling. Lederen skal ikke bruge tid på at godkende og finansmedarbejderen behøver ikke nødvendigvis foretage en kontrol.

Lad kontorrobotten være en hjælpende hånd

Du tænker måske, at ovenstående eksempel kun repræsenterer et lille antal transaktioner i din organisation. Det kan du have ret i. Det er kun muligt at bruge denne metode til nogle indkøb. Men der er stadig måder, hvorpå virksomheder kan opsætte forskellige automatiseringer, der fjerner noget af ressourcespildet.

Hos Acubiz bruger vi Robotbaseret procesautomatisering for at automatisere godkendelsesprocessen. Vores tjeneste, Leder af virksomhedspolitik, gør det muligt for virksomheder at bogføre visse dokumenter automatisk, mens andre stadig skal godkendes. Vores robot kan også konfigureres i overensstemmelse med jeres egne virksomhedsregler, så det bliver nemmere at sikre, at de overholdes.

Minimering af svindel er en ekstra fordel

Manglende kontrol er i mange tilfælde desværre også ensbetydende med øget svindel. Vi har tidligere skrevet en hele blogindlægget om emnet, og senest, »Frihedsbrevet« afslørede, at en kommunal leder var involveret i et omfattende udgiftsrod på flere 100.000 danske kroner. I dette tilfælde har arbejdsbyrden i forbindelse med kontrol og godkendelse af vedhæftede filer ikke været overvældende – den har tværtimod været fraværende.

Acubiz gør det muligt at integrere kontrol og godkendelse af udgifter effektivt i systemet. Men vi kan naturligvis ikke forhindre, at der forekommer svindel. Når det sker, giver Acubiz imidlertid indsigt i transaktionernes dokumentation. Det gør det lettere at afgøre, om der er sket en overtrædelse af regler og retningslinjer. Løsningen kan også konfigureres til at advare om unormalt forbrug – helt ned på brugerniveau.

Få hjælp til at minimere arbejdsbyrden

For at svare på mit indledende spørgsmål. Ja, det tidsmæssige aspekt er en udfordring. Vi kender til virksomheder der kæmper med problemstillingen på daglig basis. Vi kender også løsningen til at minimere arbejdsbyrden.

Se nærmere på systemer, der kan lette den administrative arbejdsbyrde i forbindelse med dokumentation, kontrol og bogføring af udgifter. Acubiz er en af de mange overkommelige løsninger på området. Vi har hjulpet virksomheder med at digitalisere og strømline deres processer vedrørende udgiftsstyring i mere end 25 år.

Ofte stillede spørgsmål

Hvorfor tager godkendelsen af udgifter så lang tid i de fleste organisationer?

De fleste organisationer benytter sig stadig af manuelle processer: Medarbejderne indsamler papirkvitteringer, udfylder udgiftsrapporter og sender dem via e-mail. Ledere gennemgår derefter hver enkelt ansøgning individuelt, ofte uden den fulde sammenhæng. Hvert trin medfører forsinkelser, og fejl, der opdages sent i forløbet, kræver, at hele processen skal startes forfra. Derfor kan godkendelse af udgifter let tage flere timer om måneden pr. godkendende person.

Hvordan kan automatisering reducere den tid, der bruges på at holde styr på udgifterne?

Udgiftsstyringssoftware som Acubiz flytter registreringen til det øjeblik, hvor udgiften opstår: via mobilappen og automatisk kortmatchning. Reglerne i udgiftspolitikken kontrolleres automatisk, så godkendere kun ser markerede undtagelser i stedet for hver eneste transaktion. Dette flytter økonomiafdelingens rolle fra kontrol til tilsyn, hvilket typisk reducerer godkendelsestiden med 50–80 %.

Hvad er direkte bogføring, og hvordan forenkler det udgiftsstyringen?

Direkte bogføring betyder, at udgiftsdata kodes og valideres allerede ved registreringen, så de overføres direkte til ERP- eller regnskabssystemet uden manuel genindtastning. Acubiz muliggør direkte bogføring ved at kombinere mobil registrering af kvitteringer, afstemning af korttransaktioner og ERP-integration: Dermed undgås det separate bogføringsskridt, der normalt finder sted ved månedens afslutning.

Hvordan mindsker Acubiz risikoen for udgiftsbedrageri?

Acubiz sikrer automatisk overholdelse af virksomhedens udgiftspolitikker: Beløb, der overstiger tærskelværdierne, udløser yderligere godkendelsesniveauer, dobbelte udgiftsanmeldelser markeres, inden de bogføres, og hver udgift knyttes til en kvittering eller en korttransaktion. Dette skaber et revisionsspor, der gør det betydeligt sværere at indsende falske eller oppustede udgiftsanmeldelser uden at blive opdaget.

Kan godkendelsesprocesser for udgifter konfigureres, så de overholder Firmapolitikker?

Ja. Acubiz understøtter konfigurerbare godkendelsesworkflows på flere niveauer baseret på beløb, udgiftskategori, afdeling eller projekt. Godkendelser kan delegeres automatisk, når en leder er fraværende, og systemet sender påmindelser for at undgå flaskehalse. Dette sikrer, at udgifter godkendes konsekvent og i overensstemmelse med virksomhedens politik – uanset organisationens kompleksitet.