Robots in finance processes?

Robotic Process Automation (RPA) kan anvendes i forskellige finansprocesser

TL;DRRobotbaseret procesautomatisering (RPA) er ved at udvikle sig fra at være »en fordel at have« til at være »en nødvendighed« inden for finansfunktioner, med tydelige muligheder inden for bogføring, controlling og de transaktionsregistreringsprocesser, som Acubiz specifikt tager fat på. At starte med dele af processerne i stedet for fuldstændig automatisering fra start til slut er en gennemprøvet tilgang, der gør RPA tilgængelig uden at kræve store investeringer på forhånd.

For nylig har jeg været meget interesseret i, hvordan Robotbaseret procesautomatisering (RPA) kan anvendes i forskellige finansielle processer. RPA er et meget aktuelt emne blandt ledere i finansafdelinger. Det hænger naturligvis sammen med teknologiens potentiale til effektivt at automatisere gentagne og tidskrævende opgaver og dermed muliggøre betydelige omkostningsbesparelser eller frigøre ressourcer til mere værdiskabende opgaver.

Hvordan kommer vi i gang?​

For nogle kan det dog virke overvældende at starte et RPA-projekt, men sandheden er, at ressourcetrækket for at komme i gang typisk ikke er så stort. Jeg tror på, at RPA i finansprocesser snart går fra at være ”nice to have” til at blive ”need to have” for alle typer af virksomheder. Det er vigtigt at være opmærksom på, at selvom du måske tænker (sikkert som din første indskydelse), at visse processer ikke er egnede til RPA, så prøv at vrid din hjerne lidt og tænk over i hvilke dele af processerne RPA kan finde anvendelse. Tro mig, der kan findes muligheder alle vegne og det er rent faktisk en god idé at starte skridt for skridt. Faktum er, at nogle af de mest succesfulde RPA-implementeringer er startet med delprocesser. Husk også på, at den ekstremt hurtige teknologiske udvikling af vil gøre RPA langt mere sofistikeret i fremtiden – det der virker langt væk i dag, er her i morgen.

RPA inden for området Expense Management

Hos Acubiz arbejder vi inden for fintech-branchen. Vi stræber konstant efter at videreudvikle vores løsning til udgiftsstyring. Løsningen indeholder også RPA-funktioner, der har til formål at optimere og forenkle processerne for registrering og godkendelse af transaktioner på tværs af bogføring samt styring i forbindelse med disse transaktioner. Alt sammen til gavn for både funktionsledere og økonomiledere.

Vi ser især muligheder inden for regnskabs- og kontrolprocesserne. Ved at integrere funktioner, der automatisk kan skelne mellem brugernes normale adfærd og adfærd, der afviger fra det »normale«, uden at der er behov for manuel kontrol, kan vi bidrage til at frigøre tid. Og tidsbesparelser er altid velkomne i dagens konkurrenceprægede verden. Nogle gange undrer jeg mig over, hvorfor visse medarbejdere, for eksempel sælgere fr Sales , på den ene side får beføjelse til at underskrive økonomisk betydelige kontrakter, der forpligter organisationen i flere år (og som undertiden indebærer betydelige risici). Men på den anden side er disse medarbejdere forpligtet til at få godkendt (og manuelt kontrolleret) udgiftsbeløb på under 50 €. Dette vedrører naturligvis specifikke udgiftsregler inden for en given virksomhed, hvilket bør respekteres. Men efter min mening giver de manuelle opgaver i forbindelse med styringen af denne type transaktioner virkelig ingen mening, og vi må finde måder at optimere og forenkle disse processer på ved at indføre RPA.

”Acubotten”​

Som tidligere nævnt har Acubiz allerede taget de første skridt inden for dette område gennem vores Leder af virksomhedspolitik. Den styres nemlig af en robot (vi har døbt ham Robert, og han er vores »Acubot«), der kan varetage de fleste af de kontrolopgaver, der er forbundet med udgiftsstyring. Og disse opgaver er jo notorisk tidskrævende. Takket være denne funktion benytter flere af vores kunder nu RPA til at håndtere to tredjedele af deres udgiftskontrolopgaver. Det er da fedt! Hvis du står for at styre en økonomiafdelingen, har du sikkert et ret godt overblik over, hvor meget tid du i øjeblikket bruger på denne type opgaver. Jeg er også sikker på, at du kender din interne timepris ned til den mindste cent, og så er det en simpel regnestykke at beregne, hvor meget du kan spare, hvis du investerer i en robot, der kan varetage det meste af kontrolarbejdet.

Dette er blot begyndelsen og vi er dedikerede til at fortsætte fokus på og investeringer i yderligere udvikling af RPA-funktionaliteten i vores løsning – til gavn for alle Acubiz-brugere.

Ofte stillede spørgsmål

Hvilke specifikke finansielle processer egner sig godt til robotbaseret procesautomatisering?

RPA fungerer bedst i finansielle processer, der er repetitive, regelbaserede og omfatter store datamængder. Bogføringsposteringer, registrering af transaktioner, fakturabehandling og kontrolrutiner er gode eksempler herpå. Specielt inden for udgiftsstyring ser Acubiz særlige muligheder i bogførings- og kontrolprocesserne i forbindelse med transaktioner.

Hvor mange ressourcer kræver det egentlig at igangsætte et RPA-projekt inden for finans?

Mindre end de fleste forventer. Den udbredte opfattelse af, at RPA kræver store teams eller betydelige investeringer, udgør en almindelig hindring. I praksis er det både gennemførligt og ofte den mest succesrige fremgangsmåde at starte med en del af en proces i stedet for fuld automatisering. De ressourcer, der skal til for at komme i gang, er typisk beskedne.

Vil RPA erstatte finansfolk i stillinger inden for udgiftsstyring og bogføring?

Formålet er ikke at erstatte, men at omfordele arbejdsopgaverne. Når RPA varetager transaktionsbaserede og gentagne opgaver, kan medarbejderne i finansafdelingen i stedet fokusere på analyse, håndtering af undtagelser og strategisk arbejde. Målet er en mere effektiv finansafdeling, ikke en mindre.

Hvordan integrerer Acubiz RPA i sin løsning til udgiftsstyring?

Acubiz udvikler RPA-funktioner, der har til formål at optimere og forenkle processerne omkring registrering af transaktioner, godkendelse, bogføring og kontrol. Fokus ligger på at automatisere de rutinemæssige trin i udgiftscyklussen, så både økonomichefer og afdelingsledere kan drage fordel af en hurtigere og mere pålidelig behandling.

Er det en god idé at investere i RPA nu, eller skal man vente, til teknologien er blevet mere moden?

Anbefalingen er at gå i gang allerede nu med målrettede og overskuelige implementeringer. Teknologien er allerede moden nok til at blive anvendt i produktionsmiljøet inden for finansprocesser. At vente betyder, at man kommer bagud i forhold til de organisationer, der allerede udnytter produktivitetsfordelene, og den hurtige udvikling betyder, at dagens begrænsninger hurtigt vil blive løst.