Was ist eine Auslagenzahlung?

Wenn Sie etwas aus der Tasche bezahlen, das Sie später erstattet bekommen, handelt es sich um eine Auslagenzahlung. Das bedeutet, dass Sie Geld für die Person vorstrecken, die die Ausgabe bezahlen wird, bis Sie Ihr Geld zurückerhalten.

Dies geschieht oft in Arbeitssituationen, aber es kann auch vorkommen, dass Sie Geld für einen Freund vorstrecken, wenn dieser sein Portemonnaie zu Hause vergessen hat.

Wenn ein Arbeitnehmer eine Ausgabe im Zusammenhang mit seiner Arbeit hat, muss diese typischerweise mit Belegen dokumentiert und vom Arbeitgeber genehmigt werden, bevor der Arbeitnehmer erstattet wird.

Nachfolgend sind vier typische Beispiele für geschäftliche Ausgaben aufgeführt:

Frühstück: Sie kaufen abwechselnd Frühstück für das Büro und zahlen normalerweise mit Ihrer persönlichen Kreditkarte, bis Ihr Arbeitgeber Sie erstattet.

Bürobedarf: Weiterer Bürobedarf wird benötigt, daher kaufen Sie ihn und bezahlen ihn selbst, bis Sie erstattet werden.

Fitness: Ihr Arbeitsplatz zahlt die ganze oder einen Teil Ihrer Fitnessstudiomitgliedschaft, die über Ihr eigenes Konto eingerichtet wird.

Mahlzeiten: Sie müssen Mittagessen für ein Meeting kaufen und zahlen es zunächst aus eigener Tasche.

Vor- und Nachteile von Ausgaben

Ein Vorteil von Ausgaben ist, dass es oft schneller geht, das zu bekommen, was Sie gerade brauchen. Es ist daher leichter, sofort zu bezahlen und die Konten später auszugleichen. Ein weiterer Vorteil ist, dass es hilft, die Verfügbarkeit der gewünschten Waren oder Dienstleistungen zu sichern, wenn nötig.

Ein Nachteil ist, dass es die Finanzen eines einzelnen Arbeitnehmers beeinflussen kann, wenn höhere Beträge beteiligt sind. Wenn ein Arbeitnehmer jeden Monat mehrere Ausgaben macht, ist das nicht die beste Lösung.

Arbeitnehmer-Ausgaben oder Firmenkreditkarten?

Heute nutzen mehrere Unternehmen Firmenkreditkarten. Aber es ist wichtig zu beachten, dass eine Firmenkreditkarte nicht dasselbe ist wie eine Arbeitnehmer-Ausgabe.

Wenn ein Arbeitnehmer eine Firmenkreditkarte nutzt, ist immer noch das Unternehmen selbst für die Zahlung dieser Zahlungskarte verantwortlich – obwohl der Arbeitnehmer der Träger und Benutzer ist.

Die Nutzung einer Firmenkreditkarte belastet die persönlichen Finanzen eines Arbeitnehmers nicht mit verschiedenen Ausgaben. Dies führt auch zu einem genaueren Überblick über seine Ausgaben jeden Monat.

Aus Unternehmenssicht gibt es auch mehrere Vorteile beim Einsatz einer Firmenkreditkarte, da das Unternehmen den gesamten Buchführungsprozess digitalisieren und automatisieren kann.

Der spezifische Unterschied zwischen Ausgaben und einer Firmenkreditkarte

Bei einer Arbeitnehmer-Ausgabe zahlt der Arbeitnehmer Geld im Voraus, um eine arbeitsbezogene Ausgabe zu decken. Das Unternehmen erstattet dem Arbeitnehmer später den Betrag, weshalb es oft notwendig ist, die Ausgabe zu dokumentieren.

Eine Firmenkreditkarte ist eine Kreditkarte, die von einem Unternehmen ausgestellt wird. Die Karte kann verwendet werden, um arbeitsbezogene Ausgaben wie Reisekosten oder Bürobedarf zu bezahlen. Das Unternehmen kann typischerweise einen Überblick über die mit der Firmenkreditkarte getätigten Transaktionen und Ausgaben haben.

Eine Ausgabe kann oft eine Verwaltungsbelastung für Unternehmen sein, während eine Firmenkreditkarte viel einfacher zu handhaben ist.