Was ist Ausgabenverwaltung?

Unternehmen erwerben täglich Vermögenswerte. Die Zahlung dieser Vermögenswerte oder Waren und Dienstleistungen wird als Ausgabe bezeichnet. Ausgaben haben eine kurze Lebensdauer, gewissermaßen, was sie von Kosten unterscheidet. Es gibt viele verschiedene Arten von Ausgaben. Es kann alles Mögliche sein, von Bürostühlen, IT-Ausrüstung, Abonnements für Marketing-Tools, Fahrten zu einem Kunden für ein Treffen mit dem eigenen Auto, eine Tasse Kaffee usw.

Dies umfasst die Verwaltung von Mitarbeiterausgaben – Ausgaben, die natürlicherweise entstehen, wenn ein Mitarbeiter seine tägliche Arbeit verrichtet. Dies kann Auslagen oder Reisekosten einschließen.

Die Spesenabrechnung umfasst alle Verfahren und Prozesse, die eingeleitet werden, wenn die Ausgabe erfasst wird. Der Prozess muss die Einhaltung der Unternehmensrichtlinien und -standards und vor allem die Einhaltung der geltenden Gesetze sicherstellen.

Die Spesenabrechnung kann grob in zwei Kategorien eingeteilt werden: traditionell und automatisiert.

Traditionelle Ausgaben- und Erstattungsverwaltung

Das traditionelle Verfahren zur Abwicklung von geschäftsbezogenen Ausgaben und Erstattungen ist die „altmodische

papierbasierte und manuelle Methode. Hier füllt der Mitarbeiter eine Excel-Tabelle oder ein anderes Papierformular aus und fügt den Beleg bei – entweder physisch oder gescannt. Der Beleg und die Anlage werden dann dem Buchhaltungsteam übergeben oder zugesandt, das typischerweise dafür sorgen muss, dass die Informationen aus dem Beleg eingegeben, genehmigt und in das Buchhaltungssystem des Unternehmens gebucht werden.Buchhaltungssystem
.

Der obige Prozess ist selten effektiv – was passiert, wenn der physische Beleg verschwindet? Oder wenn das Bild zu verschwommen ist, damit der Buchhalter es lesen kann?

Zum Glück gibt es automatisierte Spesenabrechnung, über die Sie unten mehr erfahren können.

Automatisierte Spesenabrechnung und Erstattung Der automatisierte Prozess umfasst ein System, das die Registrierung von Spesenbelegen und die Erstattung von Mitarbeiterausgaben automatisieren und verwalten kann. Diese Systeme sind heute in vielen Formen verfügbar – sowohl als lizenzierte Software als auch als Cloud-basierte Lösungen

(SaaS – Software as a Service).

Optimierte Abwicklung von Mitarbeiterausgaben Im Gegensatz zum traditionellen Prozess wird der Mitarbeiter seinen Spesenbeleg primär selbst für die Buchhaltung

vorbereiten mit automatisierter Spesenabrechnung. Dies ist bei den meisten Anbietern möglich.

Der Buchhalter muss Informationen nicht eingeben, da der Mitarbeiter, oft über eine App, ein Foto des Belegs macht, die erforderlichen Informationen ausfüllt und es zur Genehmigung einreicht. Wenn die Ausgabe genehmigt wird, kann sie direkt an das Buchhaltungssystem gesendet werden, wenn der Anbieter damit integriert werden kann.

Dies macht die Abwicklung aller Mitarbeiterausgaben für alle Parteien im Unternehmen einfacher, weshalb es zügiger ist als traditionelle Abwicklung.

Erste Schritte mit einem automatisierten Prozess

• Wenn Sie auf dem Markt nach einer Spesenlösung suchen, finden Sie hier einige Hinweise:
• Denken Sie immer daran, Integrationsoptionen zu untersuchen

Stellen Sie Fragen bezüglich des Verständnisses des Lieferanten für den Prozess, die Funktionalitäten und den Ansatz zur Datensicherheit.