Was ist eine EAN-Nummer?

Eine EAN-Nummer – Kurzform für European Article Number, heute offiziell GLN (Global Location Number) genannt – ist ein eindeutiger 13-stelliger Identifikator zur Identifizierung von Organisationen und Standorten in elektronischen Geschäftstransaktionen.

In Dänemark ist die EAN-Nummer vor allem als obligatorischer Identifikator für öffentliche Einrichtungen bekannt. Jede dänische Gemeinde, jede Region, jedes Krankenhaus, jedes Ministerium und jede Regierungsbehörde verfügt über mindestens eine EAN-Nummer, die auf allen an diese Einrichtung gesendeten Rechnungen angegeben sein muss. Ohne diese kann die Rechnung nicht über das dänische Beschaffungssystem (NemHandel) verarbeitet werden.

Der Begriff EAN-Nummer wird in Dänemark synonym mit GLN-Nummer verwendet. Sie bezeichnen dasselbe – der Name änderte sich, als GS1 (das internationale Normungsgremium) von European zu Global Article Numbering überging.

Wer benötigt eine EAN-Nummer in Dänemark?

Öffentliche Institutionen sind gesetzlich verpflichtet, eine EAN-/GLN-Nummer zu haben und Rechnungen elektronisch über NemHandel zu erhalten. Diese Verpflichtung gilt für die Zentralregierung seit 2005 und für Gemeinden und Regionen seit 2011.

Private Unternehmen sind nicht gesetzlich verpflichtet, eine EAN-Nummer zu haben – können sich aber dafür entscheiden, eine zu erhalten, um:

• Rechnungen an Kunden des öffentlichen Sektors zu stellen (die verpflichtet sind, E-Rechnungen per EAN zu erhalten)
• An elektronischen Beschaffungsnetzwerken teilzunehmen
• Sich mit PEPPOL für grenzüberschreitende E-Invoicing innerhalb der EU zu verbinden

EAN-Nummern für dänische Organisationen werden von GS1 Danmark ausgegeben. Die Beschaffung erfordert eine GS1-Mitgliedschaft, mit der eine jährliche Gebühr verbunden ist, die auf dem Umsatz des Unternehmens basiert.

EAN-Nummern und elektronische Rechnungsstellung: Der technische Kontext

Eine EAN-Nummer an sich ist nur ein Identifikator. Ihr Wert ergibt sich aus ihrer Rolle in der elektronischen Rechnungsstellungsinfrastruktur:

• NemHandel ist das dänische öffentliche E-Invoicing-Netzwerk. Rechnungen werden im OIOUBL-Format versendet und empfangen (ein XML-Standard basierend auf Universal Business Language).
• PEPPOL ist das paneuropäische E-Invoicing-Netzwerk. Dänemark ist über NemHandel mit PEPPOL verbunden. PEPPOL verwendet ein anderes Dokumentformat (BIS Billing 3.0), folgt aber demselben Prinzip: Ein eindeutiger Identifikator leitet die Rechnung an den richtigen Empfänger.
• Betreiber (wie Sproom, Unimaze oder Pagero) stellen die Verbindung zwischen dem Buchhaltungssystem eines Unternehmens und dem NemHandel-/PEPPOL-Netzwerk bereit.

Für ein privates Unternehmen, das einem öffentlichen Unternehmen Rechnungen stellt, sieht der Workflow wie folgt aus: Rechnung im Buchhaltungssystem erstellen → über Betreiber senden → über NemHandel unter Verwendung der EAN-Nummer des Empfängers weitergeleitet → empfangen und verarbeitet durch das Finanzsystem der öffentlichen Einrichtung.

Die AP-Perspektive: Empfang von EAN-basierten Rechnungen

Die meisten Artikel über EAN-Nummern befassen sich mit dem Versand von Rechnungen an den öffentlichen Sektor. Es gibt aber einen zweiten, ebenso wichtigen Anwendungsfall, der selten diskutiert wird: Empfang von strukturierten E-Rechnungen von Lieferanten.

Wenn Ihr Unternehmen Waren oder Dienstleistungen an öffentliche Einrichtungen liefert, versenden Sie Rechnungen mit deren EAN-Nummer. Aber wenn Ihr Unternehmen ein Käufer ist – der von Lieferanten einkauft, die über NemHandel oder PEPPOL transagieren – erhalten Sie strukturierte E-Rechnungen, die Ihr Finanzcenter verarbeiten muss.

Für AP-Teams in mittelgroßen bis großen Unternehmen bietet der Empfang von E-Rechnungen über EAN/PEPPOL erhebliche Vorteile gegenüber PDF-Rechnungen:

• Strukturierte Daten: Im Gegensatz zu einem PDF enthält eine OIOUBL- oder PEPPOL-Rechnung maschinenlesbare Daten – Lieferanten-CVR, Rechnungsnummer, Positionen, MwSt.-Codes, Zahlungsbedingungen – die direkt in Ihr ERP-System eingespielt werden können, ohne dass eine manuelle Eingabe erforderlich ist.
• Automatisches Matching: Die strukturierten Daten ermöglichen automatisches Matching gegen Bestellungen und Wareneingangsbelege (zwei-stufiges oder drei-stufiges Matching).
• Durchgängige Verarbeitung: Rechnungen, die im Toleranzbereich abgestimmt werden, können automatisch genehmigt und gebucht werden, ohne dass ein Mensch eingreift.
• Audit-Trail: Jede E-Rechnung enthält einen vollständigen Transaktionsdatensatz, der sowohl die NemHandel-Compliance-Anforderungen als auch die Aufbewahrungsverpflichtungen nach dem Bogføringsloven erfüllt.

EAN-Integration mit Ihrem ERP-System

Damit die E-Invoice-Verarbeitung effizient funktioniert, muss Ihr ERP-System korrekt konfiguriert sein:

• Lieferantenstammdaten: Die EAN-/GLN-Nummer jedes Lieferanten muss im Lieferantendatensatz gespeichert sein, damit eingehende Rechnungen automatisch dem korrekten Kreditor zugeordnet werden.
• Routing-Regeln: Rechnungen über bestimmten Schwellwerten oder von bestimmten Lieferanten müssen möglicherweise an bestimmte Genehmiger oder Kostenstellen weitergeleitet werden.
• Steuersätze: Eingehende E-Invoices enthalten Mehrwertsteuernformationen in strukturiertem Format — Ihr ERP muss diese auf die korrekten inländischen Steuersätze abbilden.
• PO-Abgleich: Wenn Ihr Unternehmen Bestellungen verwendet, muss das ERP die Rechnungspositionen gegen die Bestellung und den Wareneingang abgleichen, bevor die Zahlung freigegeben wird.

Gängige ERP-Systeme mit NemHandel-/PEPPOL-Integration sind Microsoft Dynamics 365 Business Central, SAP S/4HANA und e-conomic. Die Konfiguration ist unterschiedlich, aber das Prinzip ist dasselbe: Die EAN-/GLN-Nummer ist der Schlüssel, der das eingehende Dokument mit dem korrekten internen Workflow verknüpft.

Automatische Verarbeitung von EAN-Rechnungen: Vom Eingang bis zur Zahlung

Ein vollständig automatisierter EAN-Rechnungsfluss sieht wie folgt aus:

1. Lieferant sendet Rechnung über seinen Operator an NemHandel/PEPPOL mit Ihrer EAN-/GLN-Nummer des Unternehmens
2. Rechnung wird empfangen von Ihrem Operator und an Ihr AP-System oder ERP übermittelt
3. Daten werden extrahiert automatisch aus der OIOUBL-/PEPPOL-Datei — keine OCR erforderlich, die Daten sind bereits strukturiert
4. Abgleich läuft automatisch — Rechnung wird gegen Bestellung und/oder Wareneingang abgeglichen
5. Abweichungen zur Genehmigung weitergeleitet — Rechnungen, die nicht automatisch abgeglichen werden, gehen an eine Workflow-Warteschlange
6. Saubere Rechnungen automatisch gebucht auf das korrekte Konto, die Kostenstelle und den Steuersatz
7. Zahlung eingeplant gemäß Zahlungsbedingungen
8. Dokument archiviert — die ursprüngliche E-Invoice-Datei wird als Buchhaltungsdokument (bilag) für fünf Jahre aufbewahrt

Diese direkte Verarbeitung kann die Mehrheit der hochvolumigen, niedriggültigen Rechnungen ohne manuelle Intervention bearbeiten — damit Ihr AP-Team sich auf Abweichungen, Lieferantenabfragen und Periodenendabstimmung konzentrieren kann.

Compliance und Audit-Trail für EAN-Rechnungen

EAN-basierte E-Invoices erfüllen die Anforderungen für Buchhaltungsdokumente des dänischen Buchhaltungsgesetzes, wenn:

• Die Rechnung im OIOUBL- oder PEPPOL BIS-Format vorliegt
• Sie enthält alle erforderlichen Felder (Datum, CVR, Käufer/Verkäufer, Positionen, Mehrwertsteuer)
• Sie in unveränderter Form für fünf Jahre ab Ende des Geschäftsjahres gespeichert wird

Im Gegensatz zu Papier- oder PDF-Rechnungen befinden sich OIOUBL-/PEPPOL-Rechnungen bereits in einem strukturierten, standardisierten Format — was die Compliance unkompliziert und die Vorbereitung von Audits erheblich schneller macht.