Was ist eine EAN-Nummer?

Eine EAN-Nummer – Kurzform für European Article Number, offiziell nun GLN (Global Location Number) genannt – ist eine eindeutige 13-stellige Kennung zur Identifizierung von Organisationen und Standorten in elektronischen Geschäftstransaktionen.

In Dänemark sind EAN-Nummern als verbindliche Kennung für Institutionen des öffentlichen Sektors bekannt. Jede dänische Gemeinde, Region, jedes Krankenhaus, Ministerium und jede Behörde hat mindestens eine EAN-Nummer, die auf allen an diese Institution gesendeten Rechnungen angegeben sein muss. Ohne sie kann die Rechnung nicht durch das dänische öffentliche Beschaffungssystem (NemHandel) verarbeitet werden.

Der Begriff EAN-Nummer wird in Dänemark gleichbedeutend mit GLN-Nummer verwendet. Sie bezeichnen dasselbe – die Bezeichnung änderte sich, als GS1 (das internationale Normungsgremium) von European zu Global Article Numbering überging.

Wer braucht eine EAN-Nummer in Dänemark?

Öffentliche Institutionen sind gesetzlich verpflichtet, eine EAN-/GLN-Nummer zu haben und Rechnungen elektronisch über NemHandel zu erhalten. Diese Verpflichtung gilt für die Zentralregierung seit 2005 und für Gemeinden und Regionen seit 2011.

Private Unternehmen sind gesetzlich nicht verpflichtet, eine EAN-Nummer zu haben – können sich aber eine besorgen, um:

• Rechnungen an Kunden des öffentlichen Sektors zu stellen (die verpflichtet sind, E-Rechnungen per EAN zu erhalten)
• An elektronischen Beschaffungsnetzen teilzunehmen
• Sich für grenzüberschreitende E-Rechnungsstellung in der EU über PEPPOL zu verbinden

EAN-Nummern für dänische Organisationen werden von GS1 Danmark ausgegeben. Die Beschaffung erfordert eine GS1-Mitgliedschaft, mit der eine jährliche Gebühr verbunden ist, die sich nach dem Umsatz des Unternehmens richtet.

EAN-Nummern und elektronische Rechnungsstellung: Der technische Kontext

Eine EAN-Nummer an sich ist nur eine Kennung. Ihr Wert ergibt sich aus ihrer Rolle in der elektronischen Rechnungsstellungsinfrastruktur:

• NemHandel ist das dänische Netz für elektronische Rechnungen im öffentlichen Sektor. Rechnungen werden im OIOUBL-Format versendet und empfangen (ein XML-Standard basierend auf Universal Business Language).
• PEPPOL ist das paneuropäische Netz für elektronische Rechnungsstellung. Dänemark verbindet sich über NemHandel mit PEPPOL. PEPPOL nutzt ein anderes Dokumentformat (BIS Billing 3.0), folgt aber dem gleichen Prinzip: Eine eindeutige Kennung leitet die Rechnung an den richtigen Empfänger.
• Betreiber (wie Sproom, Unimaze oder Pagero) stellen die Verbindung zwischen dem Buchhaltungssystem eines Unternehmens und dem NemHandel-/PEPPOL-Netz her.

Für ein privates Unternehmen, das eine öffentliche Institution beliefert, läuft der Ablauf wie folgt: Rechnung im Buchhaltungssystem erstellen → über Betreiber versenden → über NemHandel unter Verwendung der EAN-Nummer des Empfängers weitergeleitet → von dem Finanzsystem der öffentlichen Institution empfangen und verarbeitet.

Die AP-Perspektive: Empfangen von EAN-basierten Rechnungen

Die meisten Artikel über EAN-Nummern konzentrieren sich auf das Versenden von Rechnungen an den öffentlichen Sektor. Es gibt aber noch einen zweiten, ebenso wichtigen Anwendungsfall, der selten diskutiert wird: das Empfangen von strukturierten E-Rechnungen von Lieferanten.

Wenn Ihr Unternehmen Waren oder Dienstleistungen an öffentliche Institutionen liefert, senden Sie Rechnungen mit deren EAN-Nummer. Aber wenn Ihr Unternehmen ein Käufer ist – der von Lieferanten kauft, die über NemHandel oder PEPPOL abwickeln – erhalten Sie strukturierte E-Rechnungen, die Ihr Finance-Team verarbeiten muss.

Für AP-Teams in mittleren bis großen Unternehmen bietet der Empfang von E-Rechnungen per EAN/PEPPOL erhebliche Vorteile gegenüber PDF-Rechnungen:

• Strukturierte Daten: Im Gegensatz zu einem PDF enthält eine OIOUBL- oder PEPPOL-Rechnung maschinenlesbare Daten – Lieferanten-CVR, Rechnungsnummer, Positionen, Steuercodes, Zahlungsbedingungen – die direkt in Ihr ERP-System aufgenommen werden können, ohne dass manuelle Eingaben erforderlich sind.
• Automatische Abgleichung: Die strukturierten Daten ermöglichen den automatischen Abgleich mit Bestellungen und Wareneingangsbelegen (Zweiweg- oder Dreiweg-Abgleich).
• Automatisierte Verarbeitung: Rechnungen, die im Toleranzbereich abgleichen, können automatisch genehmigt und gebucht werden, ohne dass menschliches Eingreifen erforderlich ist.
• Audit-Trail: Jede E-Rechnung enthält einen vollständigen Transaktionsdatensatz, der sowohl die NemHandel-Compliance-Anforderungen als auch die Bogføringsloven-Aufbewahrungsverpflichtungen erfüllt.

EAN-Integration mit Ihrem ERP-System

Damit die E-Rechnungsverarbeitung effizient funktioniert, muss Ihr ERP-System korrekt konfiguriert sein:

• Lieferantenstammdaten: Die EAN-/GLN-Nummer jedes Lieferanten muss im Lieferantendatensatz gespeichert sein, damit eingehende Rechnungen automatisch dem korrekten Kreditor zugeordnet werden.
• Routing-Regeln: Rechnungen über bestimmten Schwellenwerten oder von bestimmten Lieferanten müssen möglicherweise an bestimmte Genehmiger oder Kostenstellen weitergeleitet werden.
• MwSt-Codes: Eingehende E-Rechnungen enthalten MwSt-Informationen in strukturiertem Format — Ihr ERP muss diese den richtigen inländischen MwSt-Codes zuordnen.
• PO-Abgleich: Wenn Ihr Unternehmen Bestellungen verwendet, muss das ERP die E-Rechnungspositionen gegen die Bestellung und den Wareneingang abgleichen, bevor die Zahlung genehmigt wird.

Gängige ERP-Systeme mit NemHandel/PEPPOL-Integration sind Microsoft Dynamics 365 Business Central, SAP S/4HANA und e-conomic. Die Konfiguration variiert, aber das Prinzip ist dasselbe: Die EAN-/GLN-Nummer ist der Schlüssel, der das eingehende Dokument mit dem korrekten internen Workflow verbindet.

Automatisierte Verarbeitung von EAN-Rechnungen: Von der Eingangsbestätigung bis zur Zahlung

Ein vollständig automatisierter EAN-Rechnungsworkflow sieht folgendermaßen aus:

1. Lieferant sendet Rechnung über seinen Operator an NemHandel/PEPPOL mit Ihrer Unternehmens-EAN-/GLN-Nummer
2. Rechnung wird empfangen von Ihrem Operator und an Ihr AP-System oder ERP übermittelt
3. Daten werden automatisch extrahiert aus der OIOUBL-/PEPPOL-Datei — keine OCR erforderlich, die Daten sind bereits strukturiert
4. Abgleich läuft automatisch — Rechnung wird automatisch gegen Bestellung und/oder Wareneingang abgeglichen
5. Ausnahmen zur Genehmigung weitergeleitet — Rechnungen, die nicht automatisch abgeglichen werden, gehen an eine Workflow-Warteschlange
6. Fehlerfreie Rechnungen werden automatisch gebucht zum korrekten Sachkonto, zur Kostenstelle und zum MwSt-Code
7. Zahlung geplant gemäß Zahlungsbedingungen
8. Dokument archiviert — die ursprüngliche E-Rechnungsdatei wird als Buchungsbeleg (bilag) für fünf Jahre aufbewahrt

Diese Straight-Through-Verarbeitung kann die Mehrzahl der hochvolumigen, niedrigwertigen Rechnungen ohne manuelle Eingriffe bearbeiten — und gibt Ihrem AP-Team mehr Zeit, sich auf Ausnahmen, Lieferantenanfragen und Period-End-Abstimmungen zu konzentrieren.

Compliance und Audit-Trail für EAN-Rechnungen

EAN-basierte E-Rechnungen erfüllen die Anforderungen an Buchungsbelege des dänischen Buchführungsgesetzes, wenn:

• Die Rechnung im OIOUBL- oder PEPPOL BIS-Format vorliegt
• Sie alle erforderlichen Felder enthält (Datum, CVR, Käufer/Verkäufer, Positionen, MwSt)
• Sie für fünf Jahre ab Ende des Geschäftsjahres in unveränderter Form gespeichert ist

Im Gegensatz zu Papier- oder PDF-Rechnungen sind OIOUBL-/PEPPOL-Rechnungen bereits in einem strukturierten, standardisierten Format — was Compliance unkompliziert macht und die Vorbereitung auf Audits erheblich schneller gestaltet.