Seit 2005 ist es für alle öffentlichen Institutionen in Dänemark obligatorisch, E-Rechnungen zu verwenden. Wenn sie nicht elektronisch versendet werden, werden sie abgelehnt.

Wenn Sie eine Rechnung an eine öffentliche Institution versenden, ist es erforderlich, die Rechnung mit einer EAN-Nummer zu versenden. Die EAN-Nummer ist die elektronische Identität der öffentlichen Institution und ist im Nemhandelsregisteret zu finden.

Allerdings haben nicht nur der öffentliche Sektor E-Rechnungen angenommen. Sie können auch elektronische Rechnungen an private Unternehmen versenden, wenn diese im Nemhandelsregisteret registriert sind.

Die meisten Unternehmen nutzen heute E-Rechnungen in gewissem Maße. Viele Unternehmen sind vollständig auf E-Rechnungen umgestiegen, während andere diese mit traditionellen Papierrechnungen vermischen.

Wenn Ihr Unternehmen elektronische Rechnungen noch nicht ausprobiert hat, seien Sie beruhigt.

Glücklicherweise ist es einfach, eine E-Rechnung zu erstellen, da sie der Erstellung einer Papierrechnung sehr ähnlich ist.

Die digitale Rechnung muss die gleichen Informationen wie die physische Rechnung enthalten. Sie enthält normalerweise Informationen wie Absender, Empfänger, Ausstellungsdatum, Rechnungsnummer und Mehrwertsteuerbetrag. Denken Sie daran, die CVR-Nummer hinzuzufügen, falls es sich um ein Unternehmen handelt.

Sie können wählen, sie per E-Mail oder über ein Finanzsystem zu versenden.

Viele Menschen verwechseln eine E-Rechnung mit einer Online-Rechnung. Aber sie sind nicht dasselbe und unterscheiden sich in ihrem Zweck und ihrer Verwendung.

Eine Online-Rechnung ist eine elektronische Rechnung, die online bezahlt werden kann, während eine E-Rechnung eine elektronische Version einer Rechnung ist, die digital versendet und empfangen werden kann.

Erfahren Sie mehr über die Unterschiede weiter unten.

Eine Online-Rechnung ist eine Rechnung, die Sie online im PDF-Format versenden, und ist somit einfach eine PDF-Version einer regulären physischen Rechnung. Ihre Funktion besteht darin, die altmodische Rechnung zu ersetzen, die Sie aus ihrer physischen Form kennen. Kunden können eine Rechnung leicht online mit einer Kreditkarte oder einer Banküberweisung bezahlen.

Eine E-Rechnung ist ein Dokument, das elektronisch erstellt, signiert und versendet wird. Die Rechnung kann auf andere Weise als im PDF-Format versendet werden, z. B. über elektronische Buchhaltungssysteme und elektronische Kommunikationsmittel.

Eine elektronische Rechnung wird digital über eine EAN-Nummer, GLN-Nummer, P-Nummer oder CVR-Nummer versendet. Die Nummer ist eindeutig, was die Rechnungsstellung sicherer macht.

Darüber hinaus wird Ihre Rechnung verschlüsselt versendet, wenn Sie Ihre Rechnung digital in Formaten wie OIOUBL oder OIOXML versenden, was sie vor Rechnungsbetrug sicherer macht.

Es ist auch möglich, Rechnungen im PDF-Format als Online-Rechnung zu versenden. Wenn die Rechnung jedoch als PDF-Datei in einer E-Mail versendet wird, ist sie nicht verschlüsselt, und es besteht daher ein größeres Betrugrisiko.

Wenn Sie eine E-Rechnung erhalten, landet sie direkt in Ihrem Finanzsystem, das die Rechnung verarbeiten und die verschlüsselten Daten lesen kann. Das Finanzsystem kann daher Ihre E-Rechnungen mit minimalem Tippaufwand verarbeiten. Zusätzlich zur Zeiteinsparung führt der Wegfall der manuellen Bearbeitung normalerweise zu weniger Fehlern und verbesserten Daten.