Was ist Ausgabenverwaltung?

Unternehmen erwerben täglich Vermögenswerte. Die Zahlung dieser Vermögenswerte oder Waren und Dienstleistungen wird als Ausgabe bezeichnet. Ausgaben haben eine kurze Lebensdauer, sozusagen, was der Unterschied zu Kosten ist. Es gibt viele verschiedene Arten von Ausgaben. Es kann sich um alles Mögliche handeln, von Bürostühlen, IT-Ausrüstung, Abonnements für Marketing-Tools, Fahrten zu einem Kunden für ein Treffen mit dem eigenen Auto, eine Tasse Kaffee usw.

Dies umfasst die Verwaltung von Mitarbeiterspesen – Ausgaben, die natürlicherweise entstehen, wenn ein Mitarbeiter seine tägliche Arbeit ausführt. Dies kann einschließen Auslagen oder Reisekosten.

Spesenmanagement umfasst alle Verfahren und Prozesse, die einleitet werden, wenn die Spese erfasst wird. Der Prozess muss die Einhaltung der Unternehmensrichtlinien und -standards und vor allem die Einhaltung der geltenden Gesetze gewährleisten.

Spesenmanagement kann grob in zwei Kategorien unterteilt werden: traditionell und automatisiert.

Traditionelles Spesen- und Rückerstattungsmanagement

Das traditionelle Verfahren zur Bearbeitung von geschäftsbezogenen Spesen und Rückerstattungen ist die „altmodische

: papiergestützte und manuelle Methode. Dabei füllt der Mitarbeiter ein Excel-Blatt oder ein anderes Papierformular aus und fügt den Beleg an – entweder in physischer Form oder gescannt. Der Beleg und die Anlage werden dann an die Buchhaltungsabteilung übergeben oder gesendet, die normalerweise sicherstellen muss, dass die Informationen aus dem Beleg eingegeben, genehmigt und im Buchhaltungssystem des Unternehmens gebucht werdenBuchhaltungssystem
.

Der obige Prozess ist selten wirksam – was passiert, wenn der physische Beleg verschwindet? Oder wenn das Bild zu verschwommen ist, um es vom Buchhalter zu lesen?

Zum Glück gibt es automatisiertes Spesenmanagement, über das Sie mehr unten erfahren können.

Automatisiertes Spesenmanagement und Rückerstattung Der automatisierte Prozess umfasst ein System, das die Registrierung von Spesenbelegen und die Rückerstattung von Mitarbeiterspesen automatisieren und verwalten kann. Diese Systeme sind heute in vielen Formen verfügbar – sowohl als lizenzierte Software als auch als Cloud-basierte Lösungen

(SaaS – Software as a Service).

Optimierte Bearbeitung von Mitarbeiterspesen Im Gegensatz zum traditionellen Prozess wird der Mitarbeiter seinen Spesenbeleg mit automatisiertem Spesenmanagement in erster Linie selbst vorbereiten für Buchhaltung

selbst. Dies ist bei den meisten Anbietern möglich.

Der Buchhalter muss keine Informationen eingeben, da der Mitarbeiter, oft über eine App, ein Foto des Belegs macht, die erforderlichen Informationen ausfüllt und es zur Genehmigung einsendet. Wenn die Spese genehmigt ist, kann sie direkt an das Buchhaltungssystem gesendet werden, wenn der Anbieter damit integriert werden kann.

Dies macht die Bearbeitung aller Mitarbeiterspesen für alle Parteien im Unternehmen einfacher, weshalb sie effizienter ist als die traditionelle Bearbeitung.

Erste Schritte mit einem automatisierten Prozess

• Wenn Sie auf der Suche nach einer Spesenlösung sind, hier sind ein paar Hinweise:
• Denken Sie immer daran, Integrationsoptionen zu untersuchen

Stellen Sie Fragen bezüglich des Verständnisses des Lieferanten für den Prozess, die Funktionalitäten und den Umgang mit Datensicherheit.