Was ist eine Gutschrift?

Eine Gutschrift – auf Dänisch bekannt als Gutschrift — ist ein Dokument, das ein Verkäufer an einen Käufer ausstellt, um eine zuvor ausgestellte Rechnung zu mindern oder zu stornieren. Aus buchhalterischer Sicht handelt es sich um eine Negativrechnung: Während eine Rechnung einen Betrag ausweist, den der Käufer dem Verkäufer schuldet, weist eine Gutschrift einen Betrag aus, den der Verkäufer dem Käufer schuldet.

Gutschriften sind gemäß den dänischen Rechnungslegungsvorschriften rechtsgültige Dokumente und müssen dieselben formalen Anforderungen erfüllen wie eine normale Rechnung, darunter Datum, CVR-Nummer, Angaben zu Käufer und Verkäufer, detaillierte Beschreibung der Positionen sowie Mehrwertsteuer.

Wann wird eine Gutschrift ausgestellt?

Zu den häufigsten Gründen für die Ausstellung einer Gutschrift gehören:

• Rücksendungen — der Käufer sendet die Lieferung ganz oder teilweise zurück
• Überberechnung — die ursprüngliche Rechnung wies einen Fehler beim Preis oder bei der Menge auf
• Vereinbarter Rabatt — Nach Ausstellung der Rechnung wurde ein Preisnachlass ausgehandelt
• Stornierte Bestellung — Waren oder Dienstleistungen wurden vor Abschluss der Lieferung storniert
• Qualitätsbeanstandungen — Die Waren wurden geliefert, entsprachen jedoch nicht der vereinbarten Spezifikation.
• Teillieferung — Es ist nur ein Teil der Lieferung angekommen, aber der gesamte Betrag wurde in Rechnung gestellt
• Kündigung des Abonnements — Ein im Voraus bezahlter Zeitraum wird teilweise erstattet

Gutschriften im Finanzteam: Die Sichtweise der Kreditorenbuchhaltung

Die meisten Artikel zum Thema Gutschriften befassen sich vor allem mit Ausstellung an die Kunden weiterzugeben. Für ein Finanz- oder Kreditorenbuchhaltungsteam in einem mittleren bis großen Unternehmen stellt sich jedoch die operativ komplexere Herausforderung, Empfang Gutschriften von Lieferanten – und deren korrekte Bearbeitung.

Wenn ein Lieferant eine Gutschrift für eine Rechnung ausstellt, die Ihr Unternehmen bereits bezahlt oder verbucht hat, müssen mehrere Schritte erfolgen:

1. Mit der Originalrechnung abgleichen — Die Gutschrift muss mit der jeweiligen Rechnung verknüpft sein, die sie ganz oder teilweise storniert. Ohne diese Verknüpfung ist Ihr Saldo in der Kreditorenbuchhaltung falsch.
2. Die Mehrwertsteuer korrigieren — Wenn Sie die Vorsteuer auf der ursprünglichen Rechnung geltend gemacht haben, müssen Sie diese Geltendmachung für den Teil, auf den sich die Gutschrift bezieht, rückgängig machen. Andernfalls liegt ein Verstoß gegen die Vorschriften vor, den die Skattestyrelsen im Rahmen einer Prüfung beanstanden kann.
3. Auf das richtige Sachkonto und die richtige Kostenstelle buchen — Die Gutschrift muss auf dasselbe Kostenkonto gebucht werden wie die ursprüngliche Rechnung, damit die Berichterstattung zum Periodenende korrekt bleibt.
4. Vor der Veröffentlichung genehmigen — Insbesondere bei hohen Gutschriften wird durch einen internen Genehmigungsschritt sichergestellt, dass die Gutschrift rechtmäßig ist, bevor sie Ihre Verbindlichkeiten verringert.
5. Archiv als Buchhaltungsbeleg — Gemäß dem dänischen Buchhaltungsgesetz (Bogføringsloven) müssen Gutschriften als Teil Ihres Prüfpfads fünf Jahre lang aufbewahrt werden.

Wenn Ihr Unternehmen monatlich Dutzende oder Hunderte von Gutschriften von Lieferanten erhält, birgt die manuelle Bearbeitung ein echtes Risiko: nicht zugeordnete Gutschriften, die Ihren Kreditorenbestand verzerren, übersehene Umsatzsteuerkorrekturen und Verzögerungen beim Monatsabschluss, während die Finanzabteilung den ursprünglichen Rechnungen nachgeht.

Mehrwertsteuerkorrektur: Eine oft übersehene Compliance-Verpflichtung

Wenn Ihnen ein Lieferant eine Gutschrift über 10.000 DKK zuzüglich 25 % Mehrwertsteuer ausstellt, müssen Sie 2.500 DKK der zuvor geltend gemachten Vorsteuer stornieren. Dies ist keine Option, sondern eine gesetzliche Verpflichtung gemäß dem dänischen Mehrwertsteuergesetz (Momsloven § 52a).

In der Praxis bedeutet das:

• Die Mehrwertsteuersenkung muss im selben Mehrwertsteuerzeitraum wie die Gutschrift (oder in dem Zeitraum, auf den sie sich bezieht, falls dieser abweicht) ausgewiesen werden.
• Die Gutschrift muss eine ausgewiesene Mehrwertsteuer enthalten – eine Gutschrift ohne aufgeschlüsselte Mehrwertsteuer kann nicht als Mehrwertsteuerbeleg verwendet werden
• Falls die ursprüngliche Rechnung und die Gutschrift in unterschiedliche Umsatzsteuerperioden fallen, müssen Sie möglicherweise eine Berichtigung bei der Skattestyrelsen einreichen.

Finanzabteilungen, die Gutschriften manuell bearbeiten, übersehen diese Korrekturen häufig – insbesondere wenn Gutschriften ohne eindeutigen Bezug zur ursprünglichen Rechnung eingehen.

Gutschriften im Kostenmanagement

Gutschriften entstehen auch im Zusammenhang mit Spesen von Mitarbeitern. Wenn ein Mitarbeiter ein Hotel bucht, ein Flugticket kauft oder eine geschäftliche Anschaffung tätigt, die später storniert oder erstattet wird, stellt der Lieferant in der Regel eine Gutschrift (oder eine Rückerstattung) auf Basis des ursprünglichen Belegs oder der Rechnung aus.

Dies führt zu einer Herausforderung bei der Abstimmung: Die ursprüngliche Ausgabe wurde erfasst, genehmigt und möglicherweise erstattet. Die Gutschrift muss nun dieser konkreten Spesenabrechnung zugeordnet werden, und die Erstattung an den Mitarbeiter muss gegebenenfalls angepasst werden.

Ohne ein System, das Gutschriften von Lieferanten mit den ursprünglichen Spesenbelegen verknüpft, erfolgt dieser Abgleich manuell – man muss die Spesenabrechnungen durchsuchen, um den passenden Eintrag zu finden, die Erstattungen neu berechnen und die Buchhaltungsbuchungen korrigieren.

ERP-Integration: So funktioniert die automatisierte Bearbeitung von Gutschriften

In einer gut integrierten Finanzabwicklung wird eine per E-Mail oder über E-Rechnung (OIOUBL/PEPPOL) erhaltene Gutschrift eines Lieferanten:

1. Automatisch erfasst — per OCR-Scan oder direkter Erfassung elektronischer Rechnungen
2. Entspricht der Originalrechnung — anhand der Rechnungsnummer, der CVR-Nummer des Lieferanten, des Betrags oder der Bestellnummer
3. Zur Genehmigung weitergeleitet — Liegt der Betrag über einem Schwellenwert, wird die Gutschrift an den zuständigen Budgetverantwortlichen oder AP-Manager weitergeleitet.
4. Automatisch gepostet — auf das richtige Sachkonto, die richtige Kostenstelle und den richtigen Umsatzsteuerkennzeichen, in der richtigen Periode
5. Archiviert — als Buchhaltungsbeleg, der mit der Originalrechnung in Ihrem Belegpfad verknüpft ist

Dieser Prozess macht den manuellen Abgleich überflüssig, reduziert Fehler bei der Umsatzsteuerkorrektur und stellt sicher, dass Ihr Kreditorensaldo zu jedem Zeitpunkt des Monats der tatsächlichen Situation entspricht – nicht erst nach der Bereinigung am Periodenende.