Was ist eine Quittung?

Eine Quittung — Quietschen auf Dänisch — ist eine schriftliche Bestätigung, dass eine Zahlung erfolgt ist. Sie dient dem Käufer als Kaufbeleg und dem Verkäufer als Verkaufsbeleg.

Im Alltag versteht man unter einem Kassenbon den Zettel, den man nach dem Bezahlen in einem Geschäft erhält. Im geschäftlichen Kontext hat ein Kassenbon jedoch eine spezifischere Bedeutung: Es handelt sich um einen Buchhaltungsbeleg (Beleg), der bestimmte gesetzliche Anforderungen erfüllen muss, bevor er zur Dokumentation einer Unternehmensausgabe verwendet werden kann – und bevor die Mehrwertsteuer zurückgefordert werden kann.

Quittung vs. Rechnung: Was ist der Unterschied?

Ein Kassenbeleg und eine Rechnung dienen unterschiedlichen Zwecken:

Damit ein Unternehmen einen Kassenbon als gültigen Umsatzsteuerbeleg verwenden kann – und somit die Vorsteuer (Moms) zurückfordern kann –, muss der Kassenbon die CVR-/SE-Nummer des Verkäufers sowie eine Angabe des Umsatzsteuerbetrags enthalten. Ein gewöhnlicher Supermarkt-Kassenbon ohne diese Angaben reicht für Rückgaben von Verbrauchern aus, ist jedoch reicht für die Mehrwertsteuerrückerstattung nicht aus im geschäftlichen Kontext.

Was muss auf einem Beleg stehen, der als Geschäftsbeleg verwendet wird?

Damit ein Beleg als gültiger Buchhaltungsbeleg und als Grundlage für die Umsatzsteuer gilt, schreiben die dänischen Steuervorschriften (Skattestyrelsen) Folgendes vor:

• Kaufdatum
• Name und Anschrift des Verkäufers
• CVR- oder SE-Nummer des Verkäufers
• Beschreibung der Waren oder Dienstleistungen
• Gezahlter Betrag
• Mehrwertsteuerbetrag separat ausgewiesen (oder als im Preis enthalten mit Prozentangabe angegeben)

Fehlt eines dieser Elemente, kann der Beleg zwar weiterhin als Buchhaltungsbeleg verwendet werden – Sie können jedoch keine Mehrwertsteuer darauf geltend machen. Bei kleineren Einkäufen (unter ca. 3.000 DKK inkl. MwSt.) kann ein vereinfachter Beleg unter Umständen akzeptabel sein, doch die diesbezüglichen Vorschriften sind differenziert, und am sichersten ist es, einen vollständigen Beleg oder eine Rechnung anzufordern.

Belege in der Spesenabrechnung für Mitarbeiter

Für Finanzteams liegt die größte Herausforderung im Zusammenhang mit Belegen nicht im Verbraucherbereich – sondern im Fall von Spesenabrechnung eines Mitarbeiters.

Wenn Mitarbeiter auf Geschäftsreise sind, Kunden bewirten oder im Namen des Unternehmens Einkäufe tätigen, sammeln sie Quittungen. Diese Quittungen müssen dann:

1. Als Teil einer Spesenabrechnung eingereicht werden
2. Von einem Vorgesetzten geprüft und genehmigt werden
3. Auf die Einhaltung der Vorschriften prüfen lassen (korrekte Angaben zum Verkäufer, Umsatzsteuerausweis, gewerblicher Zweck)
4. Als Buchungsbeleg (bilag) in das Buchhaltungssystem erfasst werden
5. Erstattung an den Mitarbeiter veranlassen

Wenn dieser Prozess manuell abläuft – Mitarbeiter senden Fotos von Belegen per E-Mail, Führungskräfte genehmigen diese über eine Tabellenkalkulation, und die Finanzteams geben die Daten erneut ein –, ist er zeitaufwendig, fehleranfällig und schwer zu prüfen.

Eine Studie der Global Business Travel Association ergab, dass die durchschnittlichen Kosten für die manuelle Bearbeitung einer einzelnen Spesenabrechnung bei 58 US-Dollar liegen. Für ein Unternehmen mit 100 Mitarbeitern, die monatlich jeweils fünf Spesenabrechnungen einreichen, sind das erhebliche Betriebskosten – noch bevor Fehler und das Risiko von Prüfungen berücksichtigt werden.

Digitale Quittungen: Was ist in Dänemark rechtsgültig?

Die Steuerbehörde erkennt digitale Belege als gültige Buchhaltungsunterlagen an, sofern:

• Die digitale Fassung ist eine originalgetreue und gut lesbare Kopie des Originals
• Es enthält alle Pflichtfelder (siehe oben)
• Die Speicherung erfolgt so, dass eine Veränderung verhindert wird.

Das bedeutet, dass es rechtlich zulässig ist, wenn ein Mitarbeiter einen Papierbeleg mit seinem Smartphone fotografiert und über eine Spesenabrechnungs-App hochlädt – vorausgesetzt, das Bild ist klar, vollständig und wird sicher gespeichert. Der ursprüngliche Papierbeleg muss nicht mehr aufbewahrt werden, sobald eine gültige digitale Kopie vorliegt.

Auch E-Mail-Belegbestätigungen (z. B. von Online-Käufen, Hotelbuchungen, Flugtickets) sind gültig, sofern sie alle erforderlichen Angaben enthalten.

OCR und automatisierte Belegverarbeitung

Moderne Spesenabrechnungssysteme nutzen OCR (Optical Character Recognition), um Daten automatisch aus Belegbildern zu extrahieren:

• Datum, Betrag, Mehrwertsteuer und Name des Lieferanten werden aus dem Bild ausgelesen
• Das System ordnet die Ausgabe einer Kategorie zu und prüft, ob sie mehrwertsteuerpflichtig ist.
• Der Mitarbeiter bestätigt oder korrigiert die extrahierten Daten
• Der Beleg wird zur Genehmigung weitergeleitet und anschließend im Buchhaltungssystem verbucht.

Dadurch entfällt die manuelle Dateneingabe, es werden Fehler reduziert und ein lückenloser digitaler Prüfpfad geschaffen – von der Erfassung des Belegs auf dem Mobiltelefon bis hin zur Hauptbuchbuchung im ERP-System.

Aufbewahrungsvorschriften: Wie lange müssen Belege aufbewahrt werden?

Gemäß dem dänischen Buchhaltungsgesetz (Bogføringsloven) müssen alle Buchhaltungsunterlagen – einschließlich Quittungen – für fünf Jahre ab dem Ende des Geschäftsjahres, in dem die Transaktion stattfand.

Bei digitalen Belegen, die in einem Spesenmanagementsystem gespeichert sind, erfolgt diese Aufbewahrung in der Regel automatisch. Bei Papierbelegen muss das Unternehmen sicherstellen, dass diese sicher aufbewahrt werden und über den gesamten Zeitraum von fünf Jahren lesbar bleiben.