Was ist Zeiterfassung?

Zeiterfassung wird in Unternehmen häufig verwendet, um Abwesenheiten und auf ein bestimmtes Projekt oder eine bestimmte Aufgabe aufgewendete Arbeitsstunden zu registrieren. Für die meisten Unternehmen ist dies ein wesentlicher Bestandteil der Personalverwaltung.

Mit anderen Worten: Zeiterfassung ist alles darüber, nachzuverfolgen, wofür Mitarbeiter ihre Zeit aufwenden und wie viel Zeit dafür verwendet wird. Der Zweck dieser Nachverfolgung variiert von Unternehmen zu Unternehmen. Es gibt verschiedene Systeme und Anwendungen, die bei der Zeiterfassung helfen können. Das klassische Stundenzettel wird in vielen Unternehmen immer noch verwendet, aber digitale und cloudbasierte Zeiterfassungslösungen werden zunehmend beliebter.

Verschiedene Arten der Zeiterfassung

Eine Zeiterfassungslösung bietet typischerweise Zugang zu Urlaubs- und Abwesenheitsregistrierungen – wie:

• Urlaub
• Zusatztage und Ausgleichstage
• Unbezahlter Urlaub
• Krankheit

Viele Unternehmen investieren in Zeiterfassungslösungen, damit ihre Mitarbeiter die genauen Arbeitszeiten erfassen können – möglicherweise für spezifische Aufgaben, Fälle, Projekte, Kunden usw. Für Unternehmen, die fallweise oder projektbasiert arbeiten, ist es notwendig, dass sie die tatsächlichen Arbeitszeiten nachweisen können, da die Fakturierung oft auf dieser Basis erfolgt.

Die Vorteile der Zeiterfassung

Zeiterfassung hat viele Vorteile.

Sie hebt den Echtzeitverbrauch, Arbeitsmuster und den Umfang von Aufgaben/Projekten hervor. Diese Daten sind wertvoll für Unternehmen, da sie einen Überblick und Einblick geben, ob Arbeitsabläufe optimiert werden können.

Wenn beispielsweise 9 Stunden für ein Projekt aufgewendet werden, das auf 8 Stunden festgelegt wurde, ist es relevant, die Details zu überprüfen und zu untersuchen, wofür die Mitarbeiter ihre Zeit aufgewendet haben, um festzustellen, ob es möglich ist, die aufgewendete Zeit zu reduzieren und Zeitverschwendung zu vermeiden.

Eine Zeiterfassungslösung ermöglicht es Unternehmen, Kunden genau zu fakturieren – sofern nicht vorher ein anderer Preis vereinbart wurde. Wenn das Unternehmen Stundenhonorar-Mitarbeiter hat (wie Student Assistant), macht das Zeitmanagement es für sie einfach, ihre Arbeitsstunden zu registrieren.

In vielen Fällen kann die Zeiterfassungslösung in das Gehaltsabrechnungssystem integriert werden, was die Gehaltsabrechnung überschaubarer und automatisierter macht. Darüber hinaus entlastet es die Buchhaltungsabteilung von manuellen Prozessen.

Denken Sie daran, klare Richtlinien für die Zeiterfassung zu setzen

Digitale Zeiterfassung mit Ihrem Smartphone

Mit Acubiz ist es möglich, Zeit – stundenweise oder projektbasiert – effizient und schnell auf Ihrem Smartphone zu erfassen über unsere App.

Die Zeiterfassung über eine App hilft, vollständige Kontrolle über die Wirtschaft rund um interne und externe Projekte, Kunden und Fälle zu schaffen. Darüber hinaus entfällt durch die Stundenerfassung mit dem Mobiltelefon die Notwendigkeit von komplizierten Tabellenkalkulationen und Formularen, um zusätzliche Probleme zu vermeiden.

Verabschieden Sie sich von zerknitterten Stundenzetteln

Durch die Integration der Zeiterfassung in eines der Systeme Ihres Unternehmens (wie das Gehaltsabrechnungssystem) können Sie den Alltag leicht und schnell optimieren, wo Sie und Ihre Mitarbeiter nicht mit zerknitterten Stundenzetteln umgehen müssen.

Stattdessen können Sie Informationen direkt aus dem System abrufen, wenn es Zeit ist, Gehälter zu zahlen, oder wenn Sie die auf eine Aufgabe aufgewendete Zeit überprüfen möchten. Es ist auch viel einfacher, die Menge der Überstunden zu überwachen.

EU-Mitgliedstaaten müssen Arbeitszeiten erfassen

2019 erließ der Europäische Gerichtshof ein weitreichendes Urteil, das besagt, dass Mitgliedstaaten Arbeitgeber verpflichten müssen, Prozesse einzurichten, die sicherstellen, dass die tatsächlichen täglichen Arbeitszeiten der Mitarbeiter erfasst werden.

Am 23. Januar 2024 wurde das Gesetz zur Erfassung von Arbeitszeiten vom Dänischen Parlament verabschiedet, und ab dem 1. Juli 2024 wird es für alle dänischen Arbeitgeber obligatorisch sein, ein System bereitzustellen, das es Mitarbeitern ermöglicht, ihre Arbeitszeiten zu erfassen.

Dies geschieht, um die Rechte der Mitarbeiter zu schützen, insbesondere um sicherzustellen, dass Arbeitgeber die bestehende Gesetzgebung bezüglich Arbeitszeiten einhalten, die Folgendes vorsieht:

Die vorgenannten Regeln sind bereits obligatorisch, und das neue Gesetz soll lediglich die Dokumentation erleichtern, ob die Regeln eingehalten werden oder nicht. Das System zur Erfassung der Arbeitszeiten eines Mitarbeiters stellt somit sicher, dass es immer möglich ist, die Einhaltung der Regeln für maximale Arbeitszeiten zu überprüfen.

Alle Informationen zu den erfassten Arbeitszeiten eines Mitarbeiters müssen fünf Jahre lang aufbewahrt werden.