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Reisekostenabrechnung
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Last updated: 27 März, 2026
By Michelle Bendix Lauritzen
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Was ist ein Reisespesenbericht?
Der klassische Spesenbericht basiert darauf, dass der Arbeitnehmer Belege sammelt und zusammenträgt. Der Arbeitnehmer registriert die Belege und füllt einen Spesenbericht aus, der dann an die Finanzabteilung gesendet wird. Wenn der Spesenbericht genehmigt wurde, verwendet die Finanzabteilung ihn zur Rückerstattung (falls keine Firmenkarte verwendet wurde) und zur Buchung der Ausgaben.
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Wenn Sie ein digitales und flexibles Tool zur fortlaufenden Erfassung von Ausgaben verwenden, müssen Sie keine Belege sammeln und stapeln.
Die Mentalität eines Spesenberichts besteht darin, dass Sie Kosten und Belege sammeln, die sich auf eine bestimmte Aktivität beziehen. Dies kann eine Handelsmesse in Berlin sein, bei der verschiedene Kosten entstehen – wie Hotel, Lunch, Fahrtkosten usw. Und dafür müssen Sie entschädigt werden, wenn Sie Ihr eigenes Geld verwendet haben. Ein Reisekostenbericht kann ein oder mehrere der folgenden Kostenelemente enthalten:
- Kreditkartentransaktionen
- Barausgaben
- Zuschüsse
- Fahrtkosten im eigenen Fahrzeug
Der Mitarbeiter wird häufig alle Belege im Zusammenhang mit der Handelsmesse in Berlin sammeln und zur Genehmigung an die Finanzabteilung senden.
Vor- und Nachteile von Spesenberichten
Durch die Zusammenstellung aller Belege erhalten Sie und Ihr Genehmiger einen guten Überblick über die Gesamtkosten einer bestimmten Aktivität.
Es ist jedoch bei weitem nicht die intelligenteste und effizienteste Arbeitsweise, und es gibt mehrere Vorteile, wenn man den klassischen Ansatz für Reisekostenberichte vermeidet. Dieser Ansatz führt typischerweise zu erheblichen Arbeitsbelastungen in den Finanzabteilungen am Ende des Monats. Und wenn Fehler bei einzelnen Transaktionen entdeckt werden, wird der gesamte Spesenbericht typischerweise abgelehnt. Dies kann zu Verzögerungen bei Abrechnungen und Buchhaltung führen. Es besteht das Risiko, dass das Unternehmen den Überblick über die mitarbeiterbezogenen Ausgaben im Geschäft verliert. Dies kann die Genauigkeit Ihrer Prognosen und Berichte auf der Kostenseite beeinflussen.
Digitale Spesenberichte
Bei Acubiz basiert unsere Arbeit auf einem „Mobile First-Prinzip – die Idee, dass jede Aufgabe im Zusammenhang mit Spesenmanagement und Spesenberichten unterwegs über eine App erledigt werden kann. Wir ermutigen dazu, dass jede einzelne Ausgabentransaktion registriert und sofort zur Genehmigung eingereicht wird – unabhängig davon, ob es sich um eine Barausgabe, eine Kreditkartentransaktion oder Fahrtkosten handelt
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Bei Acubizkönnen wir Ihnen bei der Digitalisierung Ihres Ausgabenmanagements und der Integration mit Ihrer Unternehmenskarte und Ihrem Finanzsystem helfen. Erfahren Sie hier mehr über Software-Integrationen oder lesen Sie mehr über die Integrationsmöglichkeiten mit Acubiz.
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FAQ
Iches muss Folgendes enthalten: Reisedaten, Ziel, geschäftlicher Zweck, aufgeschlüsselte Kosten mit Belegen, Fahrtenbuch falls zutreffend, Gesamtbetrag zur Erstattung und Managersignatur.