Was ist Zeiterfassung?

Zeiterfassung wird in Unternehmen häufig verwendet, um Abwesenheiten und Arbeitsstunden zu erfassen, die für ein bestimmtes Projekt oder eine bestimmte Aufgabe aufgewendet werden. Für die meisten Unternehmen ist dies ein wesentlicher Bestandteil der Personalverwaltung.

Mit anderen Worten: Zeitregistrierung ist alles darüber, zu verfolgen, wofür Mitarbeiter ihre Zeit aufwenden und wie viel Zeit damit verbunden ist. Der Zweck variiert von Unternehmen zu Unternehmen. Es gibt verschiedene Systeme und Anwendungen, die bei der Zeitregistrierung helfen können. Das klassische Stundenblatt wird in vielen Unternehmen noch verwendet, aber digitale und cloudbasierte Zeitregistrierungslösungen werden zunehmend beliebter.

Verschiedene Arten der Zeitregistrierung

Eine Zeitregistrierungslösung bietet typischerweise Zugriff auf Urlaubs- und Abwesenheitsregistrierungen – wie zum Beispiel:

• Urlaub
• Zusatztage und Ausgleichstage
• Beurlaubung
• Krankheit

Viele Unternehmen investieren in Zeitregistrierungslösungen, damit ihre Mitarbeiter die Möglichkeit haben, genaue Arbeitszeiten zu registrieren – möglicherweise für bestimmte Aufgaben, Fälle, Projekte, Kunden usw. Für Unternehmen, die fallweise oder projektbasiert arbeiten, ist es notwendig, dass sie die tatsächlichen Arbeitszeiten nachweisen können, da die Abrechnung oft darauf basiert.

Die Vorteile der Zeitregistrierung

Zeitregistrierung hat viele Vorteile.

Sie zeigt Echtzeit-Verbrauch, Arbeitsmuster und den Umfang von Aufgaben/Projekten auf. Diese Daten sind wertvoll für Unternehmen, da sie einen Überblick und Einblick geben, ob Arbeitsabläufe optimiert werden können.

Wenn beispielsweise 9 Stunden für ein auf 8 Stunden festgelegtes Projekt aufgewendet werden, ist es sinnvoll, die Details zu überprüfen und zu untersuchen, wofür die Mitarbeiter ihre Zeit aufgewendet haben, um festzustellen, ob es möglich ist, die aufgewendete Zeit zu reduzieren und verschwendete Zeit zu vermeiden.

Eine Zeitregistrierungslösung ermöglicht es Unternehmen, Kunden genau abzurechnen – vorausgesetzt, dass nicht vorher ein anderer Preis vereinbart wurde. Wenn das Unternehmen Stundenarbeitskräfte beschäftigt (wie Student Assistant), macht die Zeitverwaltung es einfach für diese, ihre Arbeitsstunden zu registrieren.

In vielen Fällen kann die Zeitregistrierungslösung in das Gehaltssystem integriert werden, was die Gehaltsabrechnung einfacher und automatisierter macht. Darüber hinaus erspart es dem accounting department manuelle Prozesse.

Denken Sie daran, klare Richtlinien für die Zeitregistrierung zu setzen

Digitale Zeitregistrierung mit Ihrem Smartphone

Mit Acubiz ist es möglich, Zeit zu registrieren – stundenbasiert oder projektbasiert – auf effiziente und schnelle Weise auf Ihrem Smartphone über unsere App.

Die Zeitregistrierung über eine App hilft, vollständige Kontrolle über die Wirtschaft rund um interne und externe Projekte, Kunden und Fälle zu schaffen. Darüber hinaus eliminiert die Registrierung von Stunden mit dem Mobiltelefon die Notwendigkeit für komplizierte Tabellenkalkulationen und Formulare, um weitere Unannehmlichkeiten zu vermeiden.

Verabschieden Sie sich von zerknitterten Stundenzetteln

Durch die Integration der Zeitregistrierung in eines der Systeme in Ihrem Unternehmen (wie das Gehaltssystem) können Sie den Alltag einfach und schnell optimieren, wo Sie und Ihre Mitarbeiter sich nicht mit zerknitterten Stundenzetteln befassen müssen.

Stattdessen können Sie Informationen direkt aus dem System abrufen, wenn es Zeit ist, Gehälter zu zahlen, oder wenn Sie die für eine Aufgabe aufgewendete Zeit untersuchen möchten. Es ist auch viel einfacher, die Menge an Überstunden zu überwachen.

EU-Mitgliedstaaten müssen Arbeitszeiten registrieren

2019 erließ der Europäische Gerichtshof ein weitreichendes Urteil, das feststellte, dass Mitgliedstaaten Arbeitgeber verpflichten müssen, Prozesse einzurichten, die sicherstellen, dass die tatsächlichen täglichen Arbeitszeiten der Mitarbeiter erfasst werden.

Am 23. Januar 2024 wurde das Gesetz zur Registrierung der Arbeitszeiten vom dänischen Parlament verabschiedet, und ab dem 1. Juli 2024 wird es für alle dänischen Arbeitgeber obligatorisch sein, ein System bereitzustellen, das es Mitarbeitern ermöglicht, ihre Arbeitszeiten zu erfassen.

Dies geschieht zum Schutz der Arbeitnehmerrechte, insbesondere um sicherzustellen, dass Arbeitgeber die geltende Gesetzgebung zu Arbeitszeiten einhalten, die Folgendes vorsieht:

Die oben genannten Regeln sind bereits verbindlich, und das neue Gesetz soll lediglich dazu beitragen, dass es einfacher wird, zu dokumentieren, ob die Regeln eingehalten werden oder nicht. Das System zur Registrierung der Arbeitszeiten eines Mitarbeiters wird somit sicherstellen, dass es immer möglich ist, die Einhaltung der Regeln für maximale Arbeitszeiten zu überprüfen.

Alle Informationen zu den aufgezeichneten Arbeitszeiten eines Mitarbeiters müssen fünf Jahre lang aufbewahrt werden.