How does integrating a company card with Acubiz save time?

When a company card is used, the transaction is automatically imported into Acubiz. The employee photographs the receipt with the app and enters basic details. The system matches transaction to receipt automatically, and the expense is ready for approval. What previously took significant manual effort takes seconds.

Does Acubiz work with all major company cards?

Yes. Acubiz is compatible with all company cards, regardless of provider. The integration works by automatically importing card transaction data into the platform, where it is matched to documentation submitted by the employee.

What control does a company gain by integrating its cards with Acubiz?

Finance teams get full visibility into card spending in real time: what was purchased, where, and when. All transactions are tied to documentation and approval records. This eliminates the gap between card spend and accounting entries that exists when the two processes are disconnected.

Do employees still need to use their own cards or pay out of pocket with a company card integration?

No. With a company card, payments come directly from the company account. Employees do not need to front money and wait for reimbursement, which removes the financial burden and the associated administrative process of calculating interest and repayment timing.

How does company card integration help with year-end accounting and audits?

Every transaction has a digital audit trail linking the card payment to a receipt image, employee identification, cost center, and approval record. This complete documentation makes audits straightforward and eliminates the risk of missing or incomplete expense records at year-end.

5 Gründe für die Einführung von Firmenkreditkarten

Mitarbeiter nutzen Firmenkarten für geschäftliche Ausgaben. Eine Firmenkreditkarte bietet viele Vorteile, doch jedes Mal, wenn sie zur Begleichung einer Ausgabe verwendet wird, entsteht zusätzlicher Aufwand für die Dokumentation, Genehmigung, Prüfung, Verbuchung und Buchung der Ausgabe.

TL;DRDurch die Integration einer Firmenkreditkarte in Acubiz werden die Kartentransaktionsdaten automatisch importiert und den Belegen zugeordnet, wodurch aus einer manuellen Buchhaltungsaufgabe ein nahezu sofortiger digitaler Arbeitsablauf wird. Neben der Zeitersparnis bietet die Integration den Finanzteams einen Echtzeit-Überblick über die Unternehmensausgaben, ohne dass die Mitarbeiter ihr eigenes Geld einsetzen müssen.

Acubiz ist mit allen Firmenkarten kompatibel und ermöglicht es dem Nutzer, Transaktionsdaten für die Buchhaltung aufzubereiten – digital, vollautomatisch und mit den erforderlichen Belegen. Auf diese Weise übernimmt die Firmenkarte die Buchhaltung“.

In diesem Blogbeitrag nennen wir fünf Gründe, warum Sie Firmenkarten mit Acubiz nutzen sollten:

1. Sie sparen Zeit

Wie viel Zeit verbringen Sie damit, wenn Ihr Unternehmen eine Ausgabe begleichen muss? Die Beschaffung der erforderlichen Unterlagen und weiterer Informationen, die die Finanz- und Buchhaltungsabteilung Die Erfassung von Ausgaben erfolgt oft manuell, ist zeitaufwendig und schwierig.

Dieser Vorgang kann nur wenige Sekunden dauern, wenn Sie Ihre Firmenkarte mit Acubiz verknüpfen. Mit der Acubiz-App können Sie ein Foto der Quittung, geben Sie anschließend einige Angaben ein und erfassen Sie schließlich die Zahlung. Die Kartentransaktion wird automatisch direkt in Acubiz importiert und Ihre Erfassung wird automatisch angehängt. Die Ausgabe steht dann zur Genehmigung bereit. So schnell geht das!

2. Sie erhalten die volle Kontrolle über Ausgaben und Ausgaben

Die Nutzung von Firmenkreditkarten bedeutet für das Unternehmen mehr Kontrolle und die Gewissheit, dass alle Ausgaben den richtigen Daten zugeordnet sind. Neben den erforderlichen Zahlungsangaben zu allen Kartentransaktionen lässt sich zudem genau nachvollziehen, was, wo und wann bezahlt wurde. So können Sie die Transaktion in Echtzeit verfolgen.

3. Sie müssen Ihre Mitarbeiter nicht mehr bitten, ihre eigenen Karten zu verwenden

Wenn Mitarbeiter eine Firmenkarte besitzen, müssen sie nicht selbst bezahlen – stattdessen erfolgt die Zahlung direkt vom Firmenkonto. Das bedeutet natürlich, dass sich der Mitarbeiter keine Gedanken darüber machen muss, wann das Geld zurückgezahlt wird, wie sich die Bankzinsen in der Zwischenzeit auswirken oder zu welchem Wechselkurs ihm seine Ausgaben erstattet werden. Ausgegebene Firmenkarten können daher in Verbindung mit Acubiz einen großen Einfluss auf die Zufriedenheit der Mitarbeiter haben.

Im schlimmsten Fall kann es dazu kommen, dass Mitarbeiter bewusst versuchen, Zahlungen zu umgehen, wenn sie keine Firmenkarte haben. Einer unserer Kunden, KAB, haben dies erlebt, und sie haben festgestellt, dass das Fehlen einer Firmenkreditkarte die Mitarbeiterzufriedenheit beeinträchtigt.

4. Sie können Bedingungen für die Nutzung der Karte festlegen

Bei einer Firmenkarte lassen sich die Nutzungsbedingungen anpassen. Das bedeutet, dass in vielen Fällen beispielsweise Ausgabenobergrenzen festgelegt werden können. Generell sorgt der Einsatz von Firmenkarten für einen besseren Überblick und mehr Transparenz, da sie ein effektives Instrument zur Datenanalyse darstellen, das bei der Nachverfolgung und Steuerung von Kosten hilft.

Mit unserem Service, Leiter für Unternehmensrichtlinien, können Sie sicherstellen, dass Mitarbeiter und Nutzer von Acubiz Ihre Richtlinien und Vorgaben im Zusammenhang mit Spesen einhalten. Sie können Regeln zu Verbrauchsgrenzen für einzelne Mitarbeiter festlegen oder Betragsgrenzen für bestimmte Kostenarten festlegen. Dies trägt zur Schaffung von Transparenz bei.

5. Sie können eine digitale Wertschöpfungskette aufbauen

Wie schaffen Sie eine digitale Wertschöpfungskette, die die Firmenkreditkarte Ihres Unternehmens mit Ihrem Finanzsystem verbindet? Und wie können Ihre Mitarbeiter die Abrechnung ihrer Ausgaben selbst übernehmen? Acubiz kann Ihnen beim Aufbau dieser digitalen Wertschöpfungskette helfen. Wir übernehmen das Abrufen der Transaktionsdaten von der Firmenkreditkarte Ihres Unternehmens, erleichtern dem einzelnen Nutzer die Eingabe der erforderlichen Informationen und übergeben die Daten schließlich in einer für die Buchhaltung geeigneten Form an Ihr Finanzsystem.

Acubiz ermöglicht es daher, den gesamten Ablauf einer Spesenabrechnung zu digitalisieren und zu automatisieren – vom Zeitpunkt ihres Entstehens bis zum Abschluss des Buchhaltungsprozesses.

Das waren einige der Vorteile von Firmenkreditkarten und Gründe, sie mit Acubiz zu nutzen. Leider gibt es immer wieder Fälle von Betrug mit Firmenkreditkarten Das sorgt von Zeit zu Zeit für Schlagzeilen in den Medien. Das sollte Unternehmen jedoch nicht davon abhalten, Firmenkreditkarten zu nutzen. Wer Betrug begehen will, wird dies auch tun – auch mit Firmenkreditkarten. Die Kombination von Firmenkreditkarten mit Acubiz erhöht die Transparenz und verschafft Ihnen Einblick in die Belege zu den Transaktionen, wodurch sich leichter feststellen lässt, ob gegen Regeln und Richtlinien verstoßen wurde.

Häufig gestellte Fragen

Wie lässt sich durch die Integration einer Firmenkarte in Acubiz Zeit sparen?

Wenn eine Firmenkarte verwendet wird, wird die Transaktion automatisch in Acubiz importiert. Der Mitarbeiter fotografiert den Beleg mit der App und gibt die grundlegenden Angaben ein. Das System ordnet die Transaktion automatisch dem Beleg zu, und die Spesenabrechnung ist zur Genehmigung bereit. Was früher einen erheblichen manuellen Aufwand erforderte, ist nun in wenigen Sekunden erledigt.

Funktioniert Acubiz mit allen gängigen Firmenkreditkarten?

Ja. Acubiz ist mit allen Firmenkreditkarten kompatibel, unabhängig vom Anbieter. Bei der Integration werden die Kartentransaktionsdaten automatisch in die Plattform importiert und dort mit den vom Mitarbeiter eingereichten Belegen abgeglichen.

Welche Vorteile ergeben sich für ein Unternehmen durch die Anbindung seiner Karten an Acubiz?

Finanzteams erhalten in Echtzeit einen vollständigen Überblick über die Kartenausgaben: Was wurde gekauft, wo und wann? Alle Transaktionen sind mit Belegen und Genehmigungsunterlagen verknüpft. Dadurch wird die Lücke zwischen Kartenausgaben und Buchungssätzen geschlossen, die entsteht, wenn diese beiden Prozesse voneinander getrennt sind.

Müssen Mitarbeiter bei einer Integration von Firmenkarten weiterhin ihre eigenen Karten verwenden oder aus eigener Tasche bezahlen?

Nein. Bei einer Firmenkreditkarte erfolgen die Zahlungen direkt vom Firmenkonto. Die Mitarbeiter müssen keine Vorauszahlungen leisten und auf die Erstattung warten, wodurch die finanzielle Belastung sowie der damit verbundene Verwaltungsaufwand für die Berechnung von Zinsen und Rückzahlungsfristen entfallen.

Inwiefern hilft die Integration von Firmenkreditkarten bei der Jahresabschlusserstellung und bei Wirtschaftsprüfungen?

Jede Transaktion verfügt über einen digitalen Prüfpfad, der die Kartenzahlung mit einem Belegbild, der Mitarbeiter-ID, der Kostenstelle und dem Genehmigungsdatensatz verknüpft. Diese lückenlose Dokumentation vereinfacht Prüfungen und verhindert das Risiko fehlender oder unvollständiger Spesenabrechnungen zum Jahresende.