General Data Protection Regulation (GDPR) – It is now a reality

Anlässlich des Inkrafttretens der DSGVO blickt Acubiz auf zwei Jahre proaktiver Vorbereitung zurück. Unter fachkundiger Beratung durch die Anwaltskanzlei Horten hat Acubiz komplexe Datenvereinbarungen ausgearbeitet und dabei die Herausforderungen aufgezeigt, die sich aus den unterschiedlichen Auslegungen der DSGVO in den einzelnen EU-Ländern ergeben. Anpassungsfähigkeit bleibt in diesem sich ständig weiterentwickelnden Bereich des Datenschutzes von entscheidender Bedeutung.

TL;DRAcubiz begann bereits zwei Jahre vor Inkrafttreten der DSGVO am 25. Mai 2018 mit den Vorbereitungen und arbeitete dabei mit der Anwaltskanzlei Horten zusammen, um frühzeitig Datenverarbeitungsvereinbarungen auszuarbeiten. Dabei betrachtete das Unternehmen die Verordnung eher als Chance im Wettbewerb denn als Compliance-Belastung. Angesichts der unterschiedlichen Auslegungen der DSGVO in den einzelnen EU-Ländern war der Prozess komplex, doch Acubiz schloss ihn erfolgreich ab und schloss Vereinbarungen mit fast allen Kunden ab.

Seit dem 25. Mai ist die DSGVO nun in Kraft getreten. Acubiz blickt auf zwei Jahre der Vorbereitung auf diesen Tag zurück. Die Anwaltskanzlei Horten hat als Berater bei den Vorbereitungen von Acubiz eine wichtige Rolle gespielt. Datenschutzvereinbarung– ein Prozess, den Lars de Nully, CEO und Gründer von Acubiz, schon früh in Gang gesetzt hat.

Partner von Anwaltskanzlei Horten, Mads Nygaard Madsen erklärt: „Lars de Nullys Herangehensweise an die DSGVO ist äußerst vorbildlich – er betrachtet sie als Chance und nicht als Belastung.“ Bereits vor zwei Jahren begannen die beiden damit, die Datenverarbeitungsvereinbarung von Acubiz auszuarbeiten, was im Vergleich zu anderen Organisationen ein früher Schritt war.

Mit Auswirkungen auf viele Bereiche

„Auch hier bei Horten haben wir versucht, frühzeitig anzufangen, um ein starkes Team für den Bereich personenbezogener Daten aufzubauen, das unsere Mandanten hinsichtlich der Verordnung beraten kann. Das Team besteht unter anderem aus Mitarbeitern mit unterschiedlichen Fachkenntnissen in den Bereichen IT-Recht, Arbeitsrecht und Marketingrecht. Die Datenschutz-Grundverordnung betrifft so viele Bereiche, dass man über bestimmte Kenntnisse verfügen muss – insbesondere als Anwaltskanzlei“, sagt Mads Nygaard Madsen.

Höhen und Tiefen auf dem Weg dorthin

„Der Prozess wurde nicht freiwillig vorangetrieben“, erzählt Lars de Nully, „aber als ich feststellte, dass es unvermeidlich war, Acubiz auf die neue Verordnung vorzubereiten, beschloss ich, mich an die Arbeit zu machen, und dachte mir, dass es ein Wettbewerbsvorteil sein muss, bei diesem Prozess eine Vorreiterrolle einzunehmen.“ Aus betriebswirtschaftlicher Sicht gab es auf diesem Weg Höhen und Tiefen, was die Einschätzung des Nutzens all der Ressourcen betrifft, die wir in das Projekt investieren mussten. Aber jetzt, da Acubiz vollständig bereit ist – und das bereits seit Januar – und mit fast allen Kunden Datenverarbeitungsvereinbarungen abgeschlossen hat, ist alles bestens“, sagt Lars de Nully.

Eine Standardvereinbarung reicht nicht aus

Leider reicht eine einzige Standard-Datenverarbeitungsvereinbarung nicht aus – der Vertragsinhalt, die Verhandlungen und die Anpassungen variieren von Kunde zu Kunde, sagt Mads Nygaard Madsen:

„Im Namen von Acubiz haben wir nun zwei Musterverträge ausgearbeitet – einen für private Unternehmen und einen für Kommunen, der auf dem bereits erstellten Mustervertrag für Kommunen basiert. Gelegentlich müssen wir gemeinsam mit Acubiz mit Kunden und deren Rechtsanwälten verhandeln, wenn diese andere Bedingungen verlangen, die über die Bestimmungen der Musterverträge hinausgehen und für die Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung nicht erforderlich sind.“

Die Länder legen die DSGVO unterschiedlich aus

„Die internationalen Kunden machen es uns nicht gerade leichter, da sich herausgestellt hat, dass einzelne EU-Länder die DSGVO unterschiedlich auslegen“, sagt Vivi Sejrsen, DSGVO-Beauftragte bei Acubiz:

„Wir führen derzeit Verhandlungen mit einem unserer Kunden mit Sitz in Schweden und haben festgestellt, dass die Auslegung der Datenschutz-Grundverordnung unterschiedlich ist, da die Auslegungen der dänischen und schwedischen Datenschutzbehörden nicht ganz übereinstimmen. Dies bringt einige spezifische Herausforderungen mit sich. Daher ist es von großem Interesse, dass wir uns an die Initiativen der nordischen Datenschutzbehörden zur Schaffung eines gemeinsamen Standards halten“, erklärt Vivi Sejrsen.

Lars de Nully: „Die Arbeit an den Datenverarbeitungsvereinbarungen ist ein fortlaufendes Projekt – es wird immer Anpassungen geben und immer Ressourcen benötigt werden, die an diesen Anpassungen arbeiten“, fasst er zusammen.

Häufig gestellte Fragen

Wie früh hat Acubiz mit den Vorbereitungen für die DSGVO begonnen?

Acubiz begann etwa zwei Jahre vor Inkrafttreten der DSGVO am 25. Mai 2018 mit den Vorbereitungen. CEO Lars de Nully arbeitete bereits in dieser frühen Phase mit der Anwaltskanzlei Horten zusammen, um Datenverarbeitungsvereinbarungen auszuarbeiten, womit das Unternehmen den meisten anderen Organisationen zu diesem Zeitpunkt deutlich voraus war.

Was umfasste die Vorbereitung von Acubiz auf die DSGVO?

Im Mittelpunkt stand die Ausarbeitung von Datenverarbeitungsvereinbarungen für alle Kunden. Dies erforderte die Einbeziehung verschiedener rechtlicher Fachgebiete innerhalb von Horten, darunter IT-Recht, Arbeitsrecht und Marketingrecht, was verdeutlicht, wie umfassend sich die DSGVO auf verschiedene Aspekte der Geschäftstätigkeit auswirkt.

Vor welchen Herausforderungen stand Acubiz bei der Umsetzung der DSGVO?

Die größte Herausforderung ergab sich aus den unterschiedlichen Auslegungen der DSGVO-Anforderungen in den verschiedenen EU-Ländern. Dies erschwerte die Anwendung eines einheitlichen Vorgehens und erforderte eine länderspezifische Anpassung von Vereinbarungen und Prozessen. Der gesamte Prozess wurde als anspruchsvoll beschrieben, konnte jedoch letztendlich noch vor dem Stichtag abgeschlossen werden.

Wie hat der CEO von Acubiz die Anforderungen der DSGVO intern dargestellt?

Lars de Nully sah die Einhaltung der DSGVO eher als Wettbewerbsvorteil denn als Belastung an. Er war der Ansicht, dass Acubiz sich durch eine vorausschauende Vorbereitung von den Wettbewerbern abheben würde, die langsamer reagierten, und dass das Vorliegen von Datenverarbeitungsvereinbarungen noch vor Ablauf der Frist das Vertrauen der Kunden stärken würde.