Manuelle Spesenabrechnungen, Berge von Belegen und Genehmigungen, die pünktlich zum Monatsabschluss eintreffen, sind nicht nur lästig. Sie bedeuten auch, dass wertvolle Zeit für die Budgetüberwachung, das Cashflow-Management und die Analysen verloren geht, die die Führungskräfte eigentlich erwarten.
Deshalb geht es bei der Automatisierung des Spesenmanagements und der Rechnungsabwicklung nicht darum, ein weiteres System hinzuzufügen. Vielmehr geht es darum, die Erfassung, Dokumentation und Kontierung näher an den Zeitpunkt des Ausgabenanfalls heranzurücken. Die Finanzabteilung erhält so sofort buchungsfertige Daten und einen lückenlosen Prüfpfad – anstatt alles erst am Ende zusammenfügen zu müssen.
TL;DRDurch die Automatisierung des Spesenmanagements mit Acubiz erfolgen die Erfassung und Genehmigung direkt zum Zeitpunkt des Spesenaufwands. Die Finanzabteilungen erhalten buchungsfertige Daten mit einem lückenlosen Prüfpfad, sodass das hektische Nachholen am Monatsende entfällt. Unabhängige Analysen belegen eine um 50–82 % schnellere Bearbeitung, wodurch Ihre Finanzabteilung mehr Zeit für strategische Analysen statt für die Dateneingabe gewinnt.
Das Ausgabenmanagement und die Bearbeitung von Lieferantenrechnungen können schnell zu einem erheblichen Zeitaufwand werden, da der Prozess von vielen sich wiederholenden Schritten geprägt ist: Dateneingabe, Nachverfolgung von Belegen, Überprüfung, Korrektur und nachträgliche Verbuchung. Unabhängige Analysen belegen, dass sich die Bearbeitungszeit durch Automatisierung um 50–82 % verkürzt; in einem konkreten Beispiel sank die Bearbeitungszeit von 17,4 Tagen auf 3,1 Tage – während die Kosten pro Rechnung deutlich zurückgingen.
Der Punkt ist ganz einfach: Wenn Daten automatisch vom Beleg und der Transaktion bis ins Hauptbuch übertragen werden können, sinken sowohl die Durchlaufzeit als auch die Fehlerquote. Wie Martin Eriksen von Acubiz oft betont, entlastet dies die Finanzabteilung von der Dateneingabe und schafft so Zeit für Priorisierungs- und Beratungsaufgaben auf der Grundlage aktueller Erkenntnisse.
Viele Finanzabteilungen haben mit langsamen und umständlichen Genehmigungsabläufen zu kämpfen. Eine intuitive Lösung erleichtert die korrekte Genehmigung – selbst wenn der Vorgesetzte gerade unterwegs ist.
Dies zeigt sich immer wieder in Kundenfällen. Morsø Jernstøberi hat den endlosen Registrierungsprozess durch eine einzige, zusammengefasste Abrechnung ersetzt, die mit einem einzigen Fingertipp auf dem Smartphone genehmigt werden kann. Bei KAB wurde ein manueller Prozess, bei dem sich die Fälle stapelten, durch eine digitale Erfassung innerhalb von Sekunden ersetzt – mit einer verbesserten Budgetüberwachung als direktem Ergebnis.
Auch die von Acubiz durchgeführte „Proof of Concept“-Umfrage zeigt, dass bei der Auswahl einer Lösung eine benutzerfreundliche App oberste Priorität hatte. Dies deckt sich gut mit einer bekannten Realität: Papier, verlorene Belege, verspätete Anmeldungen und zu viele manuelle Schritte hängen oft eng miteinander zusammen.
Für den CFO und den Controller geht es nicht nur um eine einfache Erfassung. Das Ziel sind verwertbare Daten – buchungsfertig, konsistent und mit einem lückenlosen Prüfpfad.
Deshalb ist ein einheitlicher Prozess für Spesen sinnvoll: von der Erfassung über die Genehmigung bis hin zur Verbuchung, integriert in das ERP-System und die Lohnabrechnung, damit die Finanzabteilung dieselben Daten nicht mehrfach eingeben muss.
Wenn auch bei Lieferantenrechnungen Engpässe auftreten, können Lösungen mit automatischer Rechnungsauswertung und digitalen Genehmigungsabläufen den manuellen Erfassungsaufwand reduzieren und Fehler vermeiden. Und wenn die Zeiterfassung eine gesetzliche Anforderung ist, bietet es einen Mehrwert, die Dokumentation und Transparenz in dieselbe mobile Logik zu integrieren wie den restlichen Erfassungsprozess.
Martin Eriksen, „ Marketing Director “ bei Acubiz, drückt es so aus: Eine Lösung sollte sich nicht wie „eine App“ anfühlen, sondern wie eine Infrastruktur, die Reibungsverluste bei Finanzprozessen beseitigt.
Wenn die Benutzeroberfläche intuitiv ist, rückt die Arbeit näher an die Quelle – den Mitarbeiter und den Genehmiger – und die Finanzabteilung gewinnt Zeit zurück.
Eine intuitive Lösung für das Spesenmanagement lässt sich in der Praxis an einer Sache messen:
Werden Registrierung, Genehmigung und Veröffentlichung im Tagesgeschäft einfacher – ohne dass die Kontrolle und die Einhaltung der Vorschriften darunter leiden?
Wenn Ihr Prozess nach wie vor durch physische Belege, verspätete Erfassung und manuelle Korrekturen gekennzeichnet ist, liegt das selten an mangelnder Bereitschaft. Es ist vielmehr der Arbeitsablauf, der die Nutzer nicht ausreichend unterstützt.
Wenn Design und Funktionsweise Hand in Hand gehen, sind die Vorteile greifbar: weniger Verwaltungsaufwand, weniger Fehler und finanzielle Transparenz, auf deren Grundlage Maßnahmen ergriffen werden können, solange die Entscheidungen noch relevant sind.
Häufig gestellte Fragen
Wie viel Zeit spart die Automatisierung des Spesenmanagements tatsächlich?
Unabhängige Analysen belegen, dass die Bearbeitung durch die Automatisierung des Spesenmanagements um 50–82 % schneller erfolgt. Konkret konnte ein Unternehmen die Bearbeitungszeit pro Spesenabrechnung von 17,4 Tagen auf 3,1 Tage verkürzen. Die Einsparungen ergeben sich aus dem Wegfall der manuellen Dateneingabe, der Suche nach Belegen und nachträglichen Korrekturen – Aufgaben, die Acubiz automatisch übernimmt.
Was bedeutet „buchungsfertige Daten“ im Spesenmanagement?
„Buchungsfertige Daten“ bedeuten, dass jede Ausgabe bereits kodiert, anhand der Richtlinien geprüft und einem Beleg oder einer Kartentransaktion zugeordnet in Ihrem Buchhaltungs- oder ERP-System eingeht. Mit Acubiz sind vor der Verbuchung keine manuellen Neueingaben oder Korrekturen erforderlich: Ihr Finanzteam erhält direkt aus den Mitarbeitererfassungen einen bereinigten Datensatz.
Wie lässt sich Acubiz zur automatisierten Spesenabrechnung in ERP-Systeme integrieren?
Acubiz lässt sich in die in Skandinavien und Europa am häufigsten verwendeten ERP-Systeme integrieren, darunter Microsoft Dynamics 365 Business Central, e-conomic, SAP und zahlreiche weitere. Die Integration erfolgt in beide Richtungen: Der Kontenplan und die Kostenstellen werden aus dem ERP-System in Acubiz synchronisiert, und genehmigte Ausgaben werden automatisch als buchungsfertige Journalbuchungen zurückgespielt.
Was passiert mit den Belegen, wenn Ausgaben in Echtzeit erfasst werden?
Die Mitarbeiter fotografieren ihre Belege unmittelbar nach dem Kauf mit der Acubiz-App. Die App erfasst den Betrag, das Datum und den Verkäufer mithilfe von OCR, füllt das Spesenformular automatisch aus und ordnet den Beleg gegebenenfalls der entsprechenden Kartentransaktion zu. Das Originalbild wird gespeichert und der genehmigten Spesenabrechnung beigefügt, wodurch die Anforderungen an die Buchhaltung und die Rechnungsprüfung erfüllt werden.
Eignet sich die Automatisierung des Spesenmanagements für kleine und mittelständische Unternehmen?
Ja. Acubiz wird von dänischen und skandinavischen Unternehmen mit einer Mitarbeiterzahl von etwa 50 bis zu mehreren Tausend genutzt. Die Plattform lässt sich an die Mitarbeiterzahl und das Transaktionsvolumen anpassen, und die Implementierung dauert in der Regel 4 bis 8 Wochen. Die Amortisation der Investition ist oft bereits im ersten Quartal sichtbar – insbesondere bei Unternehmen, die ihre Ausgaben derzeit über Tabellenkalkulationen oder E-Mail verwalten.