Manuelle Spesenabrechnungen, Berge von Belegen und Genehmigungen, die erst kurz vor Monatsende eintreffen, sind nicht nur lästig. Sie kosten wertvolle Zeit, die dann für die Budgetüberwachung, das Cashflow-Management und die Analysen fehlt, die die Unternehmensleitung eigentlich erwartet.
Deshalb geht es bei der Automatisierung des Spesenmanagements und der Rechnungsabwicklung nicht darum, ein weiteres System hinzuzufügen. Vielmehr geht es darum, die Erfassung, Dokumentation und Kontierung näher an den Zeitpunkt der Spesenentstehung heranzurücken. Die Finanzabteilung erhält so sofort buchungsfertige Daten und einen lückenlosen Prüfpfad – anstatt alles erst am Ende zusammenfügen zu müssen.
Hier sind die drei Grundsätze, die in der Regel den größten Unterschied ausmachen:
- Erfassen Sie Ausgaben sofort – mit einem Handyfoto des Belegs und automatischem Abgleich mit den Transaktionen der Firmenkreditkarte
- Sorgen Sie für einheitliche und transparente Genehmigungsprozesse – damit Entscheidungen nicht mehr in E-Mail-Verläufen, Abwesenheiten und manuellen Erinnerungen untergehen
- Sorgen Sie durch die Integration von ERP- und Lohnbuchhaltungssystemen für Buchungsbereitschaft – so wird ein schnellerer Monatsabschluss zu einer Selbstverständlichkeit und nicht zu einem separaten Projekt
1) Zeit ist der teuerste Kostenfaktor bei einem manuellen Prozess
Das Ausgabenmanagement und die Bearbeitung von Lieferantenrechnungen können schnell zu einem enormen Zeitaufwand werden, da der Prozess von vielen sich wiederholenden Schritten geprägt ist: Dateneingabe, Nachverfolgung von Belegen, Überprüfung, Korrektur und nachträgliche Verbuchung. Unabhängige Analysen zeigen, dass sich die Bearbeitungszeit durch Automatisierung um 50 bis 82 % verkürzt; in einem konkreten Fall sank die Bearbeitungszeit von 17,4 Tagen auf 3,1 Tage – während die Kosten pro Rechnung deutlich zurückgingen.
Der Punkt ist ganz einfach: Wenn Daten automatisch vom Beleg und der Transaktion bis ins Hauptbuch übertragen werden können, sinken sowohl die Bearbeitungszeit als auch die Fehlerquote. Wie Martin Eriksen von Acubiz oft betont, entlastet dies die Finanzabteilung von der Dateneingabe und schafft so Zeit für Priorisierungs- und Beratungsaufgaben auf der Grundlage aktueller Erkenntnisse.
2) Für eine gute Übersichtlichkeit müssen die Ausgaben laufend erfasst werden
Die meisten Finanzteams kennen das: Quittungen, die verloren gehen, die Erfassung, die bis zum Monatsende aufgeschoben wird, und ein unklares Bild der Mitarbeiterausgaben. Dies wirkt sich sowohl auf das Controlling als auch auf die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften aus, da die Dokumentation in der Regel umso lückenhafter wird, je länger der Zeitraum zwischen Kauf und Erfassung ist.
Wenn der Spesenabwicklungszyklus von der Erfassung über die Verbuchung bis hin zur Archivierung digitalisiert wird, gewinnen Sie im Tagesgeschäft sowohl an Transparenz als auch an Nachvollziehbarkeit. In einer von Acubiz durchgeführten Proof-of-Concept-Umfrage (2023) gaben 77 % der Kunden an, dass sie zuvor zu viel Zeit mit Verwaltungsaufgaben verbracht hätten, und 66 % nannten physische Belege als größte Herausforderung.
Nach der Umsetzung haben 96 % nicht mehr mit denselben Herausforderungen zu kämpfen wie zuvor.
Ein konkretes Beispiel ist BDO Dänemark, wo 1.400 Mitarbeiter von der Erfassung per Scanner und nachträglichen Registrierung auf die mobile Echtzeit-Erfassung umgestellt haben. Nina Hjorthmose, Senior Consultant Rechnungswesen bei BDO, beschreibt dies wie folgt:
„Jetzt können sie ganz einfach ein Foto ihrer Quittung machen und die Spesenabrechnung sofort erledigen.“
3) Die Kostenübernahme muss über die Auslagen hinausgehen
In der Praxis sind Barauslagen, Einkäufe mit Firmenkreditkarten und eingehende Rechnungen miteinander verknüpft. Wenn Rechnungen weiterhin manuell erfasst werden müssen, verlagern Sie den Engpass lediglich an eine andere Stelle. Deshalb sollten Rechnungen digital eingehen, automatisch gelesen und durch einen digitalen Genehmigungsworkflow geleitet werden, bevor sie im ERP-System verbucht werden.
Gleichzeitig sind Zeitdaten in vielen Unternehmen mittlerweile unverzichtbar geworden. Wenn Arbeitszeiten, Abwesenheiten und Ruhezeiten dokumentiert werden müssen, ist es sinnvoll, die Datenbasis zu vereinheitlichen, damit die Finanz- und Personalabteilung auf denselben strukturierten Daten basieren – mit weniger manuellen Doppelarbeiten und weniger Unstimmigkeiten darüber, welche Zahlen korrekt sind.
Sicherheit beim Monatsabschluss – und ein Prüfpfad, der sich bewährt
Das automatisierte Spesenmanagement löst die Probleme, mit denen Finanzteams Woche für Woche konfrontiert sind: übermäßiger Verwaltungsaufwand, papierbasierte Prozesse, verlorene Belege, langwierige Genehmigungsverfahren und mangelnde Transparenz.
Die Vorteile sind messbar:
- Bis zu 80 % weniger Verwaltungsaufwand
- Buchungsreife Daten durch ERP- und Lohnbuchhaltungsintegration
- Ein mobiler Prozess, den die Mitarbeiter tatsächlich nutzen
Wenn Ausgaben, Rechnungen und Arbeitszeiten laufend erfasst und nach klaren Regeln verwaltet werden, arbeitet die Finanzabteilung nicht nur schneller. Sie erhalten bereits früh im Monat eine bessere Entscheidungsgrundlage – und einen Nachverfolgungsnachweis, der sich erklären lässt, ohne dass jemand nach zerknitterten Belegen suchen muss.
