How does Acubiz automate the foreign VAT refund process?

When employees register expenses through the Acubiz app, all receipt data and documentation required for VAT reclaim is captured automatically. The system processes this documentation to meet country-specific reporting requirements, triggering recovery without needing separate manual applications or individual receipt reviews by the finance team.

What types of purchases are covered by the automated VAT recovery in Acubiz?

The automated recovery covers cash expenses, purchases made on company credit cards, and supplier purchases. Any expense type processed through the Acubiz Expense Management Service is automatically included in the VAT recovery routine, providing comprehensive coverage across expense categories.

Why do businesses miss out on foreign VAT refunds without automation?

The manual process requires reviewing receipts individually, understanding each country's specific documentation requirements, completing country-specific application forms, and meeting different deadlines. This is genuinely complex when expenses span multiple countries, and most finance teams deprioritize it simply because of the administrative burden.

Does using Acubiz for VAT recovery require any extra steps from employees?

No. Employees follow the same registration process they use for any expense: photograph the receipt and enter the necessary information in the app. No additional steps are required. The VAT recovery happens automatically in the background using the documentation already collected.

When is foreign VAT recovery not possible?

Recovery is not possible for VAT incurred in countries where the company has no legal basis for reclaim, or where the specific type of expense is excluded under local rules. The eligibility rules vary by country, but the automated system applies these criteria based on the transaction data.

Automatische Mehrwertsteuerrückerstattung über die App

Jedes Jahr entgehen Unternehmen erhebliche Beträge, weil sie keine Erstattung für ausländische Mehrwertsteuer – ganz einfach, weil der Vorgang schwierig und zeitaufwendig ist. Acubiz Spesenmanagement ist eine zu 100 % digitale und app-basierte Lösung, die den Prozess für alle Arten von Belegen automatisiert, die zu beliebigen Ausgaben oder Einkäufen auf Firmenkreditkartes UND Einkäufe bei Lieferanten!

TL;DRAcubiz automatisiert die Rückerstattung der ausländischen Mehrwertsteuer im Rahmen seines Workflows für das Spesenmanagement, sodass Unternehmen nicht mehr einzelne Belege manuell prüfen oder für jedes Land separate Anträge stellen müssen. Da Acubiz bereits über alle erforderlichen Unterlagen aus dem Spesenprozess verfügt, wird die Mehrwertsteuerrückerstattung automatisch ausgelöst, ohne dass den Finanzteams zusätzlicher Aufwand entsteht.

Mit dem Acubiz Expense Management Service (EMS) werden die Prozesse zur Mehrwertsteuerrückerstattung automatisiert, und die Rückerstattungen werden mithilfe der Acubiz-App für SpesenabrechnungAcubiz macht es für Unternehmen einfach und unkompliziert, ausländische Mehrwertsteuer zurückzufordern. Keine zeitraubende und komplizierte Prüfung einzelner Quittungen oder durch Einreichung eines Antrags auf speziellen Formularen, die an die Behörden des Landes zu senden sind, in dem Sie die Mehrwertsteuerrückerstattung beantragen.

Eine digitale Lösung für zwei Verwaltungsprozesse

Eine digitale und app-basierte Lösung für das Spesenmanagement macht papierbasierte und zeitaufwändige Spesenabrechnungen überflüssig – und bietet Ihnen stattdessen eine effiziente Lösung für unterwegs zur Verwaltung von Barausgaben, Einkäufen mit Firmenkreditkarten und Einkäufen bei Lieferanten. Erfassen Sie Ihre Einkäufe – unabhängig von der Art – schnell und einfach, indem Sie ein Foto des Belegs machen und die erforderlichen Informationen in die App eingeben – und das alles, während Sie unterwegs sind. Auf diese Weise werden Kauf und Beleg in den automatischen Erfassungsablauf von Acubiz einbezogen.

Um die von den Behörden festgelegten Anforderungen im Zusammenhang mit einem manuellen Verfahren zur Erstattung ausländischer Mehrwertsteuer zu erfüllen, werden alle Belege einzeln bearbeitet, um alle Einkäufe zu erfassen – ein ziemlich umständlicher Vorgang! ABER: Mit Ihrer Acubiz-Lösung werden diese Anforderungen vollständig erfüllt, da Acubiz bereits Zugriff auf die für die Erstattung ausländischer Mehrwertsteuer erforderlichen Unterlagen hat.

Mit nur einer effizienten, digitalen und App-basierten Lösung für das Spesenmanagement können Sie zwei schwierige und verwaltungsintensive Prozesse bewältigen – und verpassen keine hohen Mehrwertsteuerrückerstattungen mehr!

Wann ist die Rückerstattung ausländischer Mehrwertsteuer für Ihr Unternehmen relevant?

Die Erstattung der ausländischen Mehrwertsteuer ist relevant, wenn Sie beispielsweise im Ausland geschäftlich unterwegs sind. Der Umfang solcher Geschäftsreisen, etwa im Zusammenhang mit Messen und Konferenzen, ist oft groß, sodass erhebliche Beträge erstattet werden können.

Laut SKAT können Sie die Mehrwertsteuer beispielsweise für folgende Arten von Einkäufen zurückfordern:

Beförderung von Fahrgästen
Kraftstoff
Hotelaufenthalt
Restaurantbesuch
Studienberatungsmessen

Besuchen Sie skat.dk Weitere Informationen auf Dänisch.

Ob Sie die Mehrwertsteuer zurückerhalten können, hängt von den Vorschriften des jeweiligen EU-Landes ab. Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie Acubiz Ihnen dabei hilft, die Abläufe bei der Mehrwertsteuerrückerstattung zu vereinfachen, lesen Sie mehr über unseren Service zur Rückerstattung ausländischer Mehrwertsteuer. oder rufen Sie uns unter +45 70 214 215 an.

Häufig gestellte Fragen

Wie automatisiert Acubiz den Prozess der Rückerstattung ausländischer Mehrwertsteuer?

Wenn Mitarbeiter ihre Ausgaben über die Acubiz-App erfassen, werden alle für die Mehrwertsteuerrückerstattung erforderlichen Belegdaten und Unterlagen automatisch erfasst. Das System verarbeitet diese Unterlagen entsprechend den länderspezifischen Meldepflichten und leitet die Rückerstattung ein, ohne dass separate manuelle Anträge oder eine individuelle Prüfung der Belege durch das Finanzteam erforderlich sind.

Welche Arten von Einkäufen werden durch die automatische Mehrwertsteuerrückerstattung in Acubiz abgedeckt?

Die automatisierte Vorsteuerrückerstattung umfasst Barausgaben, Einkäufe mit Firmenkreditkarten sowie Einkäufe bei Lieferanten. Alle über den Acubiz Expense Management Service abgewickelten Ausgabenarten werden automatisch in den Vorsteuerrückerstattungsprozess einbezogen, wodurch eine umfassende Abdeckung aller Ausgabenkategorien gewährleistet ist.

Warum verpassen Unternehmen ohne Automatisierung die Rückerstattung ausländischer Mehrwertsteuer?

Der manuelle Prozess erfordert die Einzelprüfung von Belegen, die Kenntnis der länderspezifischen Anforderungen an die Unterlagen, das Ausfüllen länderspezifischer Antragsformulare und die Einhaltung unterschiedlicher Fristen. Dies ist besonders komplex, wenn sich die Ausgaben auf mehrere Länder erstrecken, und die meisten Finanzteams rücken diese Aufgabe allein schon wegen des Verwaltungsaufwands in den Hintergrund.

Sind bei der Nutzung von Acubiz zur Mehrwertsteuerrückerstattung zusätzliche Schritte seitens der Mitarbeiter erforderlich?

Nein. Die Mitarbeiter befolgen denselben Registrierungsvorgang wie bei allen anderen Ausgaben: Sie fotografieren den Beleg und geben die erforderlichen Informationen in die App ein. Es sind keine weiteren Schritte erforderlich. Die Mehrwertsteuerrückerstattung erfolgt automatisch im Hintergrund anhand der bereits erfassten Unterlagen.

Wann ist eine Rückerstattung der ausländischen Mehrwertsteuer nicht möglich?

Eine Erstattung der in Ländern angefallenen Mehrwertsteuer ist nicht möglich, in denen das Unternehmen keine Rechtsgrundlage für einen Erstattungsantrag hat oder in denen die jeweilige Art von Ausgaben gemäß den lokalen Vorschriften ausgeschlossen ist. Die Anspruchsvoraussetzungen variieren je nach Land, doch das automatisierte System wendet diese Kriterien auf der Grundlage der Transaktionsdaten an.