Vielleicht wissen Sie es bereits – oder vielleicht auch nicht –, aber Tatsache ist, dass in vielen Unternehmen große Summen an ausländischer Mehrwertsteuer, die nicht zurückgefordert werden, einfach so im gesamten Unternehmen herumliegen. Und wer hat schon etwas dagegen, Geld einfach auf dem Boden liegen zu lassen, wenn ich das fragen darf? Als Mehrwertsteuer Als eingetragenes Unternehmen haben Sie Anspruch auf Rückerstattung ausländische Mehrwertsteuer, und ich weiß, dass dieses Thema bei vielen Finanzvorständen und Finanzmanagern auf der Tagesordnung steht. Den meisten von ihnen ist tatsächlich bewusst, dass es dabei um Geld geht, das sich direkt auf das Geschäftsergebnis auswirkt. Warum gibt es dann immer noch so viele Unternehmen, die dieses Geld nicht einnehmen? Und was braucht es, um an dieses Geld zu kommen? Ich werde hier einige Einblicke in dieses Thema geben.
TL;DRStudien zufolge lassen Unternehmen weltweit jedes Jahr fast 20 Milliarden Euro an nicht zurückgeforderter ausländischer Mehrwertsteuer ungenutzt, was vor allem daran liegt, dass das Rückforderungsverfahren komplex und zeitaufwendig ist. Acubiz ist der Ansicht, dass mehrwertsteuerpflichtige Unternehmen dieses Geld mit den richtigen digitalen Tools zurückerhalten können und so eine mühsame Compliance-Aufgabe in einen messbaren Gewinnbeitrag verwandeln können.
Ein mühsamer Prozess
Der Hauptgrund dafür, dass Unternehmen die im Ausland in verschiedenen Zusammenhängen gezahlte Mehrwertsteuer nicht zurückfordern, liegt schlicht darin, dass dies ein komplexer und umständlicher Vorgang ist. Das Verfahren wird schnell unübersichtlich und zeitaufwendig, weshalb viele Unternehmen darauf verzichten, Zeit dafür aufzuwenden. Die Folge ist, dass riesige Geldbeträge bei den Steuerbehörden in den verschiedenen Ländern verbleiben. Und diese werden das Geld sicher verwahren – oder etwa nicht?
Insbesondere die Tatsache, dass die Mehrwertsteuer oft aus mehreren Ländern zurückgefordert werden muss, trägt zur Komplexität des Verfahrens bei. Die Verfahren und Vorschriften unterscheiden sich in der Regel von Land zu Land. Das bedeutet unterschiedliche Antragsvoraussetzungen, Dokumentationsanforderungen, Kontrollprozesse, Fristen und Folgeverfahren. All dies macht es zu einer schwierigen Aufgabe, das Geld zurückzuerhalten.
20 Milliarden Euro!
Untersuchungen in diesem Bereich zeigen, dass weltweit jedes Jahr fast 20 Milliarden Euro nicht zurückgefordert werden. Mit anderen Worten: Das ist der Gesamtbetrag, den Unternehmen nicht einfordern. Um diese Zahl in Relation zu setzen: Die Aufrechterhaltung des dänischen Gesundheitssystems kostet jährlich rund 24 Milliarden Euro. Wir sprechen hier von einer Menge Geld!
Auch wenn die meisten Finanzfachleute dieses Thema im Blick haben, könnten einige der Meinung sein, dass ihr Anteil an den 20 Milliarden Euro so verschwindend gering ist, dass sich der Aufwand nicht lohnt. Natürlich hängt das Potenzial eines Unternehmens von seiner Größe und dem Umfang seiner internationalen Aktivitäten ab. Man sollte jedoch bedenken: Wenn diese Gelder eingezogen werden, fließen sie direkt in das Geschäftsergebnis ein.
So kommen Sie an das Geld – ganz ohne Ärger
Für viele Arten von Kosten, die Ihrem Unternehmen im Ausland entstehen, kann eine Mehrwertsteuerrückerstattung beantragt werden. Ein großer Teil dieser Kosten steht im Zusammenhang mit Ausgaben, die im Zusammenhang mit Geschäftsreiseling. Wir sprechen hier von Unterkünften, Verpflegung, Mietwagen, Inlandsverkehr usw. Vor allem, wenn Ihr Unternehmen international tätig ist und Mitarbeiter hat, die häufig auf Geschäftsreisen sind, kann ich Ihnen versichern, dass hier großes Potenzial besteht.
Ich habe nun kurz erläutert, wie aufwendig die Rückforderung der Mehrwertsteuer sein kann, wenn man sie selbst in die Hand nehmen muss. Die gute Nachricht ist jedoch, dass man dieses Geld tatsächlich ohne großen Aufwand zurückerhalten kann. Dazu braucht man lediglich die richtigen Hilfsmittel und die richtigen Partner:
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Finden und umsetzen ein digitales Kostenmanagement System.
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Stellen Sie sicher, dass die Lösung über Funktionen zur Abwicklung von Mehrwertsteuerrückerstattungen im Ausland verfügt.
- Beobachten Sie, wie Ihr Gewinn wächst.
Kosten, bei denen eine Rückerstattung der ausländischen Mehrwertsteuer möglich ist, lassen sich mit großen Vorteilen in einem digitalen Spesenmanagement-Tool abwickeln. Einer der Vorteile besteht darin, dass die für die jeweiligen Steuerbehörden erforderlichen Unterlagen sofort verfügbar sind. Die führenden Anbieter von Spesenmanagement-Lösungen können diese Informationen dann automatisch an einen Dienstleister weiterleiten, der den gesamten Rückerstattungsprozess abwickelt.
Bei Acubiz ist es uns in diesem Jahr bisher gelungen, mehr als 400.000 Euro an unsere Kunden zurückzugeben. Wenn Sie sich näher mit diesem Thema befassen möchten, besuchen Sie doch unsere Besuchen Sie unsere Wissensdatenbank und laden Sie unser E-Book herunter – „Der ultimative Leitfaden zur Rückerstattung ausländischer Mehrwertsteuer für Unternehmen“.
Stell sicher, dass du dein Geld zurückbekommst!
Häufig gestellte Fragen
Wie viel ausländische Mehrwertsteuer bleibt weltweit jedes Jahr unbeantragt?
Untersuchungen zeigen, dass weltweit jedes Jahr etwa 20 Milliarden Euro an ausländischer Mehrwertsteuer nicht zurückgefordert werden. Zum Vergleich: Die Kosten für den Betrieb des gesamten dänischen Gesundheitssystems belaufen sich jährlich auf rund 24 Milliarden Euro. Dies stellt für international tätige Unternehmen eine erhebliche entgangene finanzielle Chance dar.
Warum versäumen es so viele Unternehmen, die im Ausland gezahlte Mehrwertsteuer zurückzufordern?
Der Prozess ist in der Tat komplex und zeitaufwendig. In den verschiedenen Ländern gelten unterschiedliche Antragsvoraussetzungen, Dokumentationsstandards, Fristen und Folgeverfahren. Wenn Ausgaben mehrere Länder betreffen, vervielfacht sich der Verwaltungsaufwand, sodass viele Finanzteams diese Aufgabe einfach zurückstellen.
Welche Unternehmen haben Anspruch auf die Rückerstattung ausländischer Mehrwertsteuer?
Jedes umsatzsteuerpflichtige Unternehmen, das im Zusammenhang mit seiner Geschäftstätigkeit im Ausland Umsatzsteuer entrichtet hat, hat möglicherweise Anspruch auf deren Rückerstattung. Dazu zählen in der Regel Reisekosten, Verpflegung, Unterkunft und sonstige Kosten, die Mitarbeitern auf Auslandsdienstreisen entstehen.
Inwiefern können digitale Tools zur Spesenabrechnung bei der Rückerstattung ausländischer Mehrwertsteuer helfen?
Digitale Tools, die Belegdaten direkt zum Zeitpunkt der Ausgabe erfassen, können Mehrwertsteuerbeträge automatisch kennzeichnen und die für Erstattungsanträge erforderlichen Unterlagen sammeln. Dadurch entfallen die manuelle Überprüfung von Belegen und das Einreichen von Formularen, was den Erstattungsprozess so praktikabel macht, dass er tatsächlich durchgeführt werden kann.
Wirkt sich nicht geltend gemachte ausländische Mehrwertsteuer direkt auf das Unternehmensergebnis aus?
Ja, direkt. Ausländische Mehrwertsteuer, die nicht zurückgefordert wird, ist schlicht und einfach Geld, das bei der Steuerbehörde des jeweiligen Landes verbleibt. Die Rückforderung ist nicht an ein Umsatzziel geknüpft, sondern dient lediglich der Rückgewinnung bereits ausgegebener Mittel. Damit ist die Mehrwertsteuerrückforderung einer der eindeutigsten Fälle für einen positiven ROI bei der Optimierung von Finanzprozessen.
