Eine intuitive Benutzeroberfläche wird oft als „nettes Extra“ bezeichnet. In der Praxis ist sie jedoch eine Grundvoraussetzung dafür, dass die Digitalisierung im Finanzbereich tatsächlich etwas bewirkt.
Wenn die Lösung zu viel Erklärungsaufwand erfordert, führt dies in der Regel zu verspäteten Registrierungen, Umgehungslösungen in Genehmigungsabläufen und einer weiteren Stelle, an der Daten manuell korrigiert werden müssen.
Man sollte nicht vergessen, dass viele Finanzvorstände die Digitalisierung als oberste Priorität einstufen. Dieser Anspruch lässt sich jedoch nur erfüllen, wenn die Lösung unternehmensweit eingesetzt werden kann – und nicht nur von Power-Usern im Finanzbereich.
Hier sind drei eindeutige Anzeichen dafür, dass Ihre Lösung für das Spesenmanagement intuitiv genug für die täglichen Finanzabläufe ist:
- Es hilft dem Mitarbeiter, im Moment der Kostenentstehung das Richtige zu tun
- Dies vereinfacht die Genehmigung und Kontrolle, ohne die Einhaltung von Vorschriften und den Prüfpfad zu beeinträchtigen
- Es liefert buchungsfertige Daten, sodass Analyse und Berichterstellung nicht erst in Excel beginnen müssen
1. Der Mitarbeiter kann sich vor Ort anmelden
Ein klassisches Problem ist, dass Spesenabrechnungen erst am Monatsende erfasst werden. Dies führt zu einem verzerrten Bild der Ausgaben während des Berichtszeitraums und verursacht einen unnötigen Engpass in der Finanzabteilung.
Deshalb ist die mobile Registrierung nicht nur eine Funktion. Sie ist eine Möglichkeit, die Aktion genau zum richtigen Zeitpunkt zu veranlassen – solange der Beleg noch vorliegt und die Ausgabe noch frisch im Gedächtnis ist.
BDO Dänemark hat den umständlichen Prozess des Sammelns und Einscannens von Belegen durch eine Echtzeit-Erfassung in einer App ersetzt. Nina Hjorthmose, Senior Consultant Rechnungswesen bei BDO, erklärt:
„Jetzt können sie ganz einfach ein Foto ihrer Quittung machen und die Spesenabrechnung sofort erledigen.“
Genau diese Art von Reibungspunkten entscheidet darüber, ob der Prozess in der Praxis tatsächlich eingehalten wird.
2. Führungskräfte können Anträge schnell und korrekt genehmigen
Viele Finanzabteilungen haben mit langsamen und umständlichen Genehmigungsabläufen zu kämpfen. Eine intuitive Lösung erleichtert die korrekte Genehmigung – auch wenn der Vorgesetzte gerade unterwegs ist.
Dies ist ein wiederkehrendes Thema in Kundenfällen. Morsø Jernstøberi hat den Prozess von endlosen Registrierungsschritten auf eine einzige, zusammengefasste Abrechnung umgestellt, die mit einem einzigen Fingertipp auf dem Smartphone genehmigt werden kann. Bei KAB wurde ein manueller Prozess, bei dem sich die Fälle stapelten, durch eine digitale Erfassung innerhalb von Sekunden ersetzt – was unmittelbar zu einer verbesserten Budgetüberwachung führte.
Die von Acubiz durchgeführte „Proof of Concept“-Umfrage zeigt zudem, dass bei der Auswahl einer Lösung eine benutzerfreundliche App oberste Priorität hatte. Dies deckt sich mit einer bekannten Realität: Papier, verlorene Belege, verspätete Anmeldungen und zu viele manuelle Schritte hängen oft eng miteinander zusammen.
3. Die Daten werden ohne zusätzliche Bereinigung weitergeleitet
Für den CFO und den Controller geht es nicht nur um eine einfache Erfassung. Das Ziel sind verwertbare Daten – buchungsfertig, konsistent und mit einem lückenlosen Prüfpfad.
Deshalb ist ein einheitlicher Prozess für Spesen sinnvoll: von der Erfassung über die Genehmigung bis hin zur Verbuchung, mit Anbindung an das ERP-System und die Lohnabrechnung, damit die Finanzabteilung dieselben Daten nicht mehrfach eingeben muss.
Wenn auch bei Lieferantenrechnungen Engpässe auftreten, können Lösungen mit automatischer Rechnungsauswertung und digitalen Genehmigungsabläufen den manuellen Erfassungsaufwand und Fehler reduzieren. Und wenn die Zeiterfassung eine gesetzliche Anforderung ist, bietet es einen Mehrwert, die Dokumentation und Transparenz in dieselbe mobile Logik zu integrieren wie den restlichen Erfassungsprozess.
Martin Eriksen, Marketing Director Acubiz, drückt es so aus: Eine Lösung sollte sich nicht wie „eine App“ anfühlen, sondern wie eine Infrastruktur, die Reibungsverluste in Finanzprozessen beseitigt.
Wenn die Benutzeroberfläche intuitiv ist, rückt die Arbeit näher an die Quelle – den Mitarbeiter und den Genehmigenden – und die Finanzabteilung gewinnt Zeit zurück.
Sicherheit beim Monatsabschluss beginnt im Tagesgeschäft
Eine intuitive Lösung für das Spesenmanagement lässt sich in der Praxis an einem einzigen Kriterium messen:
Werden Registrierung, Genehmigung und Veröffentlichung im Tagesgeschäft einfacher – ohne dass die Kontrolle und die Einhaltung von Vorschriften darunter leiden?
Wenn Ihr Prozess nach wie vor von physischen Belegen, verspäteten Erfassungen und manuellen Korrekturen geprägt ist, liegt das selten an mangelnder Bereitschaft. Es ist vielmehr der Arbeitsablauf, der die Nutzer nicht ausreichend unterstützt.
Wenn Design und Funktionalität Hand in Hand gehen, sind die Vorteile greifbar: weniger Verwaltungsaufwand, weniger Fehler und finanzielle Transparenz, auf deren Grundlage Maßnahmen ergriffen werden können, solange die Entscheidungen noch relevant sind.
