Is Your Expense Management Solution Intuitive Enough? Three Signs You Can Test Right Now

Eine intuitive Benutzeroberfläche wird oft als „nettes Extra“ bezeichnet. In der Praxis ist sie jedoch eine Voraussetzung dafür, dass die Digitalisierung im Finanzbereich tatsächlich etwas bewirkt.

Wenn Ihre Lösung für das Spesenmanagement zu viel Erklärungsaufwand erfordert, führt dies in der Regel zu verspäteten Erfassungen, Umgehungslösungen bei den Genehmigungsabläufen und einer weiteren Stelle, an der Daten manuell korrigiert werden müssen.

Man sollte nicht vergessen, dass viele Finanzvorstände die Digitalisierung als oberste Priorität einstufen. Diese Ambition lässt sich jedoch nur verwirklichen, wenn Ihre Spesenmanagement-Lösung unternehmensweit eingesetzt werden kann – und nicht nur von Power-Usern in der Finanzabteilung.

TL;DREine intuitive Lösung für das Spesenmanagement ist kein Luxus: Sie entscheidet darüber, ob die Digitalisierung in Ihrem gesamten Unternehmen tatsächlich funktioniert. Acubiz wurde speziell für Mitarbeiter außerhalb des Finanzbereichs entwickelt: mobile Erfassung von Belegen, übersichtliche Genehmigungsabläufe und Daten, die ohne manuelle Nachbearbeitung direkt in das ERP-System gelangen. Hier sind drei Anzeichen dafür, dass Ihre aktuelle Lösung möglicherweise nicht ausreicht.

Hier sind drei eindeutige Anzeichen dafür, dass Ihre Lösung für das Ausgabenmanagement intuitiv genug für die täglichen Finanzabläufe ist:

• Es hilft dem Mitarbeiter, im Moment der Entstehung der Ausgabe das Richtige zu tun
• Dadurch werden Genehmigungs- und Kontrollprozesse vereinfacht, ohne dass die Einhaltung der Vorschriften und die Nachvollziehbarkeit beeinträchtigt werden.
• Es liefert buchungsfertige Daten, sodass Analyse und Berichterstellung nicht erst in Excel beginnen müssen

1. Der Mitarbeiter kann sich vor Ort anmelden

Ein klassisches Problem besteht darin, dass Spesenabrechnungen erst am Monatsende erfasst werden. Dies vermittelt ein verzerrtes Bild der Ausgaben während des Berichtszeitraums und führt zu einem unnötigen Engpass in der Finanzabteilung.

Deshalb ist die mobile Registrierung nicht nur eine Funktion. Sie ist eine Möglichkeit, die Aktion genau im richtigen Moment zu veranlassen – solange der Beleg noch vorliegt und die Ausgabe noch frisch in Erinnerung ist.

BDO Dänemark hat den umständlichen Prozess des Aufbewahrens und Einscannens von Belegen durch eine Echtzeit-Erfassung in einer App ersetzt. Nina Hjorthmose, Senior- Consultant in im Bereich Rechnungswesen bei BDO, erklärt dies wie folgt:

„Jetzt können sie ganz einfach ein Foto ihrer Quittung machen und die Spesenabrechnung sofort erledigen.“

Genau diese Art von Reibungspunkten entscheidet darüber, ob der Prozess in der Praxis tatsächlich eingehalten wird.

2. Führungskräfte können Anträge schnell und korrekt genehmigen

Viele Finanzabteilungen haben mit langsamen und umständlichen Genehmigungsabläufen zu kämpfen. Eine intuitive Lösung erleichtert die korrekte Genehmigung – selbst wenn der Vorgesetzte gerade unterwegs ist.

Dies zeigt sich immer wieder in Kundenfällen. Morsø Jernstøberi hat den endlosen Registrierungsprozess durch eine einzige, zusammengefasste Abrechnung ersetzt, die mit einem einzigen Fingertipp auf dem Smartphone genehmigt werden kann. Bei KAB wurde ein manueller Prozess, bei dem sich die Fälle stapelten, durch eine digitale Erfassung innerhalb von Sekunden ersetzt – mit einer verbesserten Budgetüberwachung als direktem Ergebnis.

Auch die von Acubiz durchgeführte „Proof of Concept“-Umfrage zeigt, dass bei der Auswahl einer Lösung eine benutzerfreundliche App oberste Priorität hatte. Dies deckt sich gut mit einer bekannten Realität: Papier, verlorene Belege, verspätete Anmeldungen und zu viele manuelle Schritte hängen oft eng miteinander zusammen.

3. Die Daten werden ohne zusätzliche Bereinigung weitergeleitet

Für den CFO und den Controller geht es nicht nur um eine einfache Erfassung. Das Ziel sind verwertbare Daten – buchungsfertig, konsistent und mit einem lückenlosen Prüfpfad.

Deshalb ist ein einheitlicher Prozess für Spesen sinnvoll: von der Erfassung über die Genehmigung bis hin zur Verbuchung, integriert in das ERP-System und die Lohnabrechnung, damit die Finanzabteilung dieselben Daten nicht mehrfach eingeben muss.

Wenn auch bei Lieferantenrechnungen Engpässe auftreten, können Lösungen mit automatischer Rechnungsauswertung und digitalen Genehmigungsabläufen den manuellen Erfassungsaufwand reduzieren und Fehler vermeiden. Und wenn die Zeiterfassung eine gesetzliche Anforderung ist, bietet es einen Mehrwert, die Dokumentation und Transparenz in dieselbe mobile Logik zu integrieren wie den restlichen Erfassungsprozess.

Martin Eriksen, „ Marketing Director “ bei Acubiz, drückt es so aus: Eine Lösung sollte sich nicht wie „eine App“ anfühlen, sondern wie eine Infrastruktur, die Reibungsverluste bei Finanzprozessen beseitigt.

Wenn die Benutzeroberfläche intuitiv ist, rückt die Arbeit näher an die Quelle – den Mitarbeiter und den Genehmiger – und die Finanzabteilung gewinnt Zeit zurück.

Sicherheit beim Monatsabschluss beginnt bereits im Tagesgeschäft

Eine intuitive Lösung für das Spesenmanagement lässt sich in der Praxis an einer Sache messen:

Werden Registrierung, Genehmigung und Veröffentlichung im Tagesgeschäft einfacher – ohne dass die Kontrolle und die Einhaltung der Vorschriften darunter leiden?

Wenn Ihr Prozess nach wie vor durch physische Belege, verspätete Erfassung und manuelle Korrekturen gekennzeichnet ist, liegt das selten an mangelnder Bereitschaft. Es ist vielmehr der Arbeitsablauf, der die Nutzer nicht ausreichend unterstützt.

Wenn Design und Funktionsweise Hand in Hand gehen, sind die Vorteile greifbar: weniger Verwaltungsaufwand, weniger Fehler und finanzielle Transparenz, auf deren Grundlage Maßnahmen ergriffen werden können, solange die Entscheidungen noch relevant sind.

Häufig gestellte Fragen

Was macht eine Lösung für das Spesenmanagement wirklich intuitiv?

Eine intuitive Lösung erfordert keine Schulung, damit ein durchschnittlicher Mitarbeiter eine einfache Spesenabrechnung einreichen kann. Sie führt den Benutzer durch die Pflichtfelder, erfasst Belegdaten automatisch per OCR und gibt klares Feedback, wenn Angaben fehlen oder gegen die Richtlinien verstoßen. Acubiz ist so konzipiert, dass ein Mitarbeiter eine Spesenabrechnung in weniger als 60 Sekunden auf einem mobilen Gerät erfassen und einreichen kann.

Warum zögern Mitarbeiter die Erfassung ihrer Spesen hinaus, wenn der Vorgang zu kompliziert ist?

Der Hauptgrund dafür ist die kognitive Reibung. Wenn die Erfassung einer Ausgabe mehrere Schritte, die manuelle Eingabe von Daten und die Navigation durch eine ungewohnte Benutzeroberfläche erfordert, schieben Mitarbeiter dies bis zum Monatsende auf – oder lassen es ganz weg. Dies führt zu unvollständigen Aufzeichnungen, verlorenen Belegen und dazu, dass die Finanzabteilungen die Mitarbeiter um Unterlagen bitten müssen, bevor der Abschluss erstellt werden kann.

Wie sollte eine gute Lösung für das Spesenmanagement die Erfassung von Belegen über Mobilgeräte handhaben?

Eine gut durchdachte Lösung nutzt OCR, um das Bild des Belegs zu lesen und Felder wie Betrag, Datum, Währung und Verkäufer automatisch vorzuauszufüllen. Der Mitarbeiter muss dann lediglich die vorausgefüllten Werte bestätigen oder anpassen und gegebenenfalls weitere Angaben hinzufügen, die gemäß den Unternehmensrichtlinien erforderlich sind, wie beispielsweise Projekt oder Kostenstelle. Acubiz erledigt dies direkt in seiner mobilen App und macht so die manuelle Dateneingabe für die gängigsten Belegarten überflüssig.

Wie sieht ein guter Genehmigungsablauf im Spesenmanagement aus?

Ein guter Genehmigungsablauf ist übersichtlich, schnell und entspricht den Richtlinien. Die Genehmiger erhalten eine Benachrichtigung mit den vollständigen Spesenangaben – einschließlich des Belegbildes – und können die Spesen mit einem einzigen Fingertipp genehmigen oder Rückfragen stellen. Bei Abwesenheiten greift die automatische Eskalation, und das System protokolliert jede Aktion mit einem Zeitstempel. Der Genehmigungsablauf von Acubiz ist so konzipiert, dass die Bearbeitung einer einfachen Spesenabrechnung weniger als zwei Minuten pro Spesenposten dauert.

Wie kann ein CFO beurteilen, ob die Lösung für das Ausgabenmanagement funktioniert?

Zu den wichtigsten Kennzahlen zählen: die durchschnittliche Zeit vom Ausgabenanfall bis zur Verbuchung, der Prozentsatz der Ausgaben, die innerhalb von 24 Stunden nach dem Kauf erfasst werden, die Dauer des Genehmigungszyklus sowie die Quote der Abweichungen von den Richtlinien. Acubiz stellt ein Management-Dashboard mit diesen Kennzahlen bereit, das es Finanzvorständen ermöglicht, Engpässe zu identifizieren: unabhängig davon, ob diese bei den Mitarbeitern, den Genehmigern oder im Finanzteam selbst liegen.