Expense fraud in the public sector is unfortunately a reality – but the risk can be minimized significantly

Von Zeit zu Zeit schaffen es Berichte über Betrugsfälle mit öffentlichen Geldern auf die Titelseiten der dänischen Medien. Berichte, die der Legitimität öffentlicher Institutionen zweifellos schaden und für schlechte Publicity sorgen. Es ist schwierig, diesen Berichten ein Ende zu setzen. Es gab sie schon immer und es wird sie auch in Zukunft geben – hoffentlich jedoch in geringerem Umfang.

TL;DRSpesenbetrug in öffentlichen Einrichtungen ist ein immer wiederkehrendes Problem mit erheblichen Reputations- und finanziellen Folgen, doch die dänische Behörde für öffentliche Finanzen und Verwaltung hat ein mehrjähriges Programm zur Stärkung der internen Kontrollen auf den Weg gebracht. Die Digitalisierung von Spesenprozessen, einschließlich Genehmigungsworkflows und der automatisierten Durchsetzung von Richtlinien, ist eine der praktischsten Schutzmaßnahmen, die Organisationen ergreifen können.

Glücklicherweise ist es möglich, die Prozesse in den Griff zu bekommen und die Abwehrmaßnahmen gegen Betrug und Manipulation zu verstärken. Ich habe zwar noch keine endgültige Schlussfolgerung gezogen, werde aber in diesem Blogbeitrag versuchen, die Herausforderung zu beleuchten und einige meiner eigenen Ansichten dazu darzulegen, wie man die ausgabenbezogenen Prozesse, die für Betrug und Manipulation anfällig sein können, besser in den Griff bekommen kann.

Auch in privaten Unternehmen kommt es übrigens zu Spesenbetrug durch Mitarbeiter. In diesem Blogbeitrag habe ich mich dafür entschieden, Beispiele aus öffentlichen Einrichtungen anzuführen, doch die Abwehrmechanismen sind mehr oder weniger dieselben.

Verstärkte Aufmerksamkeit seitens der Behörden

Die dänische Behörde für öffentliche Finanzen und Verwaltung hat Anfang Juni eine mehrjährige Initiative zur Stärkung der internen Kontrolle, Aufsicht und des Risikomanagements ins Leben gerufen, nachdem es in öffentlichen Einrichtungen zu Fällen von Betrug und Missbrauch öffentlicher Gelder gekommen war.

Es wurden bereits verschiedene Maßnahmen und Initiativen ins Leben gerufen – darunter Pflicht- und Fachkurse, funktionsübergreifende Netzwerke und Webinare. Ich finde es ermutigend, dass der Aufmerksamkeit und dem Wissen der Führungskräfte Priorität eingeräumt wird und Anstrengungen unternommen werden, diese zu stärken.

Führungskräfte in dänischen Kommunen sind für die Finanzkontrolle zuständig. Diese Aufgabe müssen kommunale Führungskräfte wahrnehmen und umfasst unter anderem die Kontrolle der Ausgaben. Der Zweck der Finanzkontrolle besteht darin, sicherzustellen, dass der Finanzrahmen ordnungsgemäß genutzt wird und vor wesentlichen Fehlern (falsche Buchhaltung, usw.), vor ungerechtfertigten Verdächtigungen gegenüber Mitarbeitern schützen und vor Betrug sichern. Viele Kommunen haben damit begonnen, die Finanzkontrolle zu digitalisieren. Das kann ich nur begrüßen – denn, wie ich später noch näher ausführen werde, erleichtern digitale Lösungen die Durchführung von Kontrollen und der internen Revision erheblich.

Ich finde es gut, dass dem Betrug bei Spesenabrechnungen zunehmend mehr Aufmerksamkeit geschenkt wird. Hoffentlich trägt dies dazu bei, das Ausmaß dieses Problems im Laufe der Zeit zu verringern. Schauen wir uns einmal an, wie Betrug entsteht, und finden wir heraus, welche Abwehrmechanismen Unternehmen einsetzen können.

Wie kommt es zu Spesenbetrug?

Nur wenige Mitarbeiter betrügen bei ihren Spesenabrechnungen. Das wollen wir gleich zu Beginn klarstellen. Für die meisten Unternehmen stellt dies kein Problem dar.

Dennoch sind in den letzten Jahren mehrere Fälle an die Öffentlichkeit gelangt. Am besten in Erinnerung geblieben sind wohl die Fälle bei der Immobilienagentur des dänischen Verteidigungsministeriums und in der Gemeinde Greve. Einem Prüfungsbericht zufolge hatten die Mitarbeiter der Immobilienagentur des dänischen Verteidigungsministeriums nahezu freie Hand, Betrug zu begehen, wenn sie dies wollten. Die Mitarbeiter konnten Waren und Dienstleistungen kaufen, für die Quittung und die Zahlung genehmigen. In der Gemeinde Greve wurde der Stadtverwalter nach Hause geschickt und später entlassen, weil er mit der Kreditkarte der Gemeinde Eishockey-Tickets, Lebensmittel und andere private Dinge gekauft hatte.

In den letzten Jahren gab es mehrere Fälle, in denen Kreditkarten der Gemeinde für private Zwecke genutzt wurden. In vielen Fällen wurden keine Belege in Form von Quittungen oder Rechnungen beigefügt. In anderen Fällen waren die Genehmigungsverfahren unzureichend, sodass bestimmte Mitarbeiter Einkäufe zu ihrem eigenen Vorteil genehmigen konnten.

Bei Acubiz verwalten wir seit 1997 alle Arten von mitarbeiterinitiierten Spesen und sind mit den verschiedenen Formen des Spesenbetrugs vertraut. Neben den oben genannten Betrugsarten lassen sich noch folgende hinzufügen:

• Wenn ein Mitarbeiter dieselbe Ausgabe mehrmals einreicht
• Wenn ein Erstattungsantrag gestellt wird, bei dem der Verwendungszweck korrekt ist, der Betrag jedoch zu hoch ist
• Wenn ein Mitarbeiter mehr Kilometer angibt, als tatsächlich gefahren wurden
• Wenn ein Mitarbeiter eine Rückerstattung für vorgetäuschte Einkäufe verlangt – oft unter Vorlage einer gefälschten Quittung

Übernehmen Sie die Kontrolle über die Erfassung der Ausgaben

Es besteht kein Zweifel daran, dass Betrugsfälle leichter ungestraft bleiben, wenn das Unternehmen seine Spesenabrechnung manuell abwickelt. Die Kontrollmechanismen sind bei manuellen Prozessen oft schwächer, was – unter sonst gleichen Umständen – jene Mitarbeiter in Versuchung führen wird, deren Moral- und Ethikvorstellungen fragwürdig sind.

Umgekehrt ist ein digitales Kostenmanagement Dieser Service wird es erheblich vereinfachen, den Überblick über den Spesenabwicklungsprozess zu behalten. Die meisten Spesenmanagement-Dienste sind in der Lage zu überprüfen, ob alle Bedingungen einer bestimmten Transaktion ordnungsgemäß erfüllt sind. Das ist zumindest in Acubiz möglich. Dies gilt sowohl für die gesetzlich vorgeschriebene Dokumentation als auch für die Einhaltung der unternehmensinternen Regeln und Richtlinien für Einkäufe, beispielsweise bei Firmenkarten.

Acubiz kann Betrug oder Missbrauch zwar nicht verhindern, bietet jedoch in solchen Fällen die Möglichkeit, schnell Einblick in den Prüfpfad einer Transaktion sowie in die dazugehörigen Unterlagen zu erhalten. Auf diese Weise lässt sich feststellen, ob gegen Regeln und Richtlinien verstoßen wurde. Acubiz lässt sich so konfigurieren, dass es proaktiv Warnmeldungen zu potenziell ungewöhnlichen Nutzungsmustern auf Benutzerebene ausgibt.

Bei Acubiz legen wir – genau wie die dänische Behörde für öffentliche Finanzen und Verwaltung – großen Wert auf interne Kontrollen. Daher ist es möglich, mithilfe von Robotertechnologie Kontrollen, Prüfungen und Stichproben bei den Ausgaben durchzuführen, die über unsere Lösung abgewickelt werden. Das ist ein sehr wirksamer Schutzmechanismus gegen Betrug und Missbrauch.

Manchmal geraten Mitarbeiter in „Betrugsfälle“, weil sie nicht verstehen oder nicht genau wissen, was einen Verstoß darstellt. Deshalb ist es wichtig, dass Sie Ihren Mitarbeitern helfen, indem Sie ihnen die Regeln und Richtlinien Ihres Unternehmens vermitteln.

Zusammenfassung

Acubiz ist kein Schutz vor Spesenbetrug. Wir können Betrugsfälle zwar nicht verhindern, doch dank advanced , vollständiger Transparenz bei der Belegführung, elektronischer Genehmigungsverfahren, Doppelkontrollen und Robotertechnologie wird es immer schwieriger, betrügerische Spesenunternahmen unentdeckt durchgehen zu lassen.

Übernehmen Sie die Kontrolle und digitalisieren Sie die Ausgabenprozesse Ihres Unternehmens. Dadurch wird das Betrugsrisiko und damit auch der Rufschaden minimiert. Gleichzeitig ist dies für beide Seiten von Vorteil Mitarbeiter, Genehmiger und Finanzabteilung.

Häufig gestellte Fragen

Wie verbreitet ist Spesenbetrug im öffentlichen Sektor?

Dies ist eine anhaltende Realität in dänischen öffentlichen Einrichtungen, die regelmäßig in den Medien thematisiert wird und zu einem echten Reputationsschaden führt. Die dänische Behörde für öffentliche Finanzen und Verwaltung hat ein mehrjähriges Programm zur Stärkung der internen Kontrollen in öffentlichen Einrichtungen ins Leben gerufen, das unter anderem obligatorische Schulungen, funktionsübergreifende Netzwerke und Webinare umfasst.

Welche Kontrollmöglichkeiten haben dänische Gemeinden hinsichtlich der Ausgaben ihrer Mitarbeiter?

Führungskräfte in dänischen Kommunen sind verpflichtet, die Finanzverwaltung zu überwachen, wozu auch die Kontrolle der Ausgaben gehört. Damit soll sichergestellt werden, dass die finanziellen Rahmenbedingungen ordnungsgemäß eingehalten werden, erhebliche Fehler und Buchhaltungsirrtümer vermieden werden, Mitarbeiter vor ungerechtfertigten Verdächtigungen geschützt werden und Betrug verhindert wird.

Inwiefern verringert die Digitalisierung des Spesenmanagements das Betrugsrisiko?

Digitale Systeme setzen Richtlinien automatisch durch, erstellen Prüfpfade für jede Transaktion, kennzeichnen ungewöhnliche Muster und verlangen eine Dokumentation zum Zeitpunkt der Ausgaben. Dadurch entfällt die Notwendigkeit manueller Stichprobenkontrollen, und es wird deutlich schwieriger, betrügerische oder nicht konforme Abrechnungen unbemerkt einzureichen.

Unterscheiden sich die Mechanismen zur Betrugsbekämpfung bei öffentlichen und privaten Organisationen?

Die zugrunde liegenden Kontrollmechanismen sind weitgehend identisch. Beide Sektoren profitieren von digitalen Genehmigungsabläufen, Belegpflichten, der Durchsetzung von Richtlinien und der Transaktionsüberwachung. Der öffentliche Sektor ist hinsichtlich seines Ansehens zusätzlichen Risiken ausgesetzt, da es sich bei den betreffenden Geldern um öffentliche Mittel handelt, doch die technischen Lösungen sind im Wesentlichen identisch.

Welche ersten Schritte sollte eine öffentliche Einrichtung unternehmen, um das Risiko von Betrug bei Ausgaben zu verringern?

Beginnen Sie damit, den aktuellen Ausgabenprozess zu analysieren, um festzustellen, wo manuelle Schritte und unzureichende Kontrollen Möglichkeiten für Betrug schaffen. Führen Sie anschließend digitale Tools ein, die Dokumentationsanforderungen und Genehmigungswege automatisch durchsetzen. Kombinieren Sie dies mit klaren Richtlinien und Schulungen für Führungskräfte zu den Anforderungen an die Finanzaufsicht.