Do your employees cheat with their travel expenses?

Oh ja! Die Überschrift mag vielleicht etwas hart klingen. Tatsache ist jedoch, dass Spesenbetrug für viele Unternehmen eine echte Herausforderung darstellt. Die meisten Unternehmen wissen, dass es ihn gibt, aber nur wenige kennen das Ausmaß des Problems. Holen Sie sich eine gute Tasse Kaffee und lesen Sie weiter. Lars von Acubiz wird Einblicke zu diesem Thema geben.

TL;DRSpesenbetrug kommt häufiger vor, als den meisten Finanzverantwortlichen bewusst ist, und nimmt verschiedene Formen an: falsche Einstufung von privaten als geschäftliche Ausgaben, überhöhte Beträge, gefälschte Belege, doppelte Einreichungen und überhöhte Kilometerangaben. Acubiz hat festgestellt, dass allein die elektronische Routenberechnung die Gesamtkosten für Kilometerpauschalen um bis zu 15 % senkt und dass Firmenkreditkarten den Betrug durch Bargeldabhebungen, der am schwersten aufzudecken ist, erheblich reduzieren.

Wie erkennt man Betrug?

Oft lassen sich menschliche Fehler oder Missverständnisse von vorsätzlichem Betrug unterscheiden. Viele verschiedene Faktoren können zu Fehlern und Missverständnissen führen. Das können unklare Regeln sein, die Verwendung veralteter Excel-Tabellen, in denen die Berechnungen nicht mehr gültig sind, oder auch etwas so Einfaches wie Fehler bei der Zusammenfassung von Daten. Das Verständnis für das Ausmaß des Problems und die Erkennung von Betrug lässt sich in verschiedene Bereiche unterteilen:

• Unzulässige Ausgaben: Ein Mitarbeiter beantragt die Erstattung einer privaten Ausgabe, gibt diese jedoch als geschäftlich notwendig an.
• Zu hohe Kostenerstattung: Ein Kostenerstattungsantrag, dessen Zweck zwar korrekt ist, dessen Betrag jedoch zu hoch ist.
• Fiktive Ausgaben: Ein Mitarbeiter beantragt die Erstattung für erfundene Einkäufe. Oft zusammen mit einer Kopie einer gefälschten Quittung.
• Wiederholte Erstattungen: Wenn ein Mitarbeiter dieselbe Ausgabe mehrmals einreicht.
• Kilometerpauschale: Der Mitarbeiter gibt mehr Kilometer an, als tatsächlich gefahren wurden.

Unsere Kunden berichten uns, dass die Angabe zu vieler Kilometer im Zusammenhang mit Kilometerpauschale ist eine weit verbreitete Form des Betrugs. Wir haben festgestellt, dass die Nutzung elektronischer Routenberechnung – sei es über Google oder mithilfe des GPS-Trackers eines Smartphones – Einsparungen von bis zu 15 Prozent der Gesamtkosten des Unternehmens für Fahrtkostenzuschüsse ermöglichen kann. Alles ist relativ, aber hier kann es potenziell um viel Geld gehen.

Wie sieht es mit Bargeldabhebungen aus?

Bargeldabhebungen können eine Herausforderung darstellen, da die Mitarbeiter Bargeld abheben, anstatt Kreditkarten zu nutzen, und Bargeld schwieriger zu kontrollieren ist. Unsere Erfahrung zeigt, dass die Einführung von Firmenkreditkarten die Anzahl der Bargeldtransaktionen verringert – bei denen es leichter ist, Betrug zu begehen. Der Hauptgrund dafür ist, dass man den Ort des Kaufs anhand des Kassenbons und der Kreditkartentransaktion nicht nachvollziehen kann.

Betrüger sind kreativ

Die oben genannten Definitionen können dabei helfen, die verschiedenen Bereiche zu verstehen, in denen wir häufig mit Betrug konfrontiert sind. In der Realität gibt es jedoch keine Grenzen dafür, wie Mitarbeiter betrügen und versuchen können, Kontrollen zu umgehen oder Schwachstellen in Prozessen und Systemen auszunutzen. Die gute Nachricht ist, dass laut verschiedenen Untersuchungen nur 5 % der Mitarbeiter für 82 % aller Betrugsfälle verantwortlich sind. Die Aufgabe ist also einfach – wir müssen „nur“ diese 5 % finden.

Die versteckten Kosten von Spesenbetrug

Während Betrug bei Spesenabrechnungen oft schwer aufzudecken ist, lassen sich die negativen Auswirkungen leicht erkennen. Betrug kann für Unternehmen jeder Größe kostspielig sein, doch für kleinere Unternehmen sind die Folgen besonders gravierend. Studien zufolge verzeichnen Unternehmen mit weniger als 100 Mitarbeitern im Durchschnitt 28 % höhere Verluste als Unternehmen mit 100 oder mehr Mitarbeitern. Wie kann das sein? Der Grund dafür ist, dass digitale Reise- und Spesenmanagement In kleinen Unternehmen sind solche Systeme weniger verbreitet. Nur wenige Unternehmen verfügen über eine effektive und automatisierte Kostenkontrolle. Einige dieser Systeme können auch Funktionen zur Überwachung des Nutzerverhaltens sowie zur automatischen Durchsetzung von Richtlinien und Regeln beinhalten. Größere Unternehmen beschäftigen in der Regel einen oder mehrere Vollzeit-Controller, die sich ausschließlich mit der Kostenkontrolle befassen. Unabhängig davon, welchen Ansatz ein Unternehmen beim Spesenmanagement verfolgt, gibt es keine hundertprozentig sichere Lösung, um Betrug im Zusammenhang mit Spesen vollständig zu verhindern.

Regeln und Richtlinien unter Kontrolle bringen

Sobald Regeln und Richtlinien ausgearbeitet und schriftlich festgehalten wurden, können die Mitarbeiter leichter nachvollziehen, was genau einen Verstoß darstellt. Auch für die Verantwortlichen ist es einfacher zu erkennen, welche Mitarbeiter sich an die Regeln halten und welche nicht. Darüber hinaus ist es einfacher, zu reagieren und Entscheidungen zu treffen, wenn Verstöße auftreten.

Struktur und Ablauf

Es ist wichtig, die richtige Kostenstruktur festzulegen. Ich empfehle immer, zu beschreiben, „wofür man Geld ausgegeben hat“, anstatt zu fragen, „auf welchem Konto dies verbucht werden soll“. Die meisten Mitarbeiter sind nicht in der Finanzabteilung und verstehen Begriffe wie „Fracht mit Mehrwertsteuer“ und „Fracht ohne Mehrwertsteuer“ nicht. Es geht darum, eine klar definierte Struktur und einen Prozess zu entwickeln, die den Bedürfnissen der Nutzer vor Ort gerecht werden. Wussten Sie, dass „Sonstiges“ in manchen Unternehmen die fünftgrößte Ausgabenkategorie darstellt – oft bis zu 8 % aller Reise- und Spesenabrechnungen? Das ist mehr als für Mobiltelefone, Taxifahrten und andere klar definierte Kategorien. Erwägen Sie, „sonstige Ausgaben“ gesondert anzugeben, damit sich die Transaktionen leicht unterscheiden lassen. Das verringert das Risiko von Betrug.

Den Prozess optimieren und Maßnahmen zur Betrugsbekämpfung integrieren

Ich bin der festen Überzeugung, dass die Einführung eines automatisierten Systems zur Spesenabrechnung und Firmenkreditkarte ist der einfachste Weg, um Betrug bei Spesenabrechnungen und Reisekosten zu vermeiden. Unternehmensrichtlinien, Kontrollen, Kreditkartenverwaltung, Dienstreiseaufträge und der tägliche Ablauf der Spesenabrechnung lassen sich mit der richtigen Lösung problemlos bewältigen. Die richtige Lösung gewährleistet zudem die Einhaltung der Unternehmensrichtlinien und -anforderungen. Advanced Berichterstattung, dokumentierte elektronische Genehmigungsprozesse und Robotertechnologie erschweren es, dass betrügerische Spesen unentdeckt bleiben.

Möchten Sie mehr erfahren?

In diesem Artikel habe ich Ihnen einige Einblicke gegeben, wie Sie die Ausgaben Ihres Unternehmens richtig in den Griff bekommen können. Holen Sie sich einen Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für den Einstieg in die vollständige Digitalisierung des Spesenabwicklungsprozesses finden Sie hier.

Häufig gestellte Fragen

Was sind die häufigsten Arten von Spesenbetrug durch Mitarbeiter?

In dem Beitrag werden fünf Fälle genannt: die Abrechnung privater Ausgaben als Geschäftsausgaben; die Einreichung einer berechtigten Ausgabe, bei der jedoch der Betrag überhöht angegeben wird; die vollständige Fälschung von Ausgaben mit gefälschten Belegen; die mehrfache Einreichung derselben Ausgabe; sowie die Übererfassung von Kilometerständen. Von diesen Fällen wird die Übererfassung von Kilometerständen von Acubiz-Kunden am häufigsten gemeldet, und dieses Problem lässt sich direkt durch GPS-basierte oder Google-Routenberechnung beheben.

Wie viel Geld kann ein Unternehmen einsparen, wenn es anstelle der Selbstauskunft eine elektronische Fahrtenabrechnung nutzt?

Die Erfahrungen von Acubiz mit Kunden zeigen, dass die Umstellung von den von den Mitarbeitern selbst angegebenen Entfernungen auf eine elektronische Routenberechnung mittels GPS oder Google Maps die Gesamtkosten für Fahrtkostenzuschüsse um bis zu 15 % senkt. Für Unternehmen mit einem umfangreichen Außendienst oder großen Serviceteams kann diese Zahl eine erhebliche jährliche Einsparung bedeuten.

Warum lassen sich Barabhebungen im Hinblick auf Spesenbetrug besonders schwer kontrollieren?

Wenn ein Mitarbeiter Bargeld abhebt, anstatt mit Karte zu bezahlen, lassen sich Ort und Art des Kaufs nicht unabhängig überprüfen. Als Beleg dient lediglich der Bargeldabhebungsbeleg, nicht jedoch ein Kaufbeleg des Händlers. Durch die Einführung von Firmenkreditkarten lassen sich Bargeldtransaktionen erheblich reduzieren, wodurch es deutlich schwieriger wird, nicht belegte Spesenabrechnungen einzureichen.

Wie hilft Acubiz Unternehmen dabei, doppelte Spesenabrechnungen zu erkennen und zu verhindern?

Die automatisierten Kontrollmechanismen von Acubiz kennzeichnen Transaktionen, die hinsichtlich wichtiger Parameter wie Betrag, Datum und Lieferant mit bereits eingereichten Belegen übereinstimmen. Mögliche Duplikate werden zur Überprüfung zurückgehalten, bevor sie den Genehmiger erreichen. So werden sowohl versehentliche erneute Einreichungen als auch vorsätzliche Versuche, dieselbe Ausgabe doppelt geltend zu machen, verhindert.