Get started with Robotic Process Automation

Warum die Kostenmanagement Dieser Prozess ist der ideale Einstieg!

Robotertechnologie in ihren verschiedenen Ausprägungen ist derzeit ein sehr aktuelles Thema. Mit anderen Worten: Es geht um alles, was mit Bürorobotern, KI, Robotic Process Automation, Software-Robotern usw. zu tun hat. Das Thema steht auch auf der Tagesordnung von Finanzverantwortlichen, wenn es um den Einsatz der Technologie in ihrem Bereich geht. Wie andere Bereiche auch wird die Finanzfunktion in den kommenden Jahren eine Phase rascher digitaler Transformation erleben.

TL;DREine McKinsey-Studie ergab, dass fast 60 % der Aufgaben in der Finanzabteilung vollständig oder fast vollständig automatisiert werden können, und Robotic Process Automation (RPA) ist die Technologie, die am besten geeignet ist, diese Vorteile zu nutzen. Acubiz empfiehlt, mit dem Spesenmanagement als Einstiegspunkt für RPA im Finanzbereich zu beginnen, da dessen sich wiederholende, regelbasierte Arbeitsabläufe ideale Kandidaten für die Automatisierung sind.

Eine McKinsey-Studie zeigt, dass fast 60 % der Aufgaben und Prozesse in einem Finanzabteilung kann entweder vollständig oder fast vollständig automatisiert werden. Dies kann große Vorteile für Ihr Unternehmen mit sich bringen, und wenn Sie in einem Finanzbereich eine Führungsrolle innehaben, können Sie es sich nicht leisten, mit der Umsetzung zu warten.

Software – und Büroroboter – was können sie und wo fängt man an?

Begriffe wie „digitale Transformation“ und „Robotik“ können etwas einschüchternd wirken, und es kann schwierig sein, sich in den damit verbundenen Möglichkeiten zurechtzufinden und herauszufinden, wo man anfangen und aufhören soll. Deshalb möchte ich Ihnen einen kleinen Leitfaden für einen Bereich geben, in dem Sie mit gutem Erfolg den Einstieg finden können.

Finanzabteilungen haben sich traditionell stets stark auf Effizienz konzentriert, und wir haben eine längere Phase erlebt, in der Unternehmen Aufgaben an externe Partner ausgelagert haben. Nun sind wir jedoch an einem Punkt angelangt, an dem es für viele Organisationen schwierig sein kann, durch Outsourcing oder Gehaltsarbitrage weitere Optimierungen zu erzielen. In Zukunft wird die robotergestützte Prozessautomatisierung (RPA) eine wichtige Rolle dabei spielen, durch Prozessoptimierung weitere Einsparungen zu erzielen.

Sie sollten RPA als digitale oder virtuelle Arbeitskraft betrachten. Eine Arbeitskraft, die Ihnen dabei helfen kann, bei sich wiederholenden oder transaktionsbasierten Tätigkeiten einen extrem hohen Automatisierungsgrad zu erreichen. Und diese Art von Arbeitskraft arbeitet hart, schnell und macht keine Fehler. Anders ausgedrückt: RPA bezeichnet eine Kategorie von Automatisierungssoftware, die so eingerichtet werden kann, dass sie bestimmte Aufgaben ausführt.

Wichtig ist auch, dass die Technologie mittlerweile so ausgereift ist, dass Mitarbeiter der Finanzabteilung problemlos im Umgang mit den Tools geschult werden können. Das bedeutet, dass es nicht mehr darum geht, einen komplizierten IT-Auftrag auszuführen, wenn eine bestimmte Aufgabe automatisiert werden soll.

Der beste Weg für Sie, den Einstieg in den Einsatz von Robotern zu finden, besteht darin, nach Prozessen zu suchen, in denen regelbasierte Tätigkeiten zum Tragen kommen. Dies könnte beispielsweise in folgenden Bereichen der Fall sein: Buchhaltung oder Steuerung.

Ein extrem effizienter Kostenabwicklungsprozess

Der Prozess des Spesenmanagements, oder anders ausgedrückt, der Prozess rund um die Abwicklung von Mitarbeiterausgaben, Reisekosten, Ausgaben, Kilometerstand und so weiter ist der ideale Ausgangspunkt. Was die Rolle der Finanzabteilung in diesem Prozess angeht, so handelt es sich um eine recht umfassende Aufgabe rund um Steuerung Es fallen Kosten an. Sie können mit großem Vorteil einen Roboter einsetzen, der den Großteil dieser Aufgabe übernimmt. Ein Schritt, der Ihren Kostenabwicklungsprozess erheblich beschleunigen und Ihnen einen Vorgeschmack auf das Potenzial von RPA geben wird.

Wenn Sie diesen Vorgang von einem Roboter ausführen lassen möchten, ist es jedoch Voraussetzung, dass Sie über klare Regeln und Richtlinien für die Ausgaben Ihrer Mitarbeiter verfügen. Sobald diese vorhanden sind, müssen Sie nach einer zuverlässigen Spesenmanagement-Software suchen, die über RPA-Funktionen zur Automatisierung der Kontrollaufgaben verfügt. Falls Sie bereits über ein System verfügen, müssen Sie prüfen, ob dieses für die Automatisierung geeignet ist. Beachten Sie jedoch, dass nicht alle Anbieter auf dem Markt support .

Da dieser Prozess stark regelbasiert ist, eignet er sich hervorragend für den Einstieg in RPA. Viel Spaß dabei!

Viel Spaß!

Häufig gestellte Fragen

Wie viel Prozent der Aufgaben in der Finanzabteilung lassen sich mit RPA automatisieren?

Eine in diesem Zusammenhang zitierte McKinsey-Studie schätzt, dass etwa 60 % der Aufgaben in einer Finanzabteilung entweder vollständig oder fast vollständig automatisiert werden können. Dies bietet Unternehmen jeder Größe erhebliche Möglichkeiten zur Produktivitätssteigerung und zur Umverteilung von Ressourcen.

Was ist Robotic Process Automation und worin unterscheidet sie sich von herkömmlicher Software?

RPA ist eine Kategorie von Automatisierungssoftware, die so konfiguriert werden kann, dass sie bestimmte sich wiederholende oder transaktionsbezogene Aufgaben ausführt und dabei als virtuelle Arbeitskraft fungiert. Im Gegensatz zu herkömmlicher Software, die bei jedem Schritt menschliche Eingaben erfordert, führen RPA-Bots regelbasierte Prozesse mit hoher Geschwindigkeit, fehlerfrei und ohne Unterbrechungen aus.

Warum ist das Ausgabenmanagement ein guter Ausgangspunkt für den Einsatz von RPA im Finanzwesen?

Das Ausgabenmanagement zeichnet sich durch hohe Transaktionsvolumina, einheitliche Regeln, sich wiederholende Schritte und klare Dokumentationsanforderungen aus. Diese Eigenschaften machen es ideal für RPA. Wenn Finanzteams hier beginnen, können sie in einem überschaubaren, gut nachvollziehbaren Prozess Erfahrungen mit der Automatisierung sammeln, bevor sie auf komplexere Bereiche ausweiten.

Wie viele Ressourcen sind erforderlich, um ein RPA-Projekt in einem Finanzteam zu starten?

Weniger als viele erwarten. Ein weit verbreiteter Irrtum ist, dass RPA-Projekte erhebliche IT-Investitionen und Spezialistenteams erfordern. In der Praxis begannen viele erfolgreiche Implementierungen mit einzelnen Prozessabschnitten statt mit einer vollständigen End-to-End-Automatisierung, und die für den Einstieg erforderlichen Ressourcen sind oft überschaubar.

Was passiert mit den Mitarbeitern im Finanzbereich, wenn RPA ihre Aufgaben automatisiert?

Das Ziel ist nicht der Personalabbau, sondern die Umverteilung von Arbeitskräften. Wenn RPA Routineaufgaben übernimmt, können sich Finanzfachleute auf Analysen, die Zusammenarbeit mit den Geschäftsbereichen und strategische Aufgaben konzentrieren, die Entscheidungsfindung erfordern. Unternehmen, die an die Grenzen des Outsourcings oder der Gehaltsarbitrage gestoßen sind, sehen in RPA den nächsten Hebel zur Effizienzsteigerung.