Why does a professional cycling team need expense management software?

A UCI WorldTour cycling team incurs a wide range of expenses on a global race calendar: Sport Directors' representation costs, spare parts purchased at local bike shops, coach mileage, and rider incidentals. Without a structured digital process, tracking, approving, and bookkeeping these costs across dozens of countries creates significant administrative overhead that pulls staff away from performance support.

What types of expenses does a cycling team typically process through Acubiz?

Team Qhubeka ASSOS processes expenses including Sport Director representation costs from sponsor meetings, mechanic purchases of spare parts, coach mileage for further education, and rider incidentals such as food and transport expenses. The common thread is that all of these are employee-initiated costs that need documentation, approval, and bookkeeping regardless of the sport.

How does Acubiz help organizations in competitive, time-critical environments?

By automating expense registration, approval routing, and bookkeeping, Acubiz eliminates the manual back-and-forth that typically occupies administrative staff. In a professional sports environment where every staff member's time has an impact on performance preparation, reducing routine administrative burden directly frees capacity for the work that matters most.

What makes Team Qhubeka ASSOS notable beyond cycling performance?

Team Qhubeka ASSOS was the first African cycling team to earn a UCI WorldTour license, allowing them to compete in the world's most prestigious races. The Qhubeka element of the team's identity is linked to the Qhubeka charity, which distributes bicycles to communities in Africa to improve access to education and work.

Team Qhubeka ASSOS: Sportliche Erfolge

Das Team Qhubeka ASSOS hat eine wichtige organisatorische Entscheidung getroffen. Es hat beschlossen, seine Kostenmanagement Prozesse mit Acubiz. Seit einiger Zeit ist es für das Team Qhubeka ASSOS eine Priorität, den Verwaltungsaufwand im Zusammenhang mit den Ausgaben zu minimieren, der naturgemäß im Zuge von Radrennen auf der ganzen Welt entsteht.

TL;DRDas Team Qhubeka ASSOS, das erste afrikanische Radsportteam, das eine UCI-WorldTour-Lizenz erhalten hat, hat sich für Acubiz entschieden, um die Spesenabrechnung im Rahmen seines weltweiten Rennkalenders zu optimieren. Durch die Automatisierung der Erfassung, Genehmigung und Verbuchung der vielfältigen Reisekosten des Teams schafft Acubiz administrative Entlastung, sodass mehr Zeit für die Arbeit an den „Marginal Gains“ bleibt, die im Spitzenradsport den Ausschlag für den Erfolg geben.

Das Team Qhubeka ASSOS war das erste afrikanische Radsportteam überhaupt, das eine UCI-WorldTour-Lizenz erhielt. Mit dieser Lizenz kann das Team in der kommenden Saison an den größten und prestigeträchtigsten Radrennen der Welt teilnehmen. Qhubeka und ASSOS hatten ihre Zusammenarbeit bereits vor Saisonbeginn bekannt gegeben, sodass das Team in den kommenden Jahren unter einem neuen Titelsponsor und in neuen Teamfarben an den Start gehen wird.

Wenn digitales Spesenmanagement Zeit zum Radfahren freimacht

In jeder Organisation fallen bei den Mitarbeitern im Rahmen ihrer Arbeit regelmäßig Ausgaben an. Das gilt auch für ein Profi-Radsportteam. Das können beispielsweise die Repräsentationskosten des Sportdirektors im Zusammenhang mit Sponsorengesprächen sein, der Mechaniker, der ein fehlendes Ersatzteil in einem örtlichen Fahrradgeschäft kauft, oder der Trainer, der Kilometerstand Ausgaben für seine/ihre Weiterbildung oder der Motorradfahrer, der sich auf dem Weg zu einer Wohltätigkeitsveranstaltung eine Tasse Kaffee kauft.

Es fallen zahlreiche Kosten an. Aus diesem Grund hat die Verwaltung beschlossen, zu prüfen, ob es möglich ist, den Zeitaufwand für Registrierung, Genehmigung, Kontrolle und Buchhaltung an Kosten. Zeitersparnis in einem Bereich schafft mehr Zeit in anderen Bereichen. Zeit, die für die Optimierung von Prozessen genutzt werden kann – was in wettbewerbsintensiven Umgebungen wie dem Spitzenradsport, in dem die Fahrer die besten Voraussetzungen für Erfolg und Rennsiege benötigen, von entscheidender Bedeutung ist.

Wenn es um den Radsport geht, ist oft die Rede davon, durch die Aerodynamik des Fahrrads oder die Ernährung der Fahrer Hundertstelsekunden einzusparen. Dabei kann Acubiz nicht helfen. Dafür kann unser digitaler und automatisierter Spesenmanagement-Service Zeit sparen und den Alltag aller Mitarbeiter ein wenig erleichtern.

Es geht um mehr als nur um den Sieg

Das Team Qhubeka ASSOS ist ein zielorientiertes Hochleistungsteam, das für etwas Größeres als bloße Siege antritt. Die Fahrer setzen sich dafür ein, Menschen in Afrika durch die Zusammenarbeit mit Qhubeka mit Fahrrädern zu mehr Mobilität zu verhelfen. Qhubeka ist eine Wohltätigkeitsorganisation, bei der Kinder und Erwachsene sich Fahrräder verdienen können und so ihren Zugang zu Schulen, Krankenstationen und Arbeitsplätzen verbessern. Angesichts der Armut können Fahrräder Leben verändern, indem sie dazu beitragen, sozioökonomische Herausforderungen auf der grundlegendsten Ebene anzugehen – indem sie den Menschen helfen, dorthin zu gelangen, wo sie hinmüssen.

Das Team hat mit Lasse Norman Hansen, Andreas Stokbro und Emil Vinjebo einen dänischen Einschlag, während der ehemalige Profi-Radrennfahrer Lars Michaelsen als sportlicher Leiter fungiert. Bei Acubiz haben wir das Team Qhubeka ASSOS bereits beim Radrennen „Tour des Alpes Maritimes“ begrüßt, das im Februar in Südfrankreich stattfand. CEO und Gründer Lars de Nully fuhr während der zweiten Etappe in Fayence gemeinsam mit Teammanager Lars Michaelsen im Begleitfahrzeug mit. Acubiz freut sich darauf, das Team in dieser Saison zu begleiten, und wir feuern es vom Straßenrand aus an.

Häufig gestellte Fragen

Warum braucht ein Profi-Radsportteam eine Software zur Spesenabrechnung?

Ein UCI WorldTour-Radsportteam hat im Rahmen des globalen Rennkalenders mit einer Vielzahl von Ausgaben zu tun: Repräsentationskosten der Sportdirektoren, in lokalen Fahrradgeschäften gekaufte Ersatzteile, Fahrtkosten der Trainer und Nebenkosten der Fahrer. Ohne einen strukturierten digitalen Prozess verursacht die Erfassung, Genehmigung und Verbuchung dieser Kosten in Dutzenden von Ländern einen erheblichen Verwaltungsaufwand, der die Mitarbeiter von ihrer eigentlichen Aufgabe – support – abhält.

Welche Arten von Ausgaben wickelt ein Radsportteam in der Regel über Acubiz ab?

Das Team Qhubeka ASSOS wickelt Ausgaben ab, darunter Repräsentationskosten des Sportdirektors bei Sponsorentreffen, den Kauf von Ersatzteilen durch Mechaniker, Fahrtkosten der Trainer für Fortbildungen sowie Nebenkosten der Fahrer wie Verpflegungs- und Transportkosten. Allen diesen Ausgaben ist gemeinsam, dass es sich um von Mitarbeitern verursachte Kosten handelt, die unabhängig von der Sportart dokumentiert, genehmigt und verbucht werden müssen.

Wie unterstützt Acubiz Unternehmen in wettbewerbsintensiven, zeitkritischen Umgebungen?

Durch die Automatisierung der Spesenabrechnung, des Genehmigungsworkflows und der Buchhaltung macht Acubiz den manuellen Hin- und Her-Austausch überflüssig, der das Verwaltungspersonal normalerweise beschäftigt. In einem Profisportumfeld, in dem die Zeit jedes einzelnen Mitarbeiters Einfluss auf die Leistungsvorbereitung hat, schafft die Reduzierung des routinemäßigen Verwaltungsaufwands direkt Kapazitäten für die Arbeit, die am wichtigsten ist.

Was zeichnet das Team Qhubeka ASSOS über seine sportlichen Leistungen im Radsport hinaus aus?

Das Team Qhubeka ASSOS war das erste afrikanische Radsportteam, das eine UCI-WorldTour-Lizenz erhielt, wodurch es an den renommiertesten Rennen der Welt teilnehmen kann. Der Name „Qhubeka“ in der Teambezeichnung steht in Verbindung mit der Wohltätigkeitsorganisation Qhubeka, die Fahrräder an Gemeinden in Afrika verteilt, um den Zugang zu Bildung und Arbeit zu verbessern.