Acubiz optimiert das Spesenmanagement, indem es den gesamten Prozess von der Transaktion bis zur Buchhaltung bei Firmenkreditkarten digitalisiert. Durch die Beseitigung von „Datenlücken“ wie Belegen und unternehmensspezifischen Angaben verwandelt Acubiz Kreditkarten in effiziente, technologiegestützte Werkzeuge und vereinfacht so die Buchhaltung und die Dokumentation.
TL;DRAcubiz digitalisiert den gesamten Prozess von der Transaktion mit der Firmenkreditkarte bis zum Buchungseintrag und schließt dabei Datenlücken wie fehlende Belege und nicht zugeordnete Transaktionen, die die Arbeit der Finanzteams verlangsamen. Das Ergebnis ist eine automatisierte Wertschöpfungskette vom Kartendurchzug bis zur ERP-Buchung, ohne dass in irgendeinem Schritt eine manuelle Neueingabe erforderlich ist.
Acubiz hat es sich zum Ziel gesetzt, die Verwaltungsprozesse für Unternehmen und ihre Mitarbeiter zu vereinfachen. Dies lässt sich auf vielfältige Weise erreichen, und der Schwerpunkt von Acubiz liegt auf Spesenmanagement.
Beim Ausgabenmanagement geht es um die geschäftsbezogenen Ausgaben, die vielen Mitarbeitern bei der Ausübung ihrer Tätigkeit entstehen. Paradox und zugleich ziemlich amüsant ist jedoch, dass jedes Mal, wenn einem Mitarbeiter Ausgaben entstehen, mehr Arbeit im Zusammenhang mit der Dokumentation, Begründung, Kontrolle und Genehmigung anfällt, Buchhaltung, wobei die Erfassung und manchmal auch die Abrechnung der Ausgaben erfolgt. Unser Ziel ist es, den gesamten Ablauf der Ausgabentransaktion zu digitalisieren und zu automatisieren – vom Zeitpunkt des Entstehens bis zur Verbuchung.
In diesem Blogbeitrag werde ich mich auf die Ausgaben konzentrieren, die mit Firmenkreditkarten und ich werde Ihnen erläutern, wie Sie eine vollständig digitale Wertschöpfungskette rund um den Lebenszyklus einer Ausgabe aufbauen können – von der Transaktion bis zur Buchhaltung.
Die Schwarzen Löcher
Die Überschrift dieses Abschnitts und der Begriff „Schwarze Löcher“ im Zusammenhang mit Firmenkartentransaktionen stammen von unserem Freund, Lars Kristoffersen. Lars arbeitet als Cash Manager bei Nordea, und unter anderem berät er Firmenkunden zum Einsatz von Firmenkreditkarten. Vor kurzem verwendete Lars diese Analogie bei einer Sitzung mit dem Cash-Management-Team von Nordea, bei der es um unser gemeinsames Angebot mit First Card und Acubiz, und ich finde, das trifft den Nagel auf den Kopf.
Wie ich bereits eingangs beschrieben habe, entsteht jedes Mal, wenn ein Mitarbeiter eine Firmenkreditkarte nutzt, zusätzlicher Arbeitsaufwand. Dieser Aufwand besteht darin, jede Transaktion mit den erforderlichen Informationen anzureichern, um die Ausgabe korrekt zu verbuchen. Dies hängt sowohl mit gesetzlichen Vorgaben als auch mit unternehmensspezifischen Anforderungen und Regeln zusammen. Um es mit Lars’ Worten zu sagen: Die fehlenden Informationen lassen sich als „schwarze Löcher“ beschreiben, und bei der Datenanreicherung jeder Transaktion geht es schlichtweg darum, diese „schwarzen Löcher“ zu füllen.
Wenn Ausgaben mit einer Firmenkreditkarte beglichen werden, liegen bestimmte Informationen bereits in digitaler Form vor. Dazu gehören beispielsweise Angaben wie Datum und Uhrzeit der Transaktion, Währung sowie Informationen zum Händler (über MCC-Codes). Diese Daten sind natürlich für den weiteren Ablauf bis zur Buchhaltung sehr nützlich, doch es werden noch weitere Angaben benötigt.
Welche Art von Informationen lassen sich dann als „schwarze Löcher“ bezeichnen? Nun, wenn wir mit dem rechtlichen Aspekt beginnen, ist der Beleg für eine bestimmte Ausgabe wichtig. Nach dem dänischen Buchhaltungsgesetz muss der Ausgabenbeleg oder eine Kopie davon (die auch digital sein kann) fünf Jahre lang aufbewahrt werden. Die anderen „schwarzen Löcher“ hängen mit der jeweiligen Organisationsstruktur und den Anforderungen an die Buchhaltung sowie an die zusätzliche Dokumentation im Zusammenhang mit Ausgaben zusammen. Die eigentliche Buchhaltungsarbeit kann von der Befolgung einer einfachen Kontenplan komplexer zu gestalten, beispielsweise mit Zuordnungsanforderungen für bestimmte Abteilungen, Projekte oder Kunden, angesichts der Komplexität und Struktur im Zusammenhang mit finanziellen Dimensionen. Abgesehen davon kann es auch zu „Lücken“ bei der Dokumentation für die Genehmigung von Ausgaben – in der Regel von Mitarbeitern über einen oder mehrere Vorgesetzte.
Wenn wir nun wieder auf die Buchhaltungs- und Rechnungslegungsaufgaben zurückkommen, so handelt es sich hierbei um eine Aufgabe, die traditionell in den Zuständigkeitsbereich der Finanzabteilung. Was jedoch die mit Firmenkreditkarten beglichenen Ausgaben angeht, schlage ich vor, diese Aufgabe dem Karteninhaber zu übertragen – die „Lücken“ sollten sofort nach Entstehung der Ausgabe geschlossen werden.
Eine digitale Wertschöpfungskette
Wie schaffen Sie eine digitale Wertschöpfungskette, die Ihre Firmenkreditkarten mit Ihrem ERP- oder Finanzsystem verbindet? Und wie können Ihre Mitarbeiter die Buchung und Abrechnung ihrer Ausgaben selbst übernehmen? Dazu müssen Sie ein Tool finden, das folgende Funktionen bietet:
- Rufen Sie die Transaktionsdaten Ihrer Firmenkreditkarten ab.
- Es soll dem Nutzer/Karteninhaber ermöglicht werden, die „Lücken“ durch einfache Schritte zu schließen.
- Stellen Sie buchhaltungsreife Daten für Ihr ERP- oder Finanzsystem bereit.
Offensichtlich kommt hier eine Lösung wie die unsere ins Spiel, und die folgende Abbildung veranschaulicht den Ablauf.
Wenn Sie nach einem Tool suchen, das Ihnen beim Aufbau dieser Kette helfen kann, gibt es vieles zu recherchieren und zu berücksichtigen. Für den Anfang ist es jedoch wichtig, dass Sie sich über Folgendes Gedanken machen:
- Benutzerfreundlichkeit – Das Tool muss einfach und intuitiv zu bedienen sein, sonst werden Ihre Vertriebsmitarbeiter, consultant usw. niemals die Spesenabrechnung und Buchhaltung für Sie übernehmen.
- Sicherheit – Denken Sie daran, dass das Tool Zahlungskarten- und Transaktionsdaten verarbeitet. Dies muss auf sichere Weise erfolgen.
- Funktionen und Integrationsmöglichkeiten – Sehen Sie sich Ihre sonstigen mitarbeiterbezogenen Ausgaben an, beispielsweise im Zusammenhang mit Fahrtkosten oder privaten Auslagen von Mitarbeitern ohne Firmenkreditkarten. Stellen Sie sicher, dass die Lösung über Funktionen und die nötige Flexibilität verfügt, um vielfältige Anforderungen abzudecken. Integrationsmöglichkeiten sind natürlich wichtig – wenn sich das Tool nicht mit Ihren spezifischen Firmenkreditkarten oder Ihrem spezifischen Finanzsystem verbinden lässt, stehen Sie wieder am Anfang.
Sie wissen wahrscheinlich, wie Verkäufer normalerweise sind, und fragen sich vielleicht noch einmal, ob es „wirklich möglich“ ist, dass sie die Ausgaben korrekt verbuchen? Nun, die Antwort lautet: Ja, das ist durchaus möglich, vorausgesetzt, man geht dabei richtig vor. Lesen Sie, was Per Baltsen, Finanzvorstand bei Dansk Brandteknik A/S, dazu zu sagen hat.
„Karte voller Technik“
Eine Lösung für das Spesenmanagement hat viele Facetten, aber ein Aspekt, den ich oft hervorhebe, ist, dass sie es Ihnen ermöglicht, Ihren Firmenkreditkarten mehr Leistung zu verleihen – ja sogar Superkräfte! Sie werten die Karten buchstäblich durch Technologie auf. Technologie, die die Karten intelligenter macht. Technologie, die es einfach macht, die „schwarzen Löcher“ zu füllen. Technologie, die es Ihnen ermöglicht, die Kette zu schaffen, die ich in diesem Blogbeitrag skizziert habe. Technologie, die Ihrem Unternehmen viel Zeit spart – sowohl in den Finanzabteilungen als auch bei den Nutzern bzw. Karteninhabern.
Anders ausgedrückt: Wenn es um Ausgaben geht, die mit Firmenkreditkarten beglichen werden, übernehmen die Karten den Großteil der Buchhaltung für Sie! Außerdem helfen die Karten Ihren Vertriebsmitarbeitern, Beratern und anderen Nutzern dabei, den Überblick über ihre Belege und Spesenabrechnungen zu behalten.
Häufig gestellte Fragen
Was sind „Daten-Schwarze Löcher“ im Ausgabenmanagement von Firmenkreditkarten?
Datenlücken entstehen, wenn eine Kartentransaktion zwar von der Bank erfasst wird, die dazugehörige Quittung, Kostenstelle, Projektnummer oder Umsatzsteuerangabe jedoch fehlt. Die Finanzabteilungen müssen dann Zeit darauf verwenden, Mitarbeiter um die entsprechenden Belege zu bitten oder Transaktionen ohne vollständige Kontierung zu verbuchen. Acubiz schließt diese Lücken, indem es die Mitarbeiter dazu verpflichtet, Quittungen und Kontierungsangaben direkt beim Kauf anzuhängen: Diese werden automatisch der jeweiligen Kartentransaktion zugeordnet.
Wie wickelt Acubiz Transaktionen mit Firmenkreditkarten automatisch ab?
Wenn ein Mitarbeiter eine mit Acubiz verknüpfte Firmenkreditkarte verwendet, wird die Transaktion automatisch in die Acubiz-App des Mitarbeiters importiert. Der Mitarbeiter fügt ein Foto des Belegs sowie alle erforderlichen Angaben hinzu und sendet die Daten anschließend ab. Die kodierte Ausgabe durchläuft den Genehmigungsworkflow und wird direkt als buchungsfertiger Eintrag in das ERP-System übernommen – ganz ohne manuellen Eingriff seitens der Finanzabteilung.
Was ist erforderlich, um eine Firmenkreditkarte mit einem Spesenmanagementsystem zu verknüpfen?
Der Kartenanbieter muss support : entweder direkt oder über die Kartenintegrationen von Acubiz mit großen Emittenten wie Nordea First Card, Eurocard und Visa. Sobald die Verbindung hergestellt ist, werden die Transaktionen automatisch in Acubiz angezeigt, in der Regel innerhalb von 24 Stunden. Es ist keine spezielle Hardware oder komplexe Einrichtung erforderlich; die Konfiguration erfolgt im Rahmen des Acubiz-Onboarding-Prozesses.
Wie lässt sich Acubiz für die Buchhaltung von Firmenkreditkarten in ERP-Systeme integrieren?
Acubiz übermittelt genehmigte und vollständig kodierte Kartenausgaben direkt an Ihr ERP-System – darunter Microsoft Dynamics 365 Business Central, e-conomic, SAP und andere – als Buchungssätze. Die Integration ordnet jede Ausgabenkategorie dem richtigen Konto in Ihrem Kontenplan zu und gewährleistet so eine korrekte Umsatzsteuerabwicklung und Kostenverrechnung ohne manuelle Buchhaltung.
Kann Acubiz verschiedene Kartentypen und Fremdwährungen verarbeiten?
Ja. Acubiz unterstützt verschiedene Kartentypen – Kredit-, Debit- und virtuelle Karten – von unterschiedlichen Emittenten und wickelt Transaktionen in mehreren Währungen mit automatischer Wechselkursumrechnung ab. Damit eignet sich die Lösung für Unternehmen, deren Mitarbeiter international unterwegs sind oder Karten verschiedener Banken besitzen.
