TL;DR
Kurz gesagt: Wie können Sie Integrationsprobleme im Ausgabenmanagement vermeiden? Wenn ein Ausgabenmanagement-System nicht effektiv mit Ihren ERP- und Gehaltsabrechnung-Systemen integriert ist, kann dies zu doppelter Arbeit, manuellen Fehlern und zusätzlichen Kontrollschritten führen. Um dies zu vermeiden, sollten Unternehmen sich auf drei Dinge konzentrieren: Integration als Konfiguration statt Entwicklung gestalten, Ausgaben erfassen, wenn sie anfallen, und Genehmigungen sowie Datenflüsse standardisieren.
Dies ermöglicht es, dass buchführungsbereite Daten direkt in Ihre ERP- und Gehaltsabrechnung-Systeme fließen, während die Verwaltungszeit reduziert wird und der Monatsabschluss erleichtert wird.
Wenn Ausgabenmanagement- und ERP-Systeme nicht nahtlos zusammenarbeiten, summieren sich schnell manuelle Arbeit, Fehler und zusätzliche Kontrollschritte. Halten Sie die Integration einfach, erfassen Sie Ausgaben, wenn sie anfallen, und standardisieren Sie Genehmigungen und Datenflüsse, damit buchführungsbereite Daten ohne unnötige manuelle Arbeit in Ihr ERP- und Gehaltsabrechnung-System gelangen.
Hier sind drei Beobachtungen, die immer wieder auftauchen, wenn Finanzteams Ausgaben unter Kontrolle bringen möchten – ohne es zu einem IT-Projekt zu machen:
Wenn Sie Herausforderungen wie übermäßige Verwaltungszeit, manuelle papiergebundene Prozesse, verlorene Belege und eine kurzfristige Ausgabenregistrierung erkennen, sind Sie weit nicht allein.
Acubiz' eigene Forschung deutet auf genau diese Herausforderungen vor der Implementierung hin:
77 % nannten übermäßige Verwaltungszeit, 66 % physische Belege, 53 % verlorene Belege und 49 % verspätete Ausgabenregistrierung.
Es geht nicht darum, dass das Problem existiert.
Es geht darum, was passiert, wenn die Integration nicht funktioniert.
Wenn Ihr Ausgabenmanagement-System nicht nahtlos mit Ihrem ERP funktioniert, entstehen doppelte Arbeiten: Daten werden an mehreren Stellen eingegeben, Fehler müssen manuell korrigiert werden, und zusätzliche Kontrollschritte werden hinzugefügt. Dies ist auch der Punkt, an dem viele Projekte zu scheitern beginnen. Kontenplan, Dimensionen, Genehmigungen, Synchronisierung und Datenfelder stimmen nicht überein – und plötzlich wird eine Finanzinitiative zum Kampf um IT-Ressourcen und Zeit.
Martin Eriksen, Marketing Director bei Acubiz, bringt es auf den Punkt:
"Es ist einfacher, eine Kostenstelle zuzuordnen, wenn sie anfällt, als sie später zuzuordnen."
Alles, was nötig ist, ist ein System, das den Prozess unterstützt – und eine Integration, die einfach genug ist, damit die Daten tatsächlich den gesamten Weg durchlaufen.
Acubiz wurde als Infrastruktur für Ausgaben entwickelt – nicht nur als App.
In der Praxis bedeutet dies, dass Mitarbeiter Ausgaben sofort erfassen können, indem sie ein Foto ihres Belegs machen, Unternehmenskartenkäufe automatisch abgeglichen werden und Ausgaben durch einen regelgesteuerten Genehmigungsworkflow gesendet werden.
Mit klaren Unternehmensrichtlinien und einem transparenten Audit-Trail wird die Compliance nicht zu einer zusätzlichen Aufgabe, sondern zu einem integrierten Teil des Standardprozesses.
Das Wichtigste ist jedoch:
Daten erreichen Ihr ERP- und Gehaltsabrechnung-System in buchführungsbereitem Zustand.
Integration wird daher Teil des Designs – nicht etwas, das Sie am Monatsende als Problem entdecken.
Dies ist auch der Grund, warum Fälle wie BDO und Bonnier Publications sich nicht auf langwierige Systemänderungen konzentrieren, sondern darauf, schnell einsatzbereit zu sein und einen konsistenten Prozess zu schaffen.
Bei BDO bringt Nina Hjorthmose es einfach auf den Punkt:
"Jetzt können sie einfach ein Foto ihres Belegs machen und den Ausgabenbericht sofort ausfüllen."
Das ist genau die Art von Verhalten, die Ruhe und Sicherheit für die Finanzfunktion schafft.
Und wenn Sie einen Schritt zurücktreten, sind die Prozesse oft miteinander verbunden:
Wenn Sie Engpässe bei Lieferantenrechnungen haben, kann Acubiz zusammen mit Compello die Rechnungsverarbeitung vom Beleg bis zur Buchung in Ihrem ERP automatisieren.
Wenn Sie dokumentierte Zeit für Operationen und Berichterstattung benötigen, können Acubiz und mTIME einfache, mobile Zeiterfassung hinzufügen.
Wenn Sie Verwaltungszeit reduzieren, Papier eliminieren, verspätete Spesenregistrierung vermeiden und Ihre Finanzprozesse stärken möchten, wählen Sie nicht nur nach Funktionen aus.
Beginnen Sie mit dem Datenfluss.
Wenn die Integration einfach ist, wird alles andere auch einfacher – für Mitarbeiter, Finanzwesen und IT.