Warum sollten Sie Ihre Rechnungsabwicklung automatisieren? | Visma Acubiz

„Automatisierung“ ist zu einem bekannten Schlagwort geworden, mit dem der Einsatz von Technologie zur automatischen Ausführung von Aufgaben mit minimalem menschlichem Eingriff bezeichnet wird. Die Rechnungsmanagement Dieser Prozess bildet da keine Ausnahme. Hier gibt es zahlreiche Möglichkeiten zur Automatisierung.

TL;DRDie Automatisierung des Rechnungsmanagements bietet sechs messbare Vorteile: schnellere Bearbeitung, weniger Fehler, geringere Kosten, bessere Arbeitsbedingungen für die Mitarbeiter, höhere Skalierbarkeit und eine verbesserte Entscheidungsfindung durch Echtzeitdaten. Acubiz skizziert einen vierstufigen Implementierungsweg, der von der Digitalisierung des Rechnungseingangs bis zur ERP-Integration reicht, wobei der letzte Schritt die Bearbeitungszeit für Rechnungen um bis zu 70 % verkürzen kann.

Vorteile der automatisierten Rechnungsverwaltung

In diesem Blogbeitrag werfen wir einen genaueren Blick auf die Vorteile, die Ihnen die Automatisierung Ihres Rechnungsmanagements bietet, und geben Ihnen wertvolle Tipps, wo Sie ansetzen sollten, wenn Sie dies in Ihrem Unternehmen umsetzen möchten.

Hier sind 6 Vorteile der automatisierten Rechnungsverwaltung:

1. Steigert die Effizienz und spart Zeit: Langsame und ineffiziente Prozesse kosten Ihr Unternehmen Zeit und Geld. Durch die Automatisierung des Rechnungsprozesses lassen sich sich wiederholende Aufgaben mithilfe künstlicher Intelligenz schnell und effizient erledigen, wodurch die Geschwindigkeit erhöht und der Arbeitsablauf optimiert wird.
2. Weniger Fehler und höhere Genauigkeit: Bei manueller Arbeit besteht immer das Risiko menschlicher Fehler. Die Automatisierung des Rechnungsstellungsprozesses verringert dieses Risiko erheblich und erhöht gleichzeitig die Genauigkeit und Qualität der Arbeit. 
3. Senkt die Kosten: Die Investition in die Automatisierung Ihres Rechnungswesens ist eine Investition in die Zukunft Ihres Unternehmens. Trotz der Einführungskosten für die Rechnungsmanagement-Lösung kann die Automatisierung durch eine gesteigerte Produktivität in Ihrem Rechnungswesen langfristig spürbare Einsparungen erzielen.
4. Bessere Arbeitsbedingungen: Indem Sie Routineaufgaben der Automatisierung überlassen, gewinnen Ihre Mitarbeiter Zeit, um sich auf wichtigere Aufgaben in Ihrem Unternehmen zu konzentrieren.
5. Skalierbarkeit und Flexibilität: Dank der Automatisierung kann Ihr Unternehmen seine Abläufe leichter kontinuierlich an Veränderungen der Nachfrage anpassen, ohne dass dabei nennenswerte logistische oder finanzielle Herausforderungen entstehen. Ganz gleich, ob Sie 5 oder 100 Rechnungen erhalten – die Automatisierung sorgt dafür, dass der Prozess weiterhin effizient und reibungslos abläuft.
6. Bessere Entscheidungen: Die automatisierte Datenerfassung und -analyse ermöglicht Ihnen einen schnellen Zugriff auf wertvolle Echtzeit-Erkenntnisse, sodass Sie fundiertere Entscheidungen treffen können.

Wo fange ich mit der Automatisierung an?

Es steht außer Frage, dass Sie durch die Automatisierung Ihres Rechnungsmanagements zahlreiche wertvolle Vorteile erzielen können. Kurz gesagt sieht der Implementierungsprozess wie folgt aus:

Schritt 1: Digitalisierung und Automatisierung der Rechnung Quittung.

Schritt 2: Automatisierung des Validierungs- und Genehmigungsprozesses zur Optimierung des Arbeitsablaufs.

Schritt 3: Automatisierung der Erfassung und Zuordnung von Rechnungen, wodurch sich die Bearbeitungszeit um bis zu 70 % verkürzt.

Schritt 4: Die Integration in ERP- und Finanzsysteme gewährleistet einen reibungslosen Ablauf und Aktualisierungen in Echtzeit.

Schritt 5: Durch kontinuierliche Bewertung und Optimierung können Sie einen Automatisierungsgrad von über 90 % erreichen.

Möchten Sie mehr erfahren? Lesen Sie unseren Blogbeitrag darüber, wie Sie Ihre Rechnungsbearbeitung automatisieren können. hier.

Häufig gestellte Fragen

Was sind die wichtigsten Vorteile einer Automatisierung des Rechnungsmanagementprozesses?

In dem Beitrag werden sechs Vorteile genannt: Effizienzsteigerung und Zeitersparnis durch den Wegfall langwieriger manueller Schritte; höhere Genauigkeit und weniger Fehler durch den Wegfall der manuellen Dateneingabe; Kostensenkung durch langfristige Produktivitätssteigerungen; bessere Arbeitsbedingungen für Mitarbeiter, die von Routineaufgaben entlastet werden; Skalierbarkeit, sodass der Prozess fünf oder 500 Rechnungen mit gleicher Effizienz bearbeiten kann; sowie bessere Entscheidungen durch Echtzeit-Einblicke in die Daten.

Um wie viel lässt sich die Bearbeitungszeit für Rechnungen durch Automatisierung verkürzen?

Dem Beitrag zufolge lässt sich durch die Automatisierung des Buchungs- und Abgleichsprozesses bei der Rechnungsbearbeitung die Bearbeitungszeit um bis zu 70 % reduzieren. Dies ist in der Regel der zeitaufwendigste manuelle Schritt, der den Abgleich von Rechnungen mit Bestellungen, die Zuordnung zu den richtigen Konten und die Eingabe der Daten in das Finanzsystem umfasst.

Was sind die vier Schritte zur Automatisierung der Rechnungsbearbeitung?

Der erste Schritt besteht in der Digitalisierung des Rechnungseingangs, wodurch die manuelle Erfassung von Papierbelegen und PDF-Dateien entfällt. Der zweite Schritt ist die Automatisierung der Prüf- und Genehmigungsabläufe. Der dritte Schritt ist die Automatisierung der Buchung und des Abgleichs mit der Bestellung – hier ergibt sich die größte Zeitersparnis. Der vierte Schritt ist die vollständige Integration in ERP- und Finanzsysteme, um sicherzustellen, dass der automatisierte Prozess durchgängig und ohne manuelle Eingriffe abläuft.

Wo sollte ein Unternehmen bei der Planung der Rechnungsautomatisierung ansetzen?

Beginnen Sie mit dem Schritt des Rechnungseingangs: Stellen Sie sicher, dass alle Rechnungen in digitaler Form, idealerweise im EHF-Format, eingehen und dass eine OCR- oder KI-Ebene die Daten automatisch liest und extrahiert. Diese eine Änderung macht die manuelle Dateneingabe überflüssig – den fehleranfälligsten und zeitaufwendigsten Teil des Prozesses – und schafft die Grundlage für die nachfolgenden Automatisierungsschritte.