How general expenses and travel expenses should be managed today

Die meisten Unternehmen haben die Prozesse im Zusammenhang mit den Ausgaben, die ihren Mitarbeitern im Rahmen ihrer Tätigkeit entstehen, ganz oder teilweise digitalisiert und automatisiert. Dabei handelt es sich um Ausgaben, die zur Erledigung verschiedener arbeitsbezogener Aufgaben erforderlich sind.

TL;DRDie manuelle Verwaltung von Mitarbeiterausgaben ist nicht mehr tragbar: Fehler, Verzögerungen und fehlende Echtzeit-Transparenz verursachen messbare finanzielle Kosten. Acubiz bietet eine einheitliche Plattform für alle Ausgabenarten – von Kilometerpauschalen und Reisekosten bis hin zu Abonnements und Repräsentationskosten – mit vollständiger Automatisierung, mobiler Erfassung und direkter ERP-Integration für Unternehmen, die jederzeit auf präzise Daten angewiesen sind.

Sie machen einen beträchtlichen Teil der Betriebskosten aus und können alles Mögliche umfassen – von kleinen Anschaffungen über Ausgaben für Software-Abonnements und Beratungsleistungen bis hin zu Repräsentationskosten, Reisekosten usw.

Auch wenn zahlreiche Unternehmen bereits auf Acubiz und ähnliche digitale Lösungen umgestiegen sind, um ihre Abläufe in diesem Bereich zu optimieren, gibt es immer noch einige, die hinterherhinken und manuell arbeiten. Das funktioniert im Jahr 2025 nicht mehr. Zudem ist es eine Tatsache, dass eine Reihe der Unternehmen, die in diesem Bereich bereits digitalisiert sind, in Wirklichkeit nur mit einem teilweise digitalisierten und automatisierten Prozess arbeiten. Auch das funktioniert im Jahr 2025 nicht mehr.

Wir geben Ihnen einige Hinweise dazu, wie man es richtig macht und welche Vorteile das hat.

Alle Kauf-, Zahlungs- und Transaktionsmethoden müssen unterstützt werden

Von Mitarbeitern verursachte Ausgaben kommen ständig vor und betreffen viele verschiedene Arten von Anschaffungen. Zudem gibt es große Unterschiede hinsichtlich der Art und Weise, wie sie bezahlt und abgerechnet werden.

Manche Käufe erfolgen gemäß einer klassische Rechnung, bei anderen Einkäufen leisten die Mitarbeiter Vorauszahlungen aus eigener Tasche, und manche Einkäufe werden mit Firmenkreditkarten bezahlt.

Natürlich hängt die gewählte Methode von den vom Lieferanten/Händler angebotenen Optionen ab, und auch die Regeln und Richtlinien des Unternehmens spielen eine Rolle. Stellt das Unternehmen beispielsweise Firmenkreditkarten für seine Mitarbeiter zur Verfügung oder nicht?

Um eine umfassende Digitalisierung dieses Bereichs zu erreichen, müssen sich Unternehmen bewusst sein, dass alle möglichen Einkaufs-, Zahlungs- und Transaktionskanäle in ein digitaler Arbeitsablauf, der vom Einkauf bis zur Buchhaltung und Rechnungslegung reicht.

Denken Sie auch daran, dass zwar alle Mitarbeiter über Firmenkarten verfügen, es jedoch Situationen geben kann, in denen dieses Zahlungsmittel nicht einsetzbar ist. In solchen Fällen ist es wichtig, auf eine alternative Zahlungsmethode zurückgreifen zu können – andernfalls wird der Prozess letztendlich nur teilweise digital ablaufen.

Mobilität bedeutet Flexibilität

Es ist mühsam, eine Excel-Tabelle auf einem Smartphone auszufüllen. Punkt!

Der klassische Geschäftsreisende ist online und benötigt Zugang zu intelligenten mobilen Plattformen, über die administrative Aufgaben erledigt werden können.

Excel-Tabellen erfüllen nicht die Anforderung, zeit- und ortsunabhängig einsetzbar zu sein. Kurz gesagt: Die Anforderungen an die Funktionen mobiler Plattformen nehmen immer weiter zu.

Übrigens sind es heutzutage nicht mehr nur Geschäftsreisende, die mobil sind und von verschiedenen Orten aus arbeiten. Infolge der weltweiten Pandemie der letzten Jahre arbeiten auch andere Mitarbeitergruppen zunehmend von zu Hause aus und sind somit physisch von ihrem traditionellen Arbeitsplatz getrennt.

Deshalb funktioniert es nicht mehr, wenn Mitarbeiter daran gewöhnt sind, Belege einfach auf den Schreibtisch des Buchhalters zu legen. Ausgaben, Kosten und Reisekosten müssen daher von überall aus abgewickelt werden können – digital und automatisch.

Es ist außerdem mühsam, E-Mails mit Rechnungen hin und her zu schicken, die genehmigt und bezahlt werden müssen. Zugegeben, diese Dokumente liegen zwar nicht in Papierform vor, aber das allein macht den Prozess noch lange nicht digital, automatisiert oder flexibel.

Automatisierung muss die Regel sein

Kurz gesagt läuft ein manueller Prozess in etwa so ab:

1. Der Mitarbeiter ist für die Erfassung, Aufbewahrung und Weiterleitung von Belegen und Spesenunterlagen an die Genehmigungsberechtigten sowie an die Finanzabteilung.

2. Die Genehmiger prüfen die Ausgaben und leiten sie an die Finanzabteilung weiter, die die Ausgaben schließlich überprüft und validiert sowie den Prozess zur Erfassung und Eingabe der Ausgabendaten in die Buchhaltung einleitet, damit die Buchführung im Finanzsystem erfolgen kann.

3. Anschließend werden Rechnungen und Quittungen zu Dokumentationszwecken aufbewahrt.

Auf der anderen Seite haben wir den automatisierten Prozess:

1. Der Mitarbeiter nutzt eine mobile App, um die Ausgaben zu dokumentieren

• Mit der Smartphone-Kamera wird ein Bild des Papierbelegs aufgenommen, und die Daten werden automatisch ausgelesen.
• Wenn es um Rechnungen geht, werden diese automatisch gescannt und für die weitere Bearbeitung vorbereitet.
• Werden Firmenkarten verwendet, werden die Transaktionsdaten daraus automatisch abgerufen und dem entsprechenden Beleg zugeordnet.

2. Der Mitarbeiter erfasst die Ausgaben anschließend digital und leitet sie an einen digitalen Workflow weiter, der auch den Genehmiger und die Finanzabteilung erreicht.

3. Der Vorgesetzte genehmigt die Spesen über sein Smartphone, und die Finanzabteilung erhält die Spesendaten in einer für die Buchhaltung verarbeitbaren Form.

Der automatisierte Prozess bietet zudem die Möglichkeit, verschiedene automatische Prüfungen und Validierungen der Ausgaben zu konfigurieren.

Die Automatisierung zahlt sich durch deutlich geringere Fehlerquoten und wesentlich kürzere Bearbeitungszeiten aus. In vielen Fällen können Unternehmen bis zu 80 Prozent an Verwaltungszeit einsparen.

Wir wollen Präzision – manuelle Prozesse führen zu einer hohen Fehlerquote

Die manuelle Dateneingabe erhöht das Fehlerrisiko. Wenn mehrere Personen daran beteiligt sind, wird es noch komplizierter.

Wenn ein Mitarbeiter einen Einkauf tätigt, erhält er eine Quittung. Anschließend muss der Mitarbeiter die Daten aus der Quittung (per Tastatureingabe) erfassen, beispielsweise in einer Tabellenkalkulation, die dann möglicherweise ausgedruckt werden muss, damit die Quittung beigefügt werden kann. Stellt die Finanzabteilung einen Fehler fest, muss sie Zeit für die Klärung und Korrektur des Fehlers aufwenden; es besteht jedoch auch das Risiko, dass der Fehler einfach übersehen wird.

Nehmen wir einmal einen Einkauf mit einer Firmenkreditkarte als Beispiel:

In einem automatisierten Prozess werden die Transaktionsdaten der Karte automatisch abgerufen, strukturiert und mit einem Bild der Belege abgeglichen. Anschließend werden sie kategorisiert (beispielsweise als Essen und Getränke, Taxi, Zug, Parken usw.). Ausgabenkontrolle gemäß Unternehmensrichtlinien und gesetzliche Vorschriften (beispielsweise Steuerbestimmungen) sind in eine automatisierte Lösung integriert, sodass Genauigkeit und Transparenz gewährleistet sind.

Der Punkt ist, dass die Daten jeder einzelnen Transaktion sofort nach ihrem Eintreten erfasst werden und Sie so präzisere Daten für Ihre Buchhaltung erhalten.

Echtzeitdaten sind wichtig und gewährleisten einen reibungslosen Ablauf

Ein großer Teil der Kosten eines Unternehmens entfällt auf die zuvor beschriebenen Kostenarten, und etwa zehn Prozent der Betriebskosten eines Unternehmens entfallen auf Reise- und Repräsentationskosten – daher ist es sinnvoll, die Prozesse im Zusammenhang mit diesen Kosten im Griff zu haben.

Ein manueller Prozess, bei dem Mitarbeiter Belege im Laufe der Zeit sammeln und diese dann in Stapeln – entweder in Papierform oder per E-Mail – zur Genehmigung und Buchung einreichen, kann jedoch schnell zu unangenehmen Überraschungen führen. Das ist zeitaufwendig und verzögert die Buchhaltung, was zu einem ungenauen Überblick über die Kosten führt.

Durch automatisierte Kostenmanagement, werden Unternehmen mit aktuellen Daten arbeiten und eine völlig neue Grundlage für ihre Geschäftstätigkeit erhalten.

Möchten Sie mehr erfahren?

Bei Acubiz, können wir Ihnen bei der Digitalisierung des Spesenmanagements Ihres Unternehmens und der Anbindung an Ihre Firmenkreditkarte und Ihr Finanzsystem helfen. Erfahren Sie mehr darüber, was Software-Integrations finden Sie hier, oder erfahren Sie mehr über die Integrationsmöglichkeiten mit Acubiz.

Kontaktieren Sie uns Wenn Sie wissen möchten, wie wir Ihr Unternehmen unterstützen können, oder eine kostenlose Online-Demo buchen möchten, um mehr zu erfahren.

Häufig gestellte Fragen

Was ist der Unterschied zwischen allgemeinen Ausgaben und Reisekosten im Spesenmanagement?

Die allgemeinen Spesen umfassen alle geschäftsbezogenen Ausgaben der Mitarbeiter: Software-Abonnements, Büromaterial, Verpflegung, Bewirtungskosten und ähnliche Ausgaben. Reisekosten sind ein Teilbereich, der speziell die Kosten abdeckt, die durch Geschäftsreisen entstehen: Flüge, Hotels, Bodentransporte und Kilometerpauschalen. Acubiz verwaltet beide Kategorien auf einer einzigen Plattform und bietet speziell für Reisen entwickelte Workflows, einschließlich der Kilometerberechnung und der Abwicklung von Tagegeldern.

Warum führen manuelle Spesenabrechnungsprozesse zu Fehlern und finanziellen Risiken?

Manuelle Prozesse sind darauf angewiesen, dass Mitarbeiter Daten korrekt eingeben, Führungskräfte diese ohne vollständigen Kontext prüfen und die Finanzteams die Daten aus verschiedenen Quellen abgleichen. Bei jedem Übergabeschritt besteht die Gefahr von Eingabefehlern, doppelten Einreichungen, fehlenden Belegen und einer falschen Kostenzuordnung. Acubiz automatisiert die Validierung in jedem Schritt und weist auf Unstimmigkeiten hin, bevor diese das ERP-System erreichen.

Wie handhabt Acubiz Kilometerpauschalen und Reisekosten?

Acubiz verfügt über eine integrierte Funktion zur Erfassung von Fahrten mit GPS-gestützter Routenberechnung. Mitarbeiter erfassen eine Fahrt direkt in der App: Das System berechnet die Entfernung und wendet automatisch den aktuellen steuerfreien Kilometersatz an. Bei Reisekosten unterstützt Acubiz Tagespauschalen, Belege in verschiedenen Währungen sowie die Integration mit Reisebuchungssystemen für eine nahtlose End-to-End-Dokumentation.

Was bedeuten Echtzeit-Ausgabendaten für die Finanzberichterstattung?

Dank Echtzeit-Ausgabendaten kann das Finanzteam anfallende Kosten sofort erkennen – und nicht erst zwei Wochen nach Monatsende, wenn die Spesenabrechnungen eintreffen. Dies verbessert die Budgetüberwachung, verringert das Risiko unerwarteter Budgetüberschreitungen und beschleunigt den Monatsabschluss. Acubiz stellt Finanzteams Live-Dashboards zur Verfügung, die genehmigte und ausstehende Ausgaben abteilungs- und kostenstellenübergreifend anzeigen.

Welche Zahlungsmethoden support Acubiz support die Erfassung von Ausgaben?

Acubiz unterstützt Barzahlungen (Bargeld oder über die Gehaltsabrechnung erstattete private Kartenzahlungen), Firmenkredit- und -debitkarten mit automatischem Transaktionsimport sowie virtuelle Karten. Das bedeutet, dass alle in einem Unternehmen genutzten Zahlungsmethoden in einem einzigen System nachverfolgt werden können, wodurch die Finanzabteilung vollständige Transparenz erhält – unabhängig davon, wie die Mitarbeiter bezahlen.