When does the new Danish Bookkeeping Act require digital voucher storage?

Companies in reporting classes B, C, and D must comply from 1 January 2024. For companies in reporting class A with a revenue above DKK 300,000, the deadline is 1 January 2026. The act entered into force on 1 July 2022, but transitional deadlines give companies time to adapt their processes and systems.

How long do I need to keep receipts and expense vouchers in Denmark?

According to SKAT, vouchers must be stored securely for five years from the end of the financial year to which the material relates. Digital storage satisfies this requirement and makes retrieval significantly faster than physical binders, especially when auditors need to locate a specific document.

Are digital receipts legally valid for expense documentation in Denmark?

Yes. Danish law has permitted digital storage of accounting material for several years, and a 2015 amendment made it possible to store digital assets abroad without dispensation. A photo of a receipt taken through a compliant expense management app like Acubiz is fully valid as documentation.

Does using Acubiz make my company compliant with the new Bookkeeping Act?

Yes. Acubiz stores all expense vouchers digitally in accordance with both the existing and new requirements. Receipts are captured via OCR, stored in the cloud with the correct metadata, and retained for the required five-year period. Finance teams can search and retrieve any voucher independently and unambiguously, as required by law.

Wie sollten Sie Ihre Gutscheine aufbewahren?

Was wird sich mit dem neuen … ändern? Dänisches Buchhaltungsgesetz?

Das neue dänische Buchhaltungsgesetz tritt am 1. Juli 2022 in Kraft. Das bedeutet, dass dänische Unternehmen sich registrieren und folgende Daten speichern müssen Gutscheine digital in einem digitalen Finanzsystem. Zudem gelten mittlerweile bestimmte Anforderungen hinsichtlich der Aufbewahrung einer digitalen Sicherungskopie der Buchhaltungsunterlagen.
Unternehmen, die den Meldeklassen B, C oder D zugeordnet sind, müssen die neuen Anforderungen ab dem 1. Januar 2024 erfüllen. Für Unternehmen der Meldeklasse A mit einem Umsatz von mehr als 300.000 DKK gilt der Stichtag 1. Januar 2026.
Es ist jedoch möglich, Gutscheine digital zu speichern, vgl. § 10 Abs. 2 aus der alten Buchhaltung Maßnahme. Sie können daher wählen, ob Sie Ihre Gutscheine bis zum 1. Januar 2024 oder 2026 in Papierform oder digital aufbewahren möchten.

TL;DRDas neue dänische Buchhaltungsgesetz, das am 1. Juli 2022 in Kraft tritt, verpflichtet Unternehmen der Meldeklassen B, C und D, Belege ab dem 1. Januar 2024 digital zu speichern. Acubiz erklärt, dass die digitale Speicherung bereits seit Jahren rechtsgültig ist, dass Belege weiterhin fünf Jahre ab Ende des Geschäftsjahres aufbewahrt werden müssen und dass eine Lösung wie Acubiz bereits die vollständige Einhaltung sowohl der alten als auch der neuen Anforderungen gewährleistet.

Die Belege müssen weiterhin fünf Jahre lang aufbewahrt werden

Laut SKAT müssen Sie Ihre Belege weiterhin fünf Jahre ab dem Ende des Geschäftsjahres, auf das sich die Unterlagen beziehen, sicher aufbewahren. Die Aufbewahrung muss so erfolgen, dass die Buchhaltungsunterlagen eigenständig und eindeutig auffindbar sind. Hier kommt der Vorteil der digitalen Speicherung zum Tragen. Schließlich nehmen Belege aus fünf Jahren in physischen Ordnern viel mehr Platz ein als auf einem Server – und die Suche nach einem einzelnen Beleg ist viel einfacher und schneller!
Es gibt keinen Grund, nicht mit der Digitalisierung Ihrer Kostenmanagement heute.
Digitale Belege gelten ebenfalls als Nachweis, wenn Sie Ihre Ausgaben von Ihrem Arbeitgeber erstattet bekommen möchten – beispielsweise nach Ihrer Rückkehr von einer Geschäftsreise. ReisekostenabrechnungAuch das ist etwas, das sich leicht digitalisieren lässt. Mehr dazu erfahren Sie hier.

Acubiz hilft Ihnen dabei, die gesetzlichen Vorschriften einzuhalten

Wenn Sie eine digitale Lösung wie Acubiz zur Verwaltung Ihrer Ausgaben nutzen, werden Belege gemäß den geltenden und neuen Gesetzen digital gespeichert.
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Häufig gestellte Fragen

Ab wann schreibt das neue dänische Buchhaltungsgesetz die digitale Aufbewahrung von Belegen vor?

Unternehmen der Meldeklassen B, C und D müssen die Vorschriften ab dem 1. Januar 2024 einhalten. Für Unternehmen der Meldeklasse A mit einem Umsatz von mehr als 300.000 DKK gilt als Frist der 1. Januar 2026. Das Gesetz trat am 1. Juli 2022 in Kraft, doch dank der Übergangsfristen haben die Unternehmen Zeit, ihre Prozesse und Systeme anzupassen.

Wie lange muss ich in Dänemark Quittungen und Spesenbelege aufbewahren?

Laut SKAT müssen Belege ab dem Ende des Geschäftsjahres, auf das sich die Unterlagen beziehen, fünf Jahre lang sicher aufbewahrt werden. Die digitale Speicherung erfüllt diese Anforderung und ermöglicht einen deutlich schnelleren Zugriff als bei physischen Ordnern, insbesondere wenn Wirtschaftsprüfer ein bestimmtes Dokument suchen müssen.

Sind digitale Belege in Dänemark als Spesenbelege rechtsgültig?

Ja. Nach dänischem Recht ist die digitale Speicherung von Buchhaltungsunterlagen bereits seit mehreren Jahren zulässig, und eine Gesetzesänderung aus dem Jahr 2015 hat es ermöglicht, digitale Daten ohne Sondergenehmigung im Ausland zu speichern. Ein Foto eines Belegs, das mit einer konformen Spesenabrechnungs-App wie Acubiz aufgenommen wurde, ist als Nachweis vollumfänglich gültig.

Erfüllt mein Unternehmen durch den Einsatz von Acubiz die Anforderungen des neuen Buchhaltungsgesetzes?

Ja. Acubiz speichert alle Spesenbelege digital gemäß den bestehenden und den neuen Anforderungen. Belege werden per OCR erfasst, mit den korrekten Metadaten in der Cloud gespeichert und für den vorgeschriebenen Zeitraum von fünf Jahren aufbewahrt. Die Finanzabteilungen können jeden Beleg gemäß den gesetzlichen Vorgaben eigenständig und eindeutig suchen und abrufen.