Von einer lästigen Aufgabe zur schnellen und einfachen Erledigung
Vor der Einführung von Acubiz erfolgte die Spesenabrechnung bei KAB manuell und war sehr zeitaufwendig. Da es im Büro nur eine Kasse gab und die Öffnungszeiten begrenzt waren, stellte dies für die Mitarbeiter im Arbeitsalltag eine große Belastung dar.
Sie mussten Schlange stehen, Formulare ausfüllen und diese von ihren Vorgesetzten unterschreiben lassen, was oft als lästig empfunden wurde.
Der Arbeitsablauf kam bei den Mitarbeitern nicht gut an. Louise Østvand, Teamleiterin bei KAB, bringt die Frustration zum Ausdruck:
„Es war ein sehr aufwendiger Prozess, bei dem ich persönlich oft versucht habe, Ausgaben zu vermeiden, weil es einfach zu mühsam war.“
Mit Acubiz hat sich das jedoch komplett geändert. Der Vorgang ist jetzt schnell und benutzerfreundlich, und die Abrechnung von Spesen oder Kilometergeld ist nicht mehr demotivierend und langweilig.
„Wenn ich meinen Mitarbeitern das Frühstück kaufe, mache ich einfach ein Foto von der Quittung, und 10 Sekunden später habe ich alle Daten erfasst.“
Teamleiter, KAB
Überblick, Struktur und zufriedene Mitarbeiter
Die Vorteile von Acubiz? Ja, für KAB sind sie unbestreitbar. Was den Zeitaufwand angeht, haben sie etwa ein Drittel der Arbeitszeit eingespart, die zuvor für das Spesenmanagement aufgewendet wurde.
„Für die Finanzabteilung ist die Buchhaltung einfacher geworden, die Pflege ist unkomplizierter, es gibt einen besseren Überblick und eine klarere Struktur – und nicht zuletzt ist auch die Budgetüberwachung und das gesamte Finanzmanagement einfacher geworden. Ich kann außerdem erwähnen, dass unsere Mitarbeiter jetzt zufriedener sind“, erklärt Sebastian Schrøder, Controller bei KAB.
Das vorrangige Ziel bestand darin, den Arbeitsalltag sowohl der Mitarbeiter in der Zentrale als auch der dezentral tätigen Mitarbeiter sowie der von den Bewohnern gewählten Vorstandsmitglieder zu erleichtern, indem eine benutzerfreundliche Lösung für die Spesenabrechnung angeboten wurde.
Und dieses Ziel wurde erfolgreich erreicht.
Acubiz hat ein effizienteres und angenehmeres Arbeitsumfeld geschaffen, in dem sich die Mitarbeiter auf ihre eigentlichen Aufgaben konzentrieren können, ohne durch administrative Hürden behindert zu werden.
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