Työntekijät käyttävät yrityskortit yritykseen liittyvien kulujen kattamiseksi. Yrityskortti tarjoaa monia etuja, mutta joka kerta, kun sitä käytetään kulun maksamiseen, siitä aiheutuu lisää työtä kulun dokumentoinnin, hyväksymisen, tarkistamisen, kirjanpidon ja kirjaamisen suhteen.
TL;DRYrityskortin integrointi Acubiz-palveluun tarkoittaa, että korttitapahtumatiedot tuodaan automaattisesti järjestelmään ja täsmäytetään kuittidokumentaatioon, jolloin manuaalinen kirjanpitotyö muuttuu lähes välittömäksi digitaaliseksi työnkuluksi. Aikasäästön lisäksi integrointi tarjoaa talousosastoille reaaliaikaisen näkymän yrityksen menoihin ilman, että työntekijöiden tarvitsee käyttää omaa rahaansa.
Acubiz on yhteensopiva kaikkien yrityskorttien kanssa ja antaa käyttäjälle mahdollisuuden valmistella tapahtumatiedot kirjanpitoa varten – digitaalisesti, täysin automaattisesti ja tarvittavine asiakirjoineen. Tällä tavoin yrityskortti ”hoitaa kirjanpito”.
Tässä blogikirjoituksessa esittelemme viisi syytä käyttää yrityskortteja Acubizin kanssa:
Kuinka paljon aikaa käytät, kun yrityksesi joutuu maksamaan kulun? Tarvittavien asiakirjojen ja muiden tietojen hankkiminen, joita talousosasto ja kirjanpito-osasto Kulujen kirjaamiseen käytettävä menettely on usein manuaalista, aikaa vievää ja hankalaa.
Tämä voi kestää muutaman sekunnin, jos yhdistät yrityskorttisi Acubiz-palveluun. Voit käyttää Acubiz-sovellusta ottamaan kuvan kuitti, syötä sitten tarvittavat tiedot ja kirjaa lopuksi maksu. Korttitapahtuma tuodaan automaattisesti suoraan Acubiziin, ja kirjaamasi tiedot liitetään siihen automaattisesti. Kulu on tämän jälkeen valmis hyväksyttäväksi. Näin nopeasti se hoituu!
Yrityskorttien käyttö merkitsee yritykselle parempaa hallintaa ja varmuutta siitä, että kaikki kulut on liitetty oikeisiin tietoihin. Sen lisäksi, että kaikissa korttitapahtumissa on maksua koskevat tarvittavat tiedot, on myös mahdollista nähdä tarkasti, mitä on ostettu, missä ja milloin. Näin voit seurata tapahtumaa reaaliajassa.
Työntekijöiden ei tarvitse maksaa kuluja itse, kun heillä on yrityskortti – maksu suoritetaan sen sijaan suoraan yrityksen tililtä. Tämä tarkoittaa tietysti sitä, että työntekijän ei tarvitse miettiä, milloin rahat maksetaan takaisin, mitä pankin korot merkitsevät sillä välin tai millä valuuttakurssilla hänen kulunsa korvataan. Myönnetyt yrityskortit voivat siis yhdessä Acubizin kanssa vaikuttaa merkittävästi työntekijöiden tyytyväisyyteen.
Pahimmassa tapauksessa voi käydä niin, että työntekijät yrittävät tahallaan välttää maksujen suorittamista, jos heillä ei ole yrityskorttia. Yksi meidän asiakkaat, KAB, ovat kokeneet tämän, ja he huomasivat, että yrityskortin puuttuminen heikentää työntekijöiden tyytyväisyyttä.
Yrityskortin avulla käyttöehtoja on mahdollista muuttaa. Tämä tarkoittaa, että monissa tapauksissa voidaan esimerkiksi asettaa kulutusrajoja. Yleisesti ottaen yrityskorttien käyttö parantaa kokonaiskuvaa ja lisää läpinäkyvyyttä, sillä ne ovat tehokas tietojen analysointiväline, joka auttaa seuraamaan ja hallitsemaan kustannuksia.
Palvelumme avulla, Yrityksen käytäntöjen johtaja, voit varmistaa, että Acubizin työntekijät ja käyttäjät noudattavat kuluihin liittyviä ohjeitasi ja käytäntöjäsi. Voit määrittää kulutusrajoja yksittäisille työntekijöille tai asettaa summarajoja tietyille kulutyypeille. Tämä auttaa lisäämään läpinäkyvyyttä.
Miten luodaan digitaalinen arvoketju, joka yhdistää yrityksesi yrityskortin taloushallintojärjestelmään? Ja miten työntekijät voivat itse hoitaa kulujensa kirjaamisen? Acubiz auttaa sinua luomaan tämän digitaalisen arvoketjun. Voimme huolehtia tapahtumatietojen keräämisestä yrityksesi yrityskortilta, helpottaa yksittäisen käyttäjän tarvittavien tietojen syöttämistä ja lopuksi toimittaa kirjanpitoon valmiit tiedot taloushallintojärjestelmääsi.
Acubiz mahdollistaa siis kulujen käsittelyprosessin digitalisoinnin ja automatisoinnin – siitä hetkestä, kun kulu syntyy, siihen hetkeen, kun se on käynyt läpi kirjanpitoprosessin.
Nämä olivat joitakin yrityskorttien etuja ja syitä käyttää niitä Acubizin kautta. Valitettavasti yrityskorttiväärennöksistä kertovia tarinoita päätyy ajoittain uutisiin. Tämän ei kuitenkaan pitäisi estää yrityksiä käyttämästä yrityskortteja. Jos joku haluaa syyllistyä petokseen, hän tekee sen – myös yrityskorteilla. Yrityskorttien yhdistäminen Acubiz-palveluun lisää läpinäkyvyyttä ja antaa sinulle käsityksen tapahtumia koskevasta dokumentoinnista, minkä ansiosta on helpompi tunnistaa, onko sääntöjä ja ohjeita rikottu.
Usein kysyttyjä kysymyksiä
Miten yrityskortin integrointi Acubiz-palveluun säästää aikaa?
Kun yrityskorttia käytetään, tapahtuma tuodaan automaattisesti Acubiz-järjestelmään. Työntekijä kuvaa kuitin sovelluksella ja syöttää perustiedot. Järjestelmä yhdistää tapahtuman ja kuitin automaattisesti, ja kulukorvaus on valmis hyväksyttäväksi. Se, mikä aiemmin vaati huomattavaa manuaalista työtä, hoituu nyt muutamassa sekunnissa.
Toimiiko Acubiz kaikkien tärkeimpien yrityskorttien kanssa?
Kyllä. Acubiz on yhteensopiva kaikkien yrityskorttien kanssa palveluntarjoajasta riippumatta. Integraatio toimii siten, että korttitapahtumatiedot tuodaan automaattisesti alustalle, jossa ne täsmäytetään työntekijän toimittamiin asiakirjoihin.
Mitä hallintamahdollisuuksia yritys saa integroimalla korttijärjestelmänsä Acubiziin?
Taloushallinnon tiimit saavat reaaliaikaisen ja kattavan näkymän korttimaksuihin: mitä on ostettu, missä ja milloin. Kaikki tapahtumat on linkitetty asiakirjoihin ja hyväksymistietoihin. Tämä poistaa korttimaksujen ja kirjanpitomerkintöjen välisen viiveen, joka syntyy, kun nämä kaksi prosessia eivät ole yhteydessä toisiinsa.
Pitääkö työntekijöiden edelleen käyttää omia korttejaan tai maksaa omasta taskustaan, vaikka yrityskortti on integroitu järjestelmään?
Ei. Yrityskortilla maksut veloitetaan suoraan yrityksen tililtä. Työntekijöiden ei tarvitse maksaa etukäteen ja odottaa korvausta, mikä poistaa taloudellisen rasitteen sekä siihen liittyvän hallinnollisen prosessin, kuten korkojen laskemisen ja takaisinmaksuaikataulun määrittämisen.
Miten yrityskorttien integrointi helpottaa tilinpäätöksen laatimista ja tilintarkastuksia?
Jokaiseen tapahtumaan liittyy digitaalinen kirjausketju, joka yhdistää korttimaksun kuittikuvan, työntekijän tunnistetiedot, kustannuspaikan ja hyväksymistiedot. Tämän kattavan dokumentoinnin ansiosta tilintarkastukset sujuvat vaivattomasti, eikä tilinpäätöksen yhteydessä ole vaaraa, että kulutiedot puuttuisivat tai olisivat puutteellisia.