Digitaalinen kirjanpito: Taloushallinnon ulkoistaminen

TL;DRTaloushallinnon ulkoistaminen voi vauhdittaa digitalisaatiota yrityksissä, jotka haluavat keskittää resurssinsa ydinliiketoiminta-alueisiin, mutta oikean kumppanin valinta on äärimmäisen tärkeää. Kaikilla ulkoistuskumppaneilla ei ole huolellisesti suunniteltua teknologia-arkkitehtuuria, joten niiden automaatio- ja digitaalisten työkalujen käyttöä koskevan lähestymistavan arviointi on yhtä tärkeää kuin kaupallinen suhde.

Tässä blogikirjoituksessa jatkan siellä, mistä lähdin hetki sitten ja aion pohtia vielä hieman lisää ajatusta, että digitaalinen kirjanpito. Tällä kertaa tarkastelen taloushallinnon ulkoistamista. Ulkoistaminen voi todellakin olla yksi vaihtoehto yrityksille, jotka haluavat vauhdittaa hallinnollisten prosessiensa digitalisointia. On kuitenkin tärkeää valita oikea ulkoistuskumppani, jos ulkoistamista harkitaan osana teknologian, digitalisoinnin ja automaation kokonaisuutta – sillä voin jo nyt paljastaa, että kaikilla palveluntarjoajilla ei ole käytössään hyvin suunniteltua teknologia-arkkitehtuuria.

Palvelun ulkoistaminen talousosasto

Useimmat yritysjohtajat tuntevat ulkoistamisen eri yhteyksissä ja tietävät, mitä käsite tarkoittaa. Ulkoistaminen tarkoittaa, kuten kaikki tiedämme, sitä, että yritys antaa ulkoisen palveluntarjoajan hoitaa tietyn joukon tehtäviä. Kyse on tehtävistä, jotka muuten hoidettaisiin yrityksen sisällä. Ulkoistamista hyödyntävät kaikenlaiset ja -kokoiset yritykset, ja kun kyse on taloushallinnosta ja sen hallinnollisista tehtävistä, yhä useammat yritykset harkitsevat ulkoistamista.

Perusteluna on, että yritys haluaa keskittää resurssinsa ydinliiketoimintaansa, ja taloushallinnon hoitaminen sisäisesti voi nopeasti muuttua monimutkaiseksi ja vaativaksi. Kun tarkastellaan taloushallintoa, useita sen osaprosesseja voidaan ulkoistaa. Tyypillisesti havaitsemme, että kirjanpito ja palkanlaskenta on ulkoistettu.

Ulkoistuskumppanin valinta on suurelta osin luottamuskysymys. On selvää, että yrityksen ja ulkoistuskumppanin välille on rakennettava vahva suhde. Tästä huolimatta väitän kuitenkin, että huomioon on otettava myös muita tärkeitä tekijöitä. Esimerkiksi se, mitä teknologiaa tietty toimittaja käyttää ja miten se otetaan käyttöön asiakkaan tarpeisiin. Palaan tähän aiheeseen myöhemmin tässä kirjoituksessa.

Ulkoistamisen edut

Ajan ja resurssien säästö ovat kaksi ilmeistä ulkoistamisen etua. Kuten jo mainitsin, yritysjohtajana voit keskittää resurssisi kasvuun, jos annat ulkoisen kumppanin hoitaa yhden tai useamman hallinnollisen tehtävän.

Ulkoistetun toimintamallin ylläpitoon liittyy tietenkin kustannuksia, mutta sen etuna on joustavuus työntekijäkustannusten, poissaolojen ja lomien sekä irtisanoutumisten jne. suhteen. Kaikki tämä on ulkoistuskumppanin vastuulla. Lisäksi ulkoistettuun toimintamalliin on suhteellisen helppoa laajentaa tai supistaa toimintaa, mikä on tyypillisesti hyödyllistä kasvuvaiheessa. Tämä riippuu tietenkin ulkoistuskumppanin valmiuksista ja kapasiteetista. Lopputuloksena voidaan todeta, että monissa tapauksissa taloushallinnon ulkoistaminen voi olla edullisempaa kuin sen hoitaminen sisäisesti.

Ulkoistaminen ja digitalisointi

Selvä, ajatus talousosaston ulkoistamisesta kokonaan tai osittain on siis kehittynyt ja konkretisoitunut. Jos et ole vielä ottanut digitalisointia ja automatisointia huomioon tässä yhteydessä, suosittelen vahvasti, että teet niin. Kuten aiemmin mainitsin, sinun on muodostettava kanta asiaan, kun päätät uskoa taloushallintosi ulkoisen kumppanin hoidettavaksi. Useimmat ulkoistamispalvelujen tarjoajat käyttävät tehtävien hoitamiseen erilaisia digitaalisia työkaluja, ja ulkoistamisen yksi lisäetu onkin se, että pääset hyödyntämään tätä teknologiaa. On kuitenkin tärkeää, että palveluntarjoajasi on valinnut markkinoilta juuri oikeat ratkaisut.

Sinun ja ulkoistuskumppanisi on yhdessä huolehdittava siitä, että digitaalinen kirjanpito otetaan käyttöön. Esimerkiksi kun puhumme ostovelat, En ole kovinkaan suuri fani sellaisista palveluntarjoajista, jotka vain kehottavat asiakkaitaan lähettämään kuitit ja muut asiakirjat ilman minkäänlaista järjestelmällisyyttä. Se on tietenkin helppoa asiakkaalle, mutta se aiheuttaa kasoihin ja ruuhkia ulkoistuskumppanillesi, ja yksi seuraus on, että tulosten raportointi viivästyy. Toisin sanoen, et voi ohjata liiketoimintaasi ajantasaisen taloudellisen tiedon perusteella. Enkä voi suositella tällaista toimintatapaa.

Ei, oikea tapa toimia on se, että ulkoistuskumppanisi tarjoaa käyttöösi intuitiivisia digitaalisia työkaluja. Työkaluja, joita ”etulinjan” työntekijöidesi on helppo käyttää. Työkaluja, joiden avulla jonkinlaisen tapahtuman ensimmäisessä vaiheessa on helppo hallinnoida kuitteja, laskuja, kuluja, maksuja, hyväksyntöjä, työajan kirjaamista ja poissaoloja jne. Tämän jälkeen ulkoistuskumppanisi huolehtii oikeasta kirjanpidosta ja tilinpäätöksestä, kulujen selvityksestä sekä täsmäytyksestä yrityskortti liiketoimet, arvonlisäveron ilmoittaminen, palkanlaskenta, lomakirjanpito jne.

Tärkeintä on, että yrityksesi ja ulkoistuskumppanisi välille on luotava digitaalinen ketju – liiketoimista kirjanpitoon asti. Tämän suurin etu on, että saat käyttöösi huomattavasti tarkempia ja ajantasaisempia taloudellisia tietoja yrityksestäsi.

Minulla on muutamia ehdotuksia digitaalisesti ajatteleville palveluntarjoajille:

• Amesto – laaja-alainen pohjoismainen rahoitusalan BPO-palveluiden, teknologian ja hallinnon tarjoaja
• – 1-Office – Tanskassa toimiva rahoitus- ja hallintopalvelujen tarjoaja.
• Basico – Tanskassa toimiva konsulttiyritys, joka tarjoaa myös taloushallinnon ulkoistamispalveluja (BPO).
• Inforevision – Tanskalainen kirjanpitoyritys, joka tarjoaa myös yrityspalveluja, kuten kirjanpitoa ja palkanlaskentaa.

Lisäksi voin mainita myös muutaman edistyksellisen suomalaisen ystävämme:

• Integrata – Suomessa toimiva palkanlaskennan ja henkilöstöhallinnon palvelujen tarjoaja
• Staria – rahoitus- ja henkilöstöhallinnon alalla toimiva maailmanlaajuinen palveluntarjoaja.

Yhteenvetona voidaan siis todeta, että talousosaston ulkoistaminen voi säästää aikaa, rahaa ja resursseja. On kuitenkin ratkaisevan tärkeää, että valitset yhteistyökumppaniksi yrityksen, joka toimii digitaalisella ajattelutavalla ja tarjoaa käyttöösi vankkoja digitaalisia työkaluja. Työkaluja, jotka helpottavat talousprosessien täydellistä digitalisointia.

Usein kysyttyjä kysymyksiä

Mitkä taloushallinnon tehtävät ulkoistetaan yleisimmin?

Kirjanpito ja palkanlaskenta ovat yleisimmin ulkoistettavia taloushallinnon tehtäviä. Yritykset päättävät yleensä ulkoistaa nämä tehtävät, koska sisäiset taloushallinnon toiminnot voivat olla monimutkaisia ja vaatia paljon resursseja, ja näiden resurssien vapauttaminen antaa yritykselle mahdollisuuden keskittyä ydinliiketoimintaansa.

Mitä seikkoja kannattaa ottaa huomioon valitessaan rahoituksen ulkoistuskumppania?

Luottamuksen ja asiakassuhteen laadun lisäksi sinun tulisi arvioida tarkasti toimittajan teknologista perustaa. Keskeinen kysymys on, käyttävätkö he nykyaikaisia digitaalisia ja automatisoituja työkaluja ja miten he hyödyntävät näitä työkaluja käytännössä asiakkaidensa hyväksi. Kaikilla toimittajilla ei ole yhtä hyviä teknologisia valmiuksia.

Voiko taloushallinnon ulkoistaminen auttaa yritystä digitalisoitumaan nopeammin?

Kyllä, ulkoistaminen voi olla toimiva keino digitalisoinnin vauhdittamiseen, etenkin niille organisaatioille, joilla ei ole sisäisiä valmiuksia viedä muutosta eteenpäin itse. Tämä toimii kuitenkin vain, jos ulkoistuskumppani on aidosti digitaalisesti kypsä ja hyödyntää automaatiota palvelujensa tarjoamisen keskeisenä osana.

Mitkä ovat taloushallinnon ulkoistamisen tärkeimmät edut?

Kaksi useimmin mainittua etua ovat ajan säästö ja resurssien säästö. Siirtämällä toistuvat hallinnolliset tehtävät ulkopuoliselle kumppanille sisäisen tiimin jäsenet voivat keskittyä arvokkaampiin toimintoihin. Ulkoistaminen voi myös tarjota pääsyn erikoistuneeseen osaamiseen ja teknologiaan, joiden kehittäminen yrityksen sisällä olisi kallista.