Digitaalisten kuittien käyttöönotto B2B-ympäristössä edellyttää syvempää ymmärrystä ammattimaisesta ostokäyttäytymisestä. Vaikka konsepti on lupaava, nykyiset ratkaisut eivät usein osu kohdalleen, sillä ne on suunnattu pääasiassa yksityisille kuluttajille. Näiden puutteiden korjaaminen voi mullistaa kuluhallinnan yritysten käyttäjille.
Olen aiemmin kirjoittanut blogikirjoitus digitaalisista kuiteista. Se on aihe, joka kiinnostaa minua edelleen, ja kiinnostukseni siihen jatkuu varmasti myös jatkossa. Sillä, kuten kirjoitin tuolloin, ajatus 100-prosenttisesti digitaalisesta vaihdosta kuitit kauppiaiden (perinteisen vähittäiskaupan) ja heidän asiakkaidensa välillä – niin B2C- kuin B2B-liiketoiminnassakin – on järkevää.
TL;DRNykyiset digitaaliset kuittiratkaisut on suunniteltu ensisijaisesti yksityisasiakkaille, eivätkä ne vielä sovi B2B-käyttäjien, kuten liikematkustajien ja yrityskorttien haltijoiden, työnkulkuihin. Acubizin mukaan digitaaliset kuitit heikentävät B2B-kulujen hallinnan tehokkuutta sen sijaan, että parantaisivat sitä, kunnes ne toimitetaan välittömästi ja integroidaan suoraan kulujen hallinnan työnkulkuun ilman, että syntyy rinnakkaisprosessia.
Tässä blogikirjoituksessa aion syventyä hieman enemmän B2B-osaan, sillä siinä on muutamia ilmeisiä puutteita, jotka on korjattava ennen kuin digitaaliset kuitit sopii hyvin tähän tilaan.
Kun tarkastelen markkinoilla tällä hetkellä saatavilla olevia ratkaisuja, on selvää, että ne on alun perin suunniteltu yksityisasiakkaille.
Kun tarkastellaan luetteloa jälleenmyyjistä, jotka support digitaalisten kuittien support , on ilmeistä, että siinä on ero verrattuna niiden käyttäjien tyypilliseen käyttäytymiseen, joita voidaan kuvata ”ammattimaisiksi kuluttajiksi”.
Se voisi olla esimerkiksi klassinen liikematkaer. Kun tarkastellaan tämän tyyppisten työntekijöiden kulujen määrää (mitattuna tapahtumien lukumääränä), käy selväksi, että suurimmat kululuokat ovat kuljetukset (taksit, kimppakyydit ja lennot), ruoka/ateriat sekä majoitus.
Olisi suuri etu, jos nämä työntekijät saisivat digitaalisen kuitin aina, kun he käyttävät yrityksen kulukorttia – siitä ei ole epäilystäkään. Mutta kuten mainittiin, ratkaisuista puuttuu B2B-käyttäjiä huomioiva ulottuvuus, ennen kuin niistä on todella hyötyä.
Monet B2B-käyttäjät käyttävät jo digitaalista työkalua kulujen hallintaan.
Suurin osa näistä työkaluista on jo niin nopeita ja helppokäyttöisiä, että järjestelmä, jossa vain osa kuitista toimitetaan käyttäjälle täysin digitaalisesti, tekisi prosessista todennäköisesti hankalan. Se johtaisi tilanteeseen, jossa käyttäjän pitäisi toisinaan toimia tietyllä tavalla ja toisinaan toisella tavalla saman tehtävän suorittamiseksi.
Useimmissa tapauksissa ei ole toivottavaa, että määritellyssä prosessissa on useita eri tapoja ratkaista tiettyjä osatehtäviä.
Jos tarkastellaan, miten digitaalisten kuittien käsittely toimii ratkaisussa, jonka tarjoaa suurin toimittaja yrityksen luottokorttiSkandinaviassa digitaalisen kuitin toimittaminen käyttäjän matkakulujärjestelmään kestää 24 tuntia. Tämä aiheuttaa katkonaisen työnkulun, ja käyttäjän on odotettava ennen kuin hän voi kirjata varsinaisen kulun perusteluineen ja yhdellä tai useammalla luokituksella. Se on tehotonta.
Muuten, monet mainitsemieni kululuokkien toimittajat voivat esimerkiksi mobiilisovellusten kautta toimittaa PDF-kuitin, joka on helppo jakaa suoraan matkakulujen seurantasovellukseen.
Toinen merkittävä tekijä on B2B-käyttäjien maantieteellinen ostokäyttäytyminen. Toisin kuin yksityisasiakkaat, varsin suuri osa ammattikäyttäjistä jakaa ostonsa maantieteellisesti paljon laajemmalle alueelle. Tämä johtuu luonnollisesti rajat ylittävästä liikematkustuksesta.
Käyttäjätietojemme perusteella näemme, että kotimaisten ja ulkomaisten tapahtumien välinen jakauma on yleisesti ottaen 70/30. Toisin sanoen, jos rajat ylittäviä ratkaisuja ei kehitetä, jatkossakin huomattava osa tapahtumista on sellaisia, joissa kuitteja ei voida toimittaa 100-prosenttisesti digitaalisesti.
Maailmanlaajuinen verkosto olisi suotavaa. Ehkä tämä on vain toiveajattelua, elleivät suuret toimijat, kuten VISA ja MasterCard, astu mukaan tälle alalle.
Omasta näkökulmastani katsottuna toimijat, jotka tällä hetkellä kehittävät ja myyvät digitaalisia kuittiratkaisuja, eivät ole perehtyneet kunnolla ammattikäyttäjien ostokäyttäytymiseen. Se eroaa huomattavasti yksityiskuluttajien käyttäytymisestä.
Joten jälleen kerran: digitaalisten kuittien idea on loistava, mutta joitakin keskeisiä osatekijöitä – ja ennen kaikkea perustietoa ammattikäyttäjien tarpeista – puuttuu, ennen kuin teknologia voi todella tuottaa lisäarvoa yrityksille ja niiden työntekijöille.
Usein kysyttyjä kysymyksiä
Miksi nykyiset digitaaliset kuittiratkaisut eivät toimi hyvin liikematkustajille?
Suurin osa digitaalisista kuittialustoista on suunniteltu yksityisille kuluttajille, ei ammattikäyttäjille. Niistä puuttuu B2B-käyttäjien tarvitsema työnkulun integrointi: suora yhteys kauppiaan kassajärjestelmän ja työntekijän kulujenhallintajärjestelmän välillä. Joidenkin palveluntarjoajien järjestelmissä on myös 24 tunnin viive tietojen toimituksessa, mikä häiritsee työnkulkua, sillä työntekijän on odotettava ennen kuin hän voi kirjata ja lähettää kulut.
Mitkä ovat liikematkustajien yleisimmät kululuokat?
Artikkelissa todetaan, että liikenne (taksit, kimppakyydit ja lennot), ruoka ja ateriat sekä majoitus ovat kolme hallitsevaa luokkaa tapahtumamäärän perusteella niiden työntekijöiden osalta, jotka matkustavat säännöllisesti työasioissa. Nämä ovat myös niitä luokkia, joissa digitaalisten kuittien toimittaminen tuottaisi eniten lisäarvoa, sillä niihin liittyy usein toistuvia, pieniä tai keskisuuria tapahtumia useiden eri palveluntarjoajien kanssa eri paikkakunnilla.
Mitä ongelmia syntyy, kun digitaaliset kuitit saapuvat eri kanavan kautta kuin kulujenhallintatyökalu?
Jos osa kuiteista saapuu digitaalisesti ja osa on kuvattava älypuhelimella, työntekijän on hoidettava samaa tehtävää varten kahta erilaista työnkulkua. Hyvin suunnitellussa prosessissa jokaiselle tapahtumalle on yksi yhtenäinen menetelmä. Digitaalisen ja manuaalisen menetelmän yhdistelmä lisää kognitiivista kuormitusta, lisää virheiden mahdollisuutta ja johtaa usein heikompaan sääntöjen noudattamiseen kuin täysin yhtenäinen prosessi.
Miltä hyvin suunniteltu B2B-digitaalinen kuittiprosessi näyttäisi?
Ihanteellisessa B2B-digitaalisessa kuittiprosessissa kuittitiedot siirtyisivät suoraan ja välittömästi työntekijän kulujenhallinta-alustalle jo tapahtuman yhteydessä ilman manuaalisia vaiheita. Kuittitiedot täyttäisivät kulutiedot automaattisesti, laukaisisivat oikean luokituksen kauppiasluokan perusteella ja olisivat heti valmiina työntekijän tarkastettavaksi ja lähetettäväksi. Ei valokuvia, ei odottelua, ei erillistä postilaatikkoa.
