TL;DR
Lyhyesti: Kuinka voit välttää integraatioongelmia kulujen hallinnassa? Kun kulujen hallintajärjestelmä ei integroidu tehokkaasti ERP- ja palkkataulukkojärjestelmiin, se voi johtaa päällekkäiseen työhön, manuaalisiin virheisiin ja lisäkontrolliin. Tämän välttämiseksi yritysten tulisi keskittyä kolmeen asiaan: tee integraatiosta konfiguraatiokysymys eikä kehitysprojekti, kirjaa kulut niiden syntymisen yhteydessä ja standardoi hyväksynnät sekä tiedonvirtaukset.
Näin kirjanpitovalmis tieto virtaa suoraan ERP- ja palkkataulukkojärjestelmään, samalla kun hallintoon kuluva aika vähenee ja kuukauden lopun sulkeminen helpottuu.
Kun kulujen hallinta ja ERP-järjestelmät eivät toimi saumattomasti yhteen, manuaalinen työ, virheet ja lisäkontrollitoimenpiteet kasaantuvat nopeasti. Pidä integraatio yksinkertaisena, kirjaa kulut niiden syntymisen yhteydessä ja standardoi hyväksynnät sekä tiedonvirtaukset, jotta kirjanpitovalmis tieto saavuttaa ERP- ja palkkataulukkojärjestelmäsi ilman turhaa manuaalista työtä.
Tässä on kolme havaintoa, jotka nousevat esille kerta toisensa jälkeen, kun rahoitustiimit haluavat saada kulut hallintaan – muuttamatta sitä IT-projektiksi:
Jos tunnistat haasteita, kuten liiallisen hallinnollisen kuorman, paperipohjaiset manuaaliset prosessit, kadonneita kuitteja ja viime hetkellä tehdyt kulujen rekisteröinnit, et ole ollenkaan yksin.
Acubizin oma tutkimus osoittaa täsmälleen samat haasteet ennen käyttöönottoa:
77 % mainitsivat liiallisen hallinnollisen kuorman, 66 % paperikuitteja, 53 % kadonneet kuitit ja 49 % myöhäisen kulujen rekisteröinnin.
Pointti ei ole siinä, että ongelma olemassa.
Pointti on siinä, mitä tapahtuu, kun integraatio ei toimi.
Kun kulujen hallintajärjestelmä ei toimi saumattomasti ERP-järjestelmän kanssa, päällekkäinen työ ilmaantuu: tietoja syötetään useisiin paikkoihin, virheet on korjattava manuaalisesti ja lisäkontrollitoimenpiteet lisätään. Tämä on myös paikka, jossa monet projektit alkavat purkautua. Tilikartta, dimensiot, hyväksynnät, synkronointi ja tietokentät eivät vastaa toisiaan – ja yhtäkkiä rahoitusaloite muuttuu taisteluksi IT-resursseista ja ajasta.
Martin Eriksen, Marketing Director at Acubiz, ilmaisee sen täsmällisesti:
"Kustannuksen kohdistaminen on helpompaa, kun se syntyy, kuin kohdistaa se jälkikäteen."
Tarvitaan vain järjestelmä, joka tukee prosessia – ja riittävän yksinkertainen integraatio, jotta tieto tosiasiassa kulkee loppuun asti.
Acubiz on rakennettu kulujen infrastruktuuriksi – ei vain sovellukseksi.
Käytännössä tämä tarkoittaa, että työntekijät voivat kirjata kulut välittömästi ottamalla valokuvan kuitistaan, yrityksen kortin ostokset yhteensovitetaan automaattisesti ja kulut lähetetään sääntöperusteisen hyväksyntätyönkulun kautta.
Selkeiden yrityksen politiikan sääntöjen ja läpinäkyvän tarkastuspolun avulla vaatimustenmukaisuus muuttuu ei lisätehtäväksi, vaan vakioprosessin osaksi.
Tärkeintä on kuitenkin:
Tieto saavuttaa ERP- ja palkkataulukkojärjestelmän kirjanpitovalmiin muodossa.
Integraatio on siis suunnittelun osa – ei jokin, jonka huomaat ongelmaksi kuukauden lopussa.
Tämä on myös syy siihen, miksi BDO ja Bonnier Publications eivät keskitty pitkiin järjestelmän muutoksiin, vaan nopeutettuun käyttöönottoon ja johdonmukaisen prosessin luomiseen.
BDO:ssa Nina Hjorthmose sanoo sen yksinkertaisesti:
"Nyt he voivat helposti ottaa kuvan kuitista ja täyttää kuluraportin välittömästi."
Juuri tämänlainen käyttäytyminen tuottaa rahoitusfunktiolle mielenrauhaa.
Ja kun astutte askelen taakse, prosessit ovat usein yhteydessä toisiinsa:
Jos sinulla on pullonkauloja toimittajien laskuissa, Acubiz voi Compellon kanssa automatisoida laskun käsittelyn vastaanoton jälkeen ERP-järjestelmään kirjaamiseen asti.
Jos tarvitset dokumentoitua aikaa operaatioihin ja raportointiin, Acubiz yhdessä mTIME:n kanssa voi lisätä yksinkertaisen, mobiilisen ajankirjauksen.
Jos haluat vähentää hallinnollista työtä, poistaa paperia, välttää myöhäisiä kulujen rekisteröintejä ja vahvistaa talousjohtamisprosessejasi, älä valitse ominaisuuksien perusteella.
Aloita tiedonkulusta.
Kun integraatio on yksinkertaista, kaikki muukin helpottuu – työntekijöille, rahoitukselle ja IT:lle.