Integrointi kirjanpitojärjestelmiin

Nykyään yritykset käyttävät erilaisia järjestelmiä, sovelluksia ja työkaluja järjestelmäympäristössään. Järjestelmät ovat kuitenkin vain vähän arvoisia, jos tietojen ja viestinnän välillä ei voi virrata.

Siksi integraatiot ovat keskeisiä optimaalisen ja tehokkaan järjestelmäympäristön kannalta.

Kriittisten järjestelmien ja sovellusten integroiminen yrityksesi kirjanpitojärjestelmään voi optimoida työnkulun, lisätä tehokkuutta ja tuottavuutta sekä antaa sinulle paremman yleiskatsauksen.

Lue lisää ohjelmistointegraatioiden eduista ja mahdollisista sovelluksista täällä.

Minkä kirjanpitojärjestelmän sinun tulisi valita?

Tanskalailla markkinoilla on lukematon määrä kirjanpitojärjestelmiä. Niihin voi kuulua kaikki Visma e-conomic, Visma Dineroja Billy sekä Microsoft Dynamics NAV, AX ja paljon muuta.

Ohjelman valinta riippuu eri parametreista, kuten yrityksen koosta, haluttujen ominaisuuksien määrästä, monimutkaisuudesta jne.

Voit muun muassa harkita seuraavia asioita ja esittää seuraavia kysymyksiä toimittajille:

• Hanki täydellinen yleiskatsaus kirjanpitojärjestelmään sisältyvistä toiminnoista.
• Mikä on kirjanpitojärjestelmän kokonaiskustannus? Mitkä ovat hankinta-, asennus- ja käyttökustannukset? Kuuluuko tuki hintaan? Kuuluuko koulutus hintaan? Mitä lisämoduulit maksavat?
• Kirjanpitohistorian muuntaminen. Jos vaihdat kirjanpitojärjestelmää ja haluat muuntaa vanhat tiedot, sinun tulee saada eriteltynä, kuinka paljon toimittaja veloittaa tietojen muuntamisesta nykyisestä uuteen kirjanpitojärjestelmään.
• Mitä vaatimuksia sinulla ja toimittajalla on laitteiston ja turvallisuuden osalta? Vaatiko toimittaja esimerkiksi omaa verkkopalvelinta sähkökaupan käsittelyyn? Kuinka toimittaja käsittelee tietoja ja mitä turvatoimia toteutetaan? Esimerkiksi varmuuskopiot otetaan, toimittaja on sertifioitu jne.

Online vs. Offline

Kirjanpitojärjestelmät ovat saatavilla sekä online- että offline-ratkaisuina.

Offline-kirjanpitojärjestelmä ladataan tietokoneelle ja käytetään paikallisesti. Se voidaan myös ostaa kertaluontoisena investointina CD-levyltä, mikä voi aiheuttaa kustannuksia päivitysten osalta.

Vaikka sillä voi olla online-ominaisuuksia, suurin osa tehtävistä suoritetaan tietokoneella, jolle ohjelma on ladattu. Tämä tarkoittaa myös sitä, että sinun on otettava varmuuskopio ja suojattava tietokone virustartunnoilta, jos kyseiselle tietokoneelle tapahtuu jotain.

Online-kirjanpitojärjestelmä tarkoittaa, että kirjanpito-ohjelmaa käytetään selaimessa, kuten Google Chromessa tai Safarissa. Tämä on ratkaisu, jota käytetään nykyään eniten.

Koska online-ohjelmistot ovat pilvipohjaisia, ne ovat edullisimpia, koska varmuuskopio tehdään automaattisesti. Voit esimerkiksi käyttää online-kirjanpitojärjestelmää useista tietokoneista, mikä on käyttäjäystävällisempää kuin yksittäinen paikallinen tietokone.

Ovatko ERP-järjestelmä ja kirjanpitojärjestelmä samat?

ERP-järjestelmä (Enterprise Resource Planning) on kattavampi kuin kirjanpitojärjestelmä ja voi seurata kaikkea rahoituksesta, tilauksista ja hankinnoista varastonhallintaan, asiakkuudenhallintaan ja henkilöstöön.

Se on siis eräänlainen "vanhempi veli" kirjanpitojärjestelmälle.

ERP-järjestelmä käsittelee useimpia yrityksen toimintoja, kuten tilausten käsittelyä, asiakastietokantaa, liiketoimia ja kirjanpitoa. Sen sijaan, että se jaettaisiin eri järjestelmiin, kaikki kerätään yhteen ohjelmaan.