Mikä on EAN-numero?

EAN-numero – lyhenne sanoista European Article Number, jota nykyään kutsutaan virallisesti GLN:ksi (Global Location Number) – on yksilöllinen 13-numeroinen tunniste, jota käytetään organisaatioiden ja sijaintien tunnistamiseen sähköisissä liiketoimissa.

Tanskassa EAN-numerot tunnetaan parhaiten julkisen sektorin laitosten pakollisina tunnisteina. Jokaisella tanskalaisella kunnalla, alueella, sairaalalla, ministeriöllä ja valtion virastolla on vähintään yksi EAN-numero, jonka on oltava merkittynä kaikkiin kyseiselle laitokselle lähetettäviin laskuihin. Ilman sitä laskua ei voida käsitellä Tanskan julkisten hankintojen järjestelmän (NemHandel) kautta.

Tanskassa termejä ”EAN-numero” ja ”GLN-numero” käytetään synonyymeinä. Ne tarkoittavat samaa asiaa — nimi muuttui, kun GS1 (kansainvälinen standardointijärjestö) siirtyi eurooppalaisesta järjestelmästä maailmanlaajuiseen tuotenumerointijärjestelmään.

Kuka tarvitsee EAN-numeron Tanskassa?

Julkiset laitokset Niillä on lakisääteinen velvollisuus hankkia EAN/GLN-numero ja vastaanottaa laskut sähköisesti NemHandel-järjestelmän kautta. Tämä velvollisuus on koskenut keskushallintoa vuodesta 2005 lähtien ja kuntia sekä alueita vuodesta 2011 lähtien.

Yksityiset yritykset EAN-numeroa ei vaadita laissa — mutta sen hankkiminen voi olla hyödyllistä seuraavista syistä:

• Laskutus julkisen sektorin asiakkaille (joiden on vastaanotettava sähköisiä laskuja EAN-järjestelmän kautta)
• Osallistu sähköisiin hankintaverkostoihin
• Yhdistä PEPPOL-verkostoon rajat ylittävää sähköistä laskutusta varten EU:n sisällä

Tanskalaisille organisaatioille myönnetään EAN-numerot GS1 Danmarkin toimesta. Numeron saaminen edellyttää GS1-jäsenyyttä, johon liittyy yrityksen liikevaihdon mukaan määräytyvä vuosimaksu.

EAN-numerot ja sähköinen laskutus: tekninen tausta

EAN-numero itsessään on pelkkä tunniste. Sen merkitys perustuu sen rooliin sähköisen laskutuksen infrastruktuuri:

• NemHandel on Tanskan julkinen sähköisen laskutuksen verkosto. Laskut lähetetään ja vastaanotetaan OIOUBL-muodossa (Universal Business Language -kieliin perustuva XML-standardi).
• PEPPOL on yleiseurooppalainen sähköisen laskutuksen verkosto. Tanska on kytketty PEPPOL-verkostoon NemHandelin kautta. PEPPOL käyttää erilaista asiakirjamuotoa (BIS Billing 3.0), mutta toimintaperiaate on sama: yksilöllinen tunniste ohjaa laskun oikealle vastaanottajalle.
• Operaattorit (kuten Sproom, Unimaze tai Pagero) muodostavat yhteyden yrityksen kirjanpitojärjestelmän ja NemHandel/PEPPOL-verkon välille.

Kun yksityinen yritys laskuttaa julkista laitosta, työnkulku on seuraava: laskun luominen kirjanpitojärjestelmässä → lähettäminen operaattorin kautta → reititys NemHandel-järjestelmän kautta vastaanottajan EAN-numeron avulla → vastaanotto ja käsittely julkisen laitoksen taloushallintojärjestelmässä.

AP:n näkökulma: EAN-pohjaisten laskujen vastaanottaminen

Useimmat EAN-numeroita käsittelevät artikkelit keskittyvät lähettäminen laskut julkiselle sektorille. On kuitenkin olemassa toinen, yhtä tärkeä käyttötapaus, josta puhutaan harvoin: toimittajilta saatavat EAN-pohjaiset sähköiset laskut.

Jos yrityksesi toimittaa tavaroita tai palveluja julkisille laitoksille, lähetät laskut, joissa on niiden EAN-numero. Jos yrityksesi on sen sijaan ostaja – eli hankkii tavaroita tai palveluja toimittajilta, jotka käyttävät NemHandel- tai PEPPOL-järjestelmää – saat jäsenneltyjä sähköisiä laskuja, jotka talousosastosi on käsiteltävä.

Keskisuurten ja suurten yritysten ostokirjanpitotiimeille sähköisten laskujen vastaanottaminen EAN/PEPPOL-järjestelmän kautta tarjoaa merkittäviä etuja verrattuna PDF-laskuihin:

• Jäsennelty data: Toisin kuin PDF-tiedosto, OIOUBL- tai PEPPOL-lasku sisältää koneellisesti luettavia tietoja — toimittajan CVR-numeron, laskunumeron, rivitiedot, ALV-koodit, maksuehdot — jotka voidaan siirtää suoraan ERP-järjestelmään ilman manuaalista syöttöä.
• Automaattinen täsmäytys: Jäsenneltyjen tietojen avulla voidaan suorittaa automaattinen täsmäytys ostotilauksien ja tavaravastaanottojen kanssa (kaksisuuntainen tai kolmisuuntainen täsmäytys).
• Suora käsittely: Laskut, jotka ovat sallitun poikkeaman rajoissa, voidaan hyväksyä ja kirjata automaattisesti ilman ihmisen toimia.
• Tarkastusketju: Jokaisessa sähköisessä laskussa on täydelliset tapahtumatiedot, jotka täyttävät sekä NemHandel-vaatimukset että Bogføringslovenin mukaiset säilytysvelvoitteet.

EAN-integraatio ERP-järjestelmäänne

Jotta sähköisten laskujen käsittely sujuisi tehokkaasti, ERP-järjestelmän on oltava määritetty oikein:

• Toimittajien perustiedot: Kunkin toimittajan EAN/GLN-numero on tallennettava toimittajatietoihin, jotta saapuvat laskut voidaan automaattisesti kohdistaa oikealle velkoijalle.
• Reitityssäännöt: Laskut, jotka ylittävät tietyt raja-arvot tai jotka ovat peräisin tietyiltä toimittajilta, saatetaan joutua ohjaamaan tietyille hyväksyjille tai kustannuspaikoille.
• ALV-koodit: Saapuvat sähköiset laskut sisältävät arvonlisäverotiedot jäsennellyssä muodossa — ERP-järjestelmänne on liitettävä nämä tiedot oikeisiin kotimaisiin arvonlisäverokoodeihin.
• PO-vastaavuus: Jos yrityksesi käyttää ostotilauksia, ERP-järjestelmän on täsmäytettävä sähköisen laskun rivit ostotilaukseen ja tavaravastaanottoon ennen maksun hyväksymistä.

Yleisiä ERP-järjestelmiä, joissa on NemHandel/PEPPOL-integraatio, ovat muun muassa Microsoft Dynamics 365 Business Central, SAP S/4HANA ja e-conomic. Asetukset vaihtelevat, mutta periaate on sama: EAN/GLN-numero toimii avaimena, joka yhdistää saapuvan asiakirjan oikeaan sisäiseen työnkulkuun.

EAN-laskujen automaattinen käsittely: vastaanotosta maksuun

Täysin automatisoitu EAN-laskutusprosessi etenee seuraavasti:

1. Toimittaja lähettää laskun operaattorinsa kautta NemHandel/PEPPOL-järjestelmään yrityksesi EAN/GLN-numeron avulla
2. Lasku on vastaanotettu operaattorisi toimesta ja toimitetaan AP-järjestelmääsi tai ERP-järjestelmääsi
3. Tiedot haetaan automaattisesti OIOUBL/PEPPOL-tiedostosta — OCR-tunnistusta ei tarvita, tiedot ovat jo jäsenneltyjä
4. Yhteensovitus tapahtuu automaattisesti — lasku on täsmäytetty ostotilaukseen ja/tai tavaravastaanottoon
5. Hyväksyntää varten välitetyt poikkeukset — laskut, jotka eivät täsmää, siirtyvät automaattisesti työnkulun jonoon
6. Puhtaat laskut kirjataan automaattisesti oikealle pääkirjatilille, kustannuspaikalle ja ALV-koodille
7. Maksun ajankohta maksuehtojen mukaisesti
8. Asiakirja on arkistoitu — alkuperäinen sähköisen laskun tiedosto säilytetään kirjanpitodokumenttina (bilag) viiden vuoden ajan

Tämä suorakäsittely pystyy käsittelemään suurimman osan suurivolyymisistä, pieniarvoisista laskuista ilman manuaalista puuttumista — jolloin ostoreskontratiimisi voi keskittyä poikkeustapauksiin, toimittajien tiedusteluihin ja tilikauden lopun täsmäytykseen.

EAN-laskujen vaatimustenmukaisuus ja kirjausketju

EAN-pohjaiset sähköiset laskut täyttävät Tanskan kirjanpitolain kirjanpitodokumentteja koskevat vaatimukset, kun:

• Lasku on OIOUBL- tai PEPPOL BIS -muodossa
• Siinä on kaikki vaaditut kentät (päivämäärä, CVR-numero, ostaja/myyjä, erittely, arvonlisävero)
• Se säilytetään muuttumattomassa muodossa viiden vuoden ajan tilikauden päättymisestä lukien

Toisin kuin paperiset tai PDF-muotoiset laskut, OIOUBL/PEPPOL-laskut ovat jo jäsennellyssä, standardoidussa muodossa — mikä helpottaa säännösten noudattamista ja nopeuttaa tilintarkastukseen valmistautumista huomattavasti.