Vuodesta 2005 lähtien kaikkien Tanskan julkisten laitosten on ollut pakollista käyttää sähköisiä laskuja. Jos laskua ei lähetetä sähköisesti, se hylätään.

Kun lähetät laskun julkiselle laitokselle, laskun lähettäminen EAN-numerolla on vaatimus. EAN-numero on julkisen laitoksen sähköinen tunnus, ja se löytyy Nemhandelsregisteret-palvelusta.

Kuitenkin sähköisiä laskuja ovat omaksuneet myös muut kuin julkinen sektori. Voit lähettää sähköisiä laskuja myös yksityisille yrityksille, jos ne on rekisteröity Nemhandelsregisteretiin.

Useimmat yritykset käyttävät sähköisiä laskuja jollain tasolla nykyään. Jotkut yritykset ovat siirtyneet kokonaan sähköisiin laskuihin, toiset yhdistävät niitä perinteisiin paperilaskuihin.

Jos yrityksesi ei ole vielä kokeillut sähköisiä laskuja, älä huolehdi.

Onneksi sähköisen laskun luominen on helppoa, koska se on hyvin samankaltainen kuin paperilaskun luominen.

Digitaalinen lasku täytyy sisältää samat tiedot kuin fyysinen lasku. Se sisältää tyypillisesti tietoja, kuten lähettäjä, vastaanottaja, myöntämispäivä, laskun numero ja arvonlisäveron määrä. Muista lisätä CVR-numero, jos kyseessä on yritys.

Voit valita lähettää sen sähköpostilla tai rahoitusjärjestelmän avulla.

Monet ihmiset sekaannuttavat sähköisen laskun verkkolaskulla. Mutta ne eivät ole samoja ja eroavat toisistaan tarkoitukseltaan ja käytöltään.

Verkkotasku on sähköinen lasku, joka voidaan maksaa verkossa, kun taas sähköinen lasku on laskun sähköinen versio, joka voidaan lähettää ja vastaanottaa digitaalisesti.

Lue lisää eroista alla.

Verkkotasku on lasku, jonka lähetät verkossa PDF-muodossa ja joka on siten yksinkertaisesti säännöllisen fyysisen laskun PDF-versio. Sen tehtävä on korvata vanha paperinen lasku, josta tunnet sen fyysisestä muodosta. Asiakkaat voivat helposti maksaa laskun verkossa luottokortilla tai pankkisiirrolla.

Sähköinen lasku on asiakirja, joka on luotu, allekirjoitettu ja lähetetty sähköisesti. Lasku voidaan lähettää muissa kuin PDF-muodoissa, kuten sähköisten kirjanpitojärjestelmien ja sähköisten viestintävälineiden kautta.

Sähköinen lasku lähetetään digitaalisesti EAN-numeron, GLN-numeron, P-numeron tai CVR-numeron avulla. Numero on yksilöllinen, mikä tekee laskutuksesta turvallisempaa.

Lisäksi, jos lähetät laskusi digitaalisesti muodoissa, kuten OIOUBL tai OIOXML, laskusi lähetetään salattuina tietoina, mikä tekee siitä turvallisemmaksi laskujen petoksia vastaan.

On myös mahdollista lähettää laskuja PDF-muodossa verkkolaskuna. Kuitenkin, jos lasku lähetetään PDF-tiedostona sähköpostissa, se ei ole salattu, ja siksi petoksen riski on suurempi.

Kun vastaanotat sähköisen laskun, se saapuu suoraan taloushallinon järjestelmääsi, joka voi käsitellä laskua ja lukea salatut tiedot. Taloushallinon järjestelmä voi siten käsitellä sähköisiä laskujasi minimaalisella kirjoitustyöllä. Ajan säästämisen lisäksi manuaalisen käsittelyn poistaminen tarkoittaa yleensä vähemmän virheitä ja parempaa tietojen laatua.