Mitä on kulujen hallinta?

Yritykset hankkivat omaisuutta päivittäin. Näiden omaisuuserien tai tavara- ja palvelujen maksamista kutsutaan kuluksi. Kuluilla on niin sanotusti lyhyt elinkaari, mikä erottaa ne kustannuksista. Kuluja on monenlaisia. Ne voivat olla mitä tahansa toimistotuoleista, IT-laitteista, ohjelmistopalvelun tilauksista markkinointityökaluihin, omalla autolla ajaminen asiakastapaamista varten tai kahvikuppi jne.

Tämä sisältää työntekijöiden kulujen hallinnoimisen – kuluja, jotka syntyvät luonnollisesti, kun työntekijä suorittaa päivittäisiä työtehtäviään. Tämä voi sisältää menoja tai matkakuluja.

Kululienhallinta sisältää kaikki menettelyt ja prosessit, jotka aloitetaan, kun kulu kirjataan. Prosessin on varmistettava yhtiön käytäntöjen ja standardien noudattaminen sekä erityisesti nykyisen lainsäädännön noudattaminen.

Kulujen hallinnoiminen voidaan jakaa laajasti kahteen kategoriaan: perinteiseen ja automatisoituun.

Perinteinen kulu- ja korvausenhallinta

Perinteinen liiketoimintaan liittyvien kulujen ja korvauksien käsittelyprosessi on "vanha", paperipohjainen ja manuaalinen menetelmä. Tässä työntekijä täyttää Excel-taulukon tai muun paperilomakkeen ja liittää kuitin – joko fyysisesti tai skannattuna.

Kuitti ja liite toimitetaan sitten tai lähetetään kirjanpitoon, jonka on tyypillisesti varmistettava, että kuitin tiedot syötetään, hyväksytään ja kirjataan yhtiön kirjanpitojärjestelmään .Yllä oleva prosessi on harvoin tehokas – mitä tapahtuu, jos fyysinen kuitti häviää? Tai jos kuva on liian epäterävä kirjanpitäjän luettavaksi?
Onneksi automatisoitu kulujen hallinta on olemassa, jonka voit oppia lisää alla.

Automatisoitu kulujen hallinta ja korvaus

Automatisoitu prosessi sisältää järjestelmän, joka voi automatisoida ja hallita kululaskujen rekisteröintiä ja työntekijöiden kulujen korvaamista. Nämä järjestelmät ovat saatavilla nykyään monissa muodoissa – sekä lisensoituna ohjelmistona että pilvipohjaisina ratkaisuina

(SaaS – Software as a Service). Virtaviivainen työntekijöiden kulujen käsittely

Perinteisestä prosessista poiketen työntekijä valmistaa pääasiassa kululaskuaan

kirjanpitoa varten itse automatisoitujen kulujen hallinnon avulla. Tämä on mahdollista useimpien toimittajien kanssa. Kirjanpitäjän ei tarvitse syöttää tietoja, sillä työntekijä usein sovelluksen kautta ottaa kuvan kuitista, täyttää vaaditut tiedot ja lähettää sen hyväksyttäväksi. Kun kulu on hyväksytty, se voidaan lähettää suoraan kirjanpitojärjestelmään, jos toimittaja voidaan integroida siihen.

Tämä helpottaa kaikkien työntekijöiden kulujen käsittelyä kaikille yhtiön osapuolille, minkä vuoksi se on virtaviivaiseempaa kuin perinteinen käsittely.

Kuinka päästä alkuun automatisoitujen prosessien kanssa

Jos etsit kuluratkaisua, tässä on muutamia vihjeitä:

Muista aina tutkia integrointimahdollisuuksia

• Kysy toimittajalta kysymyksiä hänen prosessin, toiminnallisuuksien ja tietoturvan lähestymistavan ymmärtämisestä.
• Etsi lisää inspiraatiota digitaalisen kulujen hallinnan osalta kirjastostamme, jossa voit löytää e-kirjoja ja raportteja aiheesta

Find more inspiration about digital expense management in our library, where you can find ebooks and papers about the subject