Mitä on kulunhallinta?

Yritykset hankkivat omaisuutta päivittäin. Näiden omaisuuserät, tavarat ja palvelut maksetaan kuluina. Kuluilla on niin sanoakseni lyhyt elinkaari, mikä erottaa ne kustannuksista. Kuluja on monenlaisia. Ne voivat olla mitä tahansa toimistotuoleista, IT-laitteistosta, markkinointivälineisiin liittymisestä, ajamisesta asiakkaalle omalla autolla, kahvikupista jne.

Tämä sisältää työntekijöiden kulujen hallinnon – kuluja, jotka syntyvät luonnollisesti, kun työntekijä suorittaa päivittäistä työtään. Tämä voi sisältää kuluja tai matkakustannuksia.

Kulujen hallinto sisältää kaikki menettelyt ja prosessit, jotka käynnistetään kulujen kirjaamisen yhteydessä. Prosessin on varmistettava yrityksen politiikkojen ja standardien noudattaminen sekä ennen kaikkea nykyisen lainsäädännön noudattaminen.

Kulujen hallinto voidaan laajasti jakaa kahteen kategoriaan: perinteiseen ja automatisoituun.

Perinteinen kulujen ja korvausten hallinto

Perinteinen prosessi liiketoimintaan liittyvien kulujen ja korvauksien käsittelyyn on "vanha", paperipohjainen ja manuaalinen menetelmä. Tässä työntekijä täyttää Excel-taulukon tai muun paperilomakkeen ja liittää kuitin – joko fyysisesti tai skannatuna.

Kuitin kuitin ja liitteen lähettäminen tai toimittaminen kirjanpitoon, jonka on tyypillisesti varmistettava, että kuitista saadut tiedot syötetään, hyväksytään ja kirjataan yrityksen kirjanpitojärjestelmään.
Edellä mainittu prosessi on harvoin tehokas – mitä tapahtuu, jos fyysinen kuitti katoaa? Tai jos kuva on liian epäselvä kirjanpitäjän luettavaksi?

Onneksi automatisoitu kulujen hallinto on olemassa, josta voit lukea lisää alla.

Automatisoitu kulujen hallinto ja korvaus

Automatisoitu prosessi sisältää järjestelmän, joka voi automatisoida ja hallita kulujen kuittien rekisteröintiä ja työntekijöiden kulujen korvaamista. Nämä järjestelmät ovat saatavilla nykyään monissa muodoissa – sekä lisensoituna ohjelmistona että pilvipohjaisina ratkaisuina (SaaS – Software as a Service).

Virtaviivainen työntekijöiden kulujen käsittely

Perinteisestä prosessista poiketen, työntekijä valmistaa pääasiassa kulujen kuitinsa kirjanpitoa varten itse automatisoitua kulujen hallintaa käyttäen. Tämä on mahdollista useimpien toimittajien kanssa.

Kirjanpitäjän ei tarvitse syöttää tietoja, koska työntekijä ottaa usein sovelluksen kautta kuvan kuitista, täyttää vaaditut tiedot ja lähettää sen hyväksyttäväksi. Kun kulu on hyväksytty, se voidaan lähettää suoraan kirjanpitojärjestelmään, jos toimittaja voidaan integroida siihen.

Tämä helpottaa kaikkien yrityksen työntekijöiden kulujen käsittelyä kaikille osapuolille, minkä vuoksi se on virtaviivaistumpi kuin perinteinen käsittely.

Kuinka päästä alkuun automatisoinnin kanssa

Jos etsit kuluihin liittyvää ratkaisua, tässä muutamia neuvoja:

• Muista aina tutkia integrointimahdollisuuksia
• Kysy kysymyksiä toimittajan ymmärtämisestä prosesseista, toiminnallisuuksista ja tietoturvan lähestymistavasta.

Löydä lisää inspiraatiota digitaalisesta kulujen hallinnosta kirjastostamme, jossa on e-kirjoja ja artikkeleita aiheesta