Mikä on matkalaskutus?

Matkalaskutus muistuttaa hyvin paljon tavallista laskua. Ero niiden välillä on, että matkalaskutuksia antavat vain matkajärjestäjät. Siksi samat lailliset vaatimukset koskevat matkalaskutuksen muotoilua kuin tavallisen laskun muotoilua. Oikein laadittu matkalaskutus sisältää:

• Laskun numeron
• Antamispäivän
• Ostajan nimi ja osoite (ja CVR-numero, jos kyseessä on yritys)
• Myyjän nimi, osoite ja CVR-numero
• Tuotteen tai palvelun kuvaus, mukaan lukien hinta ja määrä
• ALV ja kokonaissumma (ALV-summan on oltava laskussa, jotta olet oikeutettu vähennyskelpoiseen ALV:een).
• Kaikki muut verot tai maksut
• Mahdollisesti laskun kokonaissumma

Koska matkalaskutus käsittelee (kyllä, arvasitkin oikein) matkoja, voit siis löytää tiedot lentokoneista, majoituksesta, aterioista ja muista palveluista, jotka on tilattu osana liiketapahtumaa laskusta. Matkalaskutus toimii siis myös todisteena reissuun liittyvistä kuluista. Tämä on hyödyllistä silloin, kun/jos sinun on kerrottava tarkasti, miten olet käyttänyt yrityksen rahaa.

Automatisoitu matkalaskujen käsittely

Matkalaskujen käsittelyn prosessi vaatii valitettavasti paljon kirjoittamista – elleivät valitse prosessin automatisointia. Integroimalla yrityksen Expense Management -järjestelmä matkatoimistoon on mahdollista varmistaa automaattinen täsmäytys matkalaskujen ja luottokorttitapahtumien välillä. Kätevää, eikö niin?

Tämä tarkoittaa, että yrityksesi Expense Management -järjestelmä ja matkatoimisto voivat "kommunikoida" ja täsmäyttää laskussa olevat arvot. Sinun ei tarvitse syöttää arvoja manuaalisesti, eikä sinun tarvitse huolehtia kirjoitusvirheistä.

Miksi yritykset pitäisivät automatisoida matkalaskujen käsittelyn?

Matkalaskujen käsittelyyn liittyvän prosessin automatisointi tarkoittaa manuaalisen työn vähentymistä, joka voidaan helposti korvata edellä mainitulla integraatiolla. Tämä vapaa kset työntekijät arvokkaampia tehtäviä varten. Näin ollen hallinnon tehokkuus parantuu, prosessi nopeutuu ja käsittelyyn liittyvien virheiden riski vähenee, kuten aiemmin mainittiin. Lisäksi on helpompi pitää silmällä yrityksen matkakuluja. Tämä voi antaa runsaasti ajateltavaa yrityksen matkapolitiikan suhteen.

Automatisoi matkalaskujen käsittely Acubizin avulla

Kun nimi on annettu, solmimme heidän kanssaan sopimuksen. Kun sopimus on tehty, laskut ja varausvahvistukset lähetetään automaattisesti Acubiz-tiliisi ja matkaajan sähköpostiin. Tätä ei tehdä manuaalisen tietojen syöttämisen avulla.

Kaikki tämä osaltaan edistää helppoa ja kätevää prosessia sekä matkaajille että rahoitusosastolle.