Mikä on kuluerä?

Jos maksat jotakin omasta pussastasi ja saat sen myöhemmin takaisin, tämä on kuluerä. Tämä tarkoittaa, että ennakoit rahaa henkilölle, joka maksaa kulun, kunnes saat rahasi takaisin.

Tämä tapahtuu usein työtilanteissa, mutta voit myös ennakoi rahaa ystävällesi, jos hän on unohtanut lompakkonsa kotiin.

Jos työntekijällä on työtä varten aiheutuneita kuluja, ne on tyypillisesti dokumentoitava kuittien avulla ja työnantajan hyväksyttävä ennen kuin työntekijälle maksetaan korvaus.

Seuraavassa on neljä tyypillistä esimerkkiä työhön liittyvistä kuluista:

Aamiainen: Ostatte vuorotellen toimiston aamiaiset ja maksutte niistä yleensä omalla luottokortillanne, kunnes työnantaja korvaa ne teille.

Toimistolevikkeet: Toimiston levikkeitä tarvitaan lisää, joten ostatte ne ja maksatte niistä itse, kunnes saatle korvauksen.

Liikunta: Työnantajasi maksaa koko tai osan kuntosalin jäsenyydestäsi, joka on järjestetty omillesi tilillesi.

Ateriat: Joudut ostamaan lounaita kokoukseen, joten maksat niistä aluksi omasta pussistasi.

Kulujen edut ja haitat

Kulujen etuna on, että tarvitsemasi voidaan usein hankkia nopeammin. Siksi on helpompaa maksaa heti ja selvitä tili myöhemmin. Toinen etu on, että se auttaa varmistamaan tarvitsemiesi tavaroiden tai palvelujen saatavuuden tarvittaessa.

Haittapuoli on, että se voi vaikuttaa yksittäisen työntekijän talouteen, jos kulut ovat suuria. Jos työntekijä tekee useita kuluja kuukausittain, se ei ole paras ratkaisu.

Työntekijöiden kulut vai yrityskortti?

Nykyään monet yritykset käyttävät yrityskortteja. Mutta on tärkeää muistaa, että yrityskortti ei ole sama asia kuin työntekijän kulu.

Kun työntekijä käyttää yrityskorttia, yritys itse on silti vastuussa tämän maksukortin maksamisesta – vaikka työntekijä on sen haltija ja käyttäjä.

Yrityskortin käyttö ei rasita työntekijän henkilökohtaisia taloutta erilaisilla kuluilla. Tämä johtaa myös tarkempaan kuukausittaisten menojen yleiskatsaukseen.

Yrityksen näkökulmasta on myös useita etuja yrityskortin käyttöön, koska yritys voi digitalisoida ja automatisoida koko kirjanpitoprosessin.

Kulujen ja yrityskortin välinen erityinen ero

Työntekijän kululla työntekijä ennakoi rahaa työtä koskevien kulujen kattamiseksi. Yritys maksaa summan myöhemmin takaisin työntekijälle, minkä vuoksi kulut on usein dokumentoitava.

Yrityskortti on yrityksen myöntämä luottokortti. Kortilla voidaan maksaa työtä koskevia kuluja, kuten matkakuluja tai toimiston levikkeitä. Yritys näkee yleensä yhteenvedon yrityskortin kanssa tehdyistä tapahtumista ja kuluista.

Kulu voi usein olla hallinnollinen taakka yrityksille, kun taas yrityskortti on paljon helpompi hallita.