Mikä on palkkatusjärjestelmä?

Palkkatusjärjestelmä on työkalu, joka auttaa sinua ja työntekijöitäsi seuraamaan paremmin kuukausittaisia palkkasuorituksia.

Työnantajille se tarjoaa yleiskatsauksen kokonaispalkkakuluista ja yksittäisistä palkkatyypityksistä työntekijöille. Työntekijöille se puolestaan tarjoaa mahdollisuuden omaan online-palkkalaskelmajärjestelmään, jossa he voivat nähdä kaikki aiemmat palkkalaskelmat ja erittelyt.

Miksi valita palkkalaskentajärjestelmä?

Taulukoilla ja yhdellä tai kahdella makrolla voitaisiin hallita palkkaa Excel-taulukossa itse. Palkkalaskentajärjestelmän valinnassa on kuitenkin monia etuja – sinulle ja työntekijöillesi – jos järjestelmä voi hoitaa kaiken puolestasi.

Ensinnäkin virheet ovat todennäköisempiä, jos sinun on hallittava palkkalaskelmia Excel-taulukossa, ja on suurempi riski, että sovellettavaa lainsäädäntöä ei noudateta, mikä on tietenkin tärkeää työntekijöiden palkkojen osalta.

Helpompi palkkakäsittely

Työntekijöiden maksamisessa on monia laskelmia, raportteja ja siirtoja seurattavana.

Online-palkkalaskentajärjestelmän etuna on, että se helpottaa palkkakäsittelyä, koska monet prosessit ja laskelmat toimivat automaattisesti. Tyypillisesti sinun tarvitsee vain syöttää yrityksen ja työntekijöiden perustiedot, jonka jälkeen olet valmis tekemään palkkalasku.

Jos työntekijöillesi maksetaan sama palkka kuukausittain, voit myös valita järjestelmät, joissa on automaattinen palkkakäsittely, raportointi ja siirrot.

Esimerkkejä palkkalaskentajärjestelmistä

Useita eri palkkalaskentajärjestelmiä on jo vakiintuneet markkinoille. Joitakin esimerkkejä näistä palkkalaskentajärjestelmistä ovat Dataløn, Lessor ja Proløn. Näille palkkalaskentajärjestelmille on yhteistä, että ne pystyvät käsittelemään palkkoja ja tuottamaan digitaalisia palkkalaskelmia.

Tällä tavalla sinun ei enää tarvitse seurata useita palkkalaskelmia ja asiakirjoja, vaan palkkalaskelmasi konsolidoitu yhteen järjestelmään.

Palkkalaskentajärjestelmillä on erilaisia lähestymistapoja ja palveluja. Siksi on hyvä idea tutkia markkinoilla olevia monia järjestelmiä ennen valinnan tekemistä, jotta olet varma löytäväsi sellaisen, joka sopii sinulle ja yrityksellesi.

Esimerkiksi palkkalaskentajärjestelmät palvelevat erilaisia yrityksiä, joista joitakin voidaan käyttää ilmaiseksi yrityksissä, joissa on enintään kymmenen työntekijää. Toiset hallinnoidaan eräänlaisella tilauspalvelulla, jossa sinun käyttäjänä joudut maksamaan palkkalaskentajärjestelmästä.

Vaatimukset palkkalaskentajärjestelmällesi

Palkkalaskentajärjestelmää valittaessa on usein vaatimuksia, jotka järjestelmän on täytettävä. Vähintään sen tulisi sisältää seuraavat toiminnot:

• Palkkojen laskeminen ja maksaminen (sekä palkansaajille että tuntityöntekijöille)
• Palkkalaskelmat työntekijöiden e-Boksiin
• Raportointi eIndkomstiin (automaattisesti)
• Työeläkemaksun, ATP:n, A-veron, lomapalkan ja eläkkeen raportointi ja siirto (automaattisesti)
• Maksujen siirto äitiysfondiin (automaattisesti)
• Palkkatilaston ja poissaolojen raportointi Tilastokeskukselle ja Tanskan työnantajayhdistykselle
• Tiedonsiirto kirjanpitojärjestelmään (automaattisesti)

Lisäksi voit harkita, tarvitseeko yrityksesi muita toimintoja. Esimerkiksi seuraavat ominaisuudet voivat olla hyödyllisiä:

• Automaattinen nollaus kuukausina, jolloin sinun ei tarvitse maksaa palkkoja
• Työntekijän etuuksien verotus, kuten sairausvakuutus, tuoteostot, ruokala jne.
• Mahdollisuus muuttaa palkkaa, jos edellisessä palkanmaksussa on ollut virhe
• Osastojako, jotta jokaiselle työntekijäryhmälle muodostuu katsaus palkkakuluista

Integraatio palkkalaskentajärjestelmien kanssa

Integraatio yrityksesi palkkalaskentajärjestelmään auttaa sinua lataamaan, rekisteröimään ja viemään tietoja palkkakäsittelyä varten. Tämä voisi olla yhteydessä korvattavaan kululaskelmiin, matkavähennysja aikakirjaukseen

. Tämä säästää sinulta paljon aikaa, koska sinun ei tarvitse syöttää palkkaeriä kirjanpitojärjestelmään itse. Tämä välttää myös kirjoitusvirheetkirjanpidossa

.