Mikä on palkajärjestelmä?

Palkajärjestelmä on työkalu, joka auttaa sinua ja työntekijöitäsi seuraamaan paremmin kuukausittaisia palkamaksuja.

Työnantajille se tarjoaa yleiskatsauksen palkkasummasta ja yksittäisten työntekijöiden palkkaerittelyn. Työntekijöille se tarjoaa mahdollisuuden pitää henkilökohtaista verkkopalkkajärjestelmää, jossa he voivat nähdä kaikki aikaisemmat palkkalaskelmat ja erittelyt.

Miksi valita palkkalaskentajärjestelmä?

Taulukoiden ja makrojen avulla voisi hallita palkkoja itse Excel-taulukolla. Palkkalaskentajärjestelmän valinnalla on kuitenkin monia etuja – sinulle ja työntekijöillesi.

Ensinnäkin virheet todennäköisemmin sattuvat, jos hallitset palkkalaskentaa Excel-taulukolla, ja on suurempi riski, että sovellettava lainsäädäntö ei täyty, mikä on tietysti tärkeää työntekijöiden palkoissa.

Helpompi palkanlaskennan käsittely

Kun makselet palkkaa työntekijöillesi, on paljon laskelmia, raportteja ja siirtoja seurattavaksi.

Online-palkkalaskentajärjestelmän etuna on, että se helpottaa palkanlaskennan käsittelyä, koska monet prosessit ja laskelmat suoritetaan automaattisesti. Yleensä sinun täytyy vain syöttää yrityksen ja työntekijän perustiedot, minkä jälkeen olet valmis tekemään palkkalaskentaa.

Jos työntekijäsi saavat saman palkan joka kuukausi, voit valita myös järjestelmät, joissa palkanlaskenta, raportointi ja siirrot tapahtuvat automaattisesti.

Esimerkkejä palkkalaskentajärjestelmistä

Useat erilaiset palkkalaskentajärjestelmät ovat jo vakiintuneet markkinoille. Joitakin esimerkkejä näistä palkkalaskentajärjestelmistä ovat Dataløn, Lessor ja Proløn. Näillä palkkalaskentajärjestelmillä on yhteistä, että ne pystyvät käsittelemään palkkoja ja luomaan digitaalisia palkkalaskelmia.

Tällä tavalla sinun ei enää tarvitse seurata useita palkkakuitteja ja asiakirjoja, vaan palkkasi ovat yhteen järjestelmään konsolidoituna.

Palkkalaskentajärjestelmillä on erilaisia lähestymistapoja ja palveluita. Siksi on hyvä tutkia markkinoilla olevia järjestelmiä ennen valinnan tekemistä, jotta varmistat, että löydät itseellesi ja yrityksellesi sopivan.

Esimerkiksi palkkalaskentajärjestelmät soveltuvat erilaisille liiketoiminnan tyypeille, joista joitakin voidaan käyttää ilmaiseksi yrityksille, joissa on enintään kymmenen työntekijää. Toiset hallinnoidaan eräänlaisella tilauspalvelulla, jossa sinun käyttäjänä sinun on maksettava palkkalaskentajärjestelmästä.

Palkkalaskentajärjestelmän vaatimukset

Palkkalaskentajärjestelmää valitessa on usein vaatimuksia, jotka järjestelmän on täytettävä. Järjestelmässä tulisi vähintään olla seuraavat toiminnot:

• Palkkojen laskeminen ja maksaminen (sekä palkkatutkijoille että tuntipalkkaisille työntekijöille)
• Palkat lähetetään työntekijöiden e-Boksiin
• Raportointi eIndkomstiin (automaattisesti)
• AM-maksujen, ATP:n, A-veron, lomarahojen ja eläkkeiden raportointi ja siirto (automaattisesti)
• Maksujen siirto äitiysfondiin (automaattisesti)
• Palkkalaskentaa ja poissaolovastaajaistoja koskeva raportointi Tilastokeskukselle ja Tanskan työnantajayhdistykselle
• Tiedonsiirto kirjanpitojärjestelmään (automaattisesti)

Lisäksi voit harkita, tarvitseeko yrityksesi muita toimintoja. Esimerkiksi seuraavat voivat olla hyödyllisiä ominaisuuksia:

• Automaattinen nollaus kuukausina, jolloin sinun ei tarvitse maksaa palkkoja
• Työntekijäetujen, kuten sairausvakuutuksen, tuotteiden ostojen, ruokalusitioiden jne. verotus
• Mahdollisuus muuttaa palkkaa, jos edellisessä palkanlaskennassa on ollut virhe
• Osastojako niin, että jokaiselle työntekijäryhmälle muodostuu yleiskatsaus palkkakuluista

Integrointi palkkalaskentajärjestelmien kanssa

Integrointi yrityksen palkkalaskentajärjestelmään auttaa sinua lataamaan, rekisteröimään ja viemään tietoja palkanlaskentaa varten. Tämä voi liittyä korvattaviin kuluihin, matkavähennyksiinja aika-arvioon.

Tämä säästää sinulla paljon aikaa, sillä sinun ei tarvitse syöttää palkka-asioita itse kirjanpitojärjestelmään. Tämä välttää myös kirjoitusvirheitä kirjanpidossa.

Voit lukea lisää integraatioiden eduista täältä ja oppia, milloin integrointi kannattaa tehdä.