Mikä on matkalaskun esittely?

Matkalaskun esittely on hyvin samanlainen kuin tavallinen lasku. Ero niiden välillä on se, että matkalaskun esittelyt ovat vain matkatoimistojen myöntämiä. Siksi matkalaskun esittelyyn sovelletaan samoja juridisia vaatimuksia kuin tavalliseen laskuun. Oikein laadittu matkalaskun esittely sisältää:

• Laskun numero
• Myöntämispäivä
• Ostajan nimi ja osoite (ja CVR-numero, jos se on yritys)
• Myyjän nimi, osoite ja CVR-numero
• Tuotteen tai palvelun määritys, sisältäen hinnan ja määrän
• ALV ja kokonaissumma (ALV-summan tulee olla laskulla, jotta olet oikeutettu vähennettävään ALV:een).
• Muut verot tai maksut
• Mahdollisesti laskun kokonaissumma

Koska matkalaskun esittelyt käsittelevät (kyllä, arvuutit oikein) matkaa, voit siksi löytää tietoa lennöistä, majoituksesta, aterioista ja muista palveluista, jotka tilattiin osana työmatkan kautta laskua. Matkalaskun esittely toimii siksi myös todisteena matkan kustannuksista. Tämä on hyödyllistä silloin, kun sinun täytyy ilmoittaa tarkalleen, miten olet käyttänyt yrityksen rahaa.

Automaattiset matkalaskut

Matkalaskujen käsittely vaatii valitettavasti paljon kirjoittamista – ellei päätä automatisoida prosessia. Yrityksen Expense Management -järjestelmän ja matkatoimiston välisen integraation avulla on mahdollista varmistaa automaattinen vastaavuus matkalaskujen ja luottokorttitapahtumien välillä. Kätevää, vai mitä?

Tämä tarkoittaa, että yrityksen Expense Management -järjestelmä ja matkatoimisto voivat "kommunikoida" keskenään ja täsmäyttää laskun arvot. Sinun ei tarvitse manuaalisesti syöttää arvoja, eikä sinun tarvitse huolestua kirjoitusvirheistä.

Miksi yritykset pitäisivät automatisoida matkalaskut?

Matkalaskujen käsittelyä koskevan prosessin automatisointi tarkoittaa manuaalisen työn vähentämistä, joka voidaan helposti tehdä tarpeettomaksi edellä mainitun integraation avulla. Tämä vapauttaa työntekijöitä arvokkaampia tehtäviä varten. Näin ollen liiketoimintamatkojen hallinnoinnin tehokkuus kasvaa, prosessi nopeutuu ja virheriskit käsittelyyn liittyen pienenevät, kuten aiemmin mainittiin. Lisäksi matkakulujen kokonaiskuvan säilyttäminen yrityksessä on helpompaa. Tämä voi antaa aihetta pohtia yrityksen matkaperiaatteita.

Automatisoi matkalaskujen käsittely Acubizin kanssa

Kun nimi on annettu, teemme heidän kanssaan sopimuksen. Sopimuksen solmimisen jälkeen laskut ja varausvahvistukset lähetetään automaattisesti Acubiz-tiliisi ja matkustajan sähköpostiin. Tämä tehdään automaattisesti, joten manuaalista tietojen syöttöä ei tarvita.

Kaikki tämä edistää sekä matkustajille että taloushallinnon osastolle helppoa ja kätevää prosessia.