Tidrapportering har definitivt nått en punkt på agendan för de flesta företagsledare. Men redan innan den nya lagen om tidsregistrering infördes 2024 var tidsregistreringen och dess affärsnytta i fokus.
Det förstår vi, eftersom det innebär många fördelar som nästan alla typer av företag kan dra nytta av. Å andra sidan har de flesta företagsledare också flera farhågor relaterade till implementeringen och driften av en tidsspårningsprocess.
Med detta blogginlägg kommer jag att titta på de viktigaste fördelarna och samtidigt kommer jag att beröra några punkter att uppmärksamma.
Affärsmässiga fördelar
1. Ökad lönsamhet
Tidsuppföljning ger möjlighet att få insikt i hur en organisations personalresurser utnyttjas. Det blir med andra ord lättare att få en överblick över vad lönekostnaderna går till. Det blir också möjligt att hålla koll på projektekonomin och arbeta dynamiskt med att prioritera resurser, om vissa aktiviteter tar för mycket av dessa.
2. Exakt fakturering
Registrering av tidsåtgång för externa projekt, uppgifter, uppdrag samt kund- och klientärenden skapar en solid grund för exakt fakturering. I de flesta fall kan en ökad faktureringsgrad uppnås. Om processen är digital och automatiserad innebär det också att faktureringsprocessen kan genomföras snabbt och effektivt. Detta bidrar till ett ökat kassaflöde och förbättrad likviditet.
3. Ökad produktivitet och smidigare arbetsflöden
Med tidsregistrering blir det lättare för medarbetarna att styra genom projekten. Det blir också lättare för t.ex. ett projektteam att ha full överblick över framstegen och samtidigt också över de enskilda medarbetarnas framsteg i specifika deluppgifter.
4. Bättre planering genom insikt
Efter en tid med en väldefinierad process för tidrapportering och rätt verktyg för support jobbet, sammanställs data om tidsåtgång. Dessa data kan användas för att skapa insikt i omfattningen av specifika uppgifter och den faktiska tidsåtgången för olika typer av uppgifter och projekt. Denna typ av insikter kan användas för framtida planering och benchmarking.
5. Mer exakt kommunikation
Detaljerad tidsregistrering för t.ex. projekt eller uppdrag, oavsett om de är interna eller externa, gör det lättare att utforma exakt kommunikation riktad till olika intressenter om framsteg, milstolpar, förväntat slutförande och eventuella förseningar.
6. Efterlevnad av regler och avtal
Tidrapportering ger en överblick över medarbetarnas faktiska arbetstid. I de fall där arbetstidsregler och kollektivavtal måste följas är det avgörande att ha kontroll över den faktiska arbetstiden i organisationen. Detta har efter införandet av EU:s nya lag om tidsregistrering från 2024 blivit helt nödvändigt för alla företag.
Nu kanske du tänker att "det här var bara 6 fördelar med tidsspårning, men rubriken lovade 10 fördelar!" Ja, det stämmer, men oroa dig inte, om du läser vidare så kommer de sista 4 fördelarna alldeles runt hörnet. Men innan dess ska vi ta en snabb titt på de potentiella hinder (eller utmaningar, skulle vissa säga) som jag ser i samband med implementeringen av tidsregistrering.
Potentiella utmaningar med tidsregistrering
En av de största farhågorna som många företagsledare har är hur ett krav på tidsregistrering kommer att tas emot av medarbetarna. Faktum är att det finns en risk att vissa medarbetare kommer att uppfatta det som ökad övervakning och kontroll. Å andra sidan är det också ett faktum att andra medarbetare inte kommer att störas det minsta.
En sak är dock säker, det kommer att kräva ett förändrat beteende i organisationerna, eftersom de anställda måste anpassa sig till en ny uppgift i den dagliga verksamheten. En annan uppmärksamhetspunkt är därför också den faktiska tid som det tar att göra tidsregistreringen. Här är det naturligtvis viktigt att hitta ett verktyg som är enkelt och intuitivt att arbeta med.
Det är framför allt frågan om de anställdas syn på tidsregistrering som leder mig vidare till nästa fördel - eftersom de är inriktade på fördelarna för de anställda.
Ersättningar till anställda
7. Personlig effektivitet
Tidrapporteringen ger den enskilde medarbetaren möjlighet att arbeta mer effektivt genom att utnyttja den insikt i den egna resursanvändningen som byggs upp.
8. Struktur och översikt
Ett verktyg för tidrapportering är också ett verktyg för att hålla överblick över aktuella uppgifter, projekt och deadlines samt ett verktyg för att planera arbetet.
9. Identifiering av mönster
Tidrapportering ger också den anställde möjlighet att identifiera mönster i sitt individuella arbete. Detta kan användas för att peka ut olika tidstjuvar, som alla människor ofta drabbas av någon gång och vill eliminera.
10. Visualisera faktisk arbetstid
För medarbetarna är det också en fördel att kunna visualisera den faktiska arbetstiden, inklusive övertid. Detta ger en grund för en faktabaserad dialog med chefer och kollegor.
Dessa personalförmåner är mycket viktiga när vi pratar om implementering av ett tidsspårningssystem. För hur du än vrider och vänder på det och pekar på alla fördelar för företaget är det avgörande att du som företagsledare också lyckas förklara fördelarna för medarbetarna när det implementeras. Det här är inte mycket annorlunda än om vi hade att göra med en implementering av något annat verktyg som kräver att de dagliga rutinerna ändras. Det vet vi tack vare vår mer än 20-åriga erfarenhet av att implementera lösningar för utgiftshantering.
Så kom ihåg att om du vill att tidsregistrering ska vara ett starkt verktyg för ditt företag, kräver det bra ledarskap.
Vill du veta mer?
Kontakta oss om du vill veta hur vi kan hjälpa ditt företag eller boka en kostnadsfri online-demo för att lära dig mer.
