Lorem ipsum dolor sit amet consectetur. Sagittis quam est ultrices nulla aliquam ipsum malesuada congue etiam. Risus nibh aliquam sed tincidunt ipsum duis interdum id.
Tidrapportering har definitivt hamnat högt upp på dagordningen hos de flesta företagsledare. Men redan innan den nya lagen om tidrapportering trädde i kraft 2024 stod rapporteringen av arbetstid och dess affärsmässiga fördelar i fokus.
I korthetTidrapportering ger mätbara affärsfördelar när det gäller lönsamhet, faktureringsnoggrannhet, produktivitet, planering och efterlevnad av regelverk, och dessa fördelar var övertygande redan innan den danska lagen om tidrapportering från 2024 gjorde systematisk registrering till ett lagkrav. Acubiz redogör för tio specifika fördelar samtidigt som man beaktar de farhågor kring införandet som de flesta företagsledare uttrycker, allt från motstånd från medarbetarna till de praktiska utmaningarna med att skapa en enhetlig process.
Det förstår vi, eftersom det innebär många fördelar som nästan alla typer av företag kan dra nytta av. Å andra sidan har de flesta företagsledare också flera farhågor när det gäller införandet och driften av ett tidsregistreringssystem.
I det här blogginlägget kommer jag att gå igenom de viktigaste fördelarna och samtidigt ta upp några saker man bör tänka på.
Tidrapportering ger möjlighet att få insikt i hur en organisations personalresurser utnyttjas. Med andra ord blir det enklare att få en överblick över vad lönekostnaderna går till. Det blir också möjligt att hålla koll på projektens ekonomi och arbeta dynamiskt med att prioritera resurserna, om vissa aktiviteter tar för stor del av dessa i anspråk.
Registrering av tidsanvändning i samband med externa projekt, uppgifter, uppdrag samt kundärenden skapar en solid grund för korrekt fakturering. I de flesta fall kan man därmed uppnå en högre faktureringsgrad. Om processen är digital och automatiserad innebär det dessutom att faktureringsprocessen kan genomföras snabbt och effektivt. Detta bidrar till ett ökat kassaflöde och förbättrad likviditet.
Med tidsrapportering blir det enklare för medarbetarna att styra projektens genomförande. Det blir också enklare för exempelvis ett projektteam att få en fullständig överblick över framstegen, och samtidigt även över de enskilda medarbetarnas framsteg i specifika deluppgifter.
Efter en tid med en väldefinierad process för tidrapportering och rätt verktyg som support sammanställs data om tidsanvändningen. Dessa data kan användas för att skapa insikt i omfattningen av specifika uppgifter och den faktiska tidsanvändningen för olika typer av uppgifter och projekt. Denna typ av insikt kan användas för framtida planering och jämförelser.
Detaljerad tidsregistrering i samband med t.ex. projekt eller uppdrag, oavsett om de är interna eller externa, gör det enklare att utforma tydlig och precis kommunikation riktad till olika intressenter om framsteg, milstolpar, förväntat slutdatum och eventuella förseningar.
Tidrapportering ger en översikt över de anställdas faktiska arbetstid. I de fall där arbetstidsregler och kollektivavtal måste följas är det avgörande att ha kontroll över den faktiska arbetstiden inom organisationen. Detta har efter införandet av EU:s nya lag om arbetstidsregistrering från 2024 har blivit helt avgörande för alla företag.
Nu kanske du tänker: ”Det här var ju bara sex fördelar med tidrapportering, men rubriken lovade tio fördelar!” Ja, det stämmer, men oroa dig inte – om du läser vidare kommer de sista fyra fördelarna strax. Men innan dess ska vi ta en snabb titt på de potentiella hindren (eller utmaningarna, som vissa kanske skulle säga) som jag ser när det gäller införandet av tidrapportering.
En av de största farhågorna som många företagsledare har handlar om hur kravet på tidrapportering kommer att tas emot av de anställda. Faktum är att det finns en risk att vissa anställda kommer att uppfatta det som ökad övervakning och kontroll. Å andra sidan är det också ett faktum att andra anställda inte kommer att bry sig det minsta om det.
En sak är dock säker: det kommer att kräva en förändring av beteendet inom organisationerna, eftersom de anställda måste anpassa sig till en ny uppgift i den dagliga verksamheten. En annan viktig aspekt är därför också den tid det faktiskt tar att göra tidsregistreringen. Här är det självklart viktigt att hitta ett verktyg som är enkelt och intuitivt att använda.
Framför allt är det oron kring hur de anställda ser på tidrapporteringen som leder mig vidare till nästa fördel – eftersom dessa fördelar just handlar om fördelarna för de anställda.
Tidsredovisning ger den enskilde medarbetaren möjlighet att arbeta med sin personliga effektivitet genom att utnyttja den insikt i den egna resursanvändningen som byggs upp.
Ett verktyg för tidrapportering är också ett verktyg för att hålla koll på aktuella uppgifter, projekt och deadlines, samt ett verktyg för att planera arbetsinsatserna.
Tidsregistrering ger också den anställde möjlighet att upptäcka mönster i sitt eget arbete. Detta kan användas för att peka ut de olika tidsslösarna som alla ofta drabbas av någon gång och vill bli av med.
För de anställda är det också en fördel att kunna få en översikt över den faktiska arbetstiden, inklusive övertid. Detta utgör en grund för en faktabaserad dialog med chefer och kollegor.
Dessa fördelar för de anställda är mycket viktiga när vi talar om införandet av ett tidsregistreringssystem. För oavsett hur man än vänder och vrider på saken och lyfter fram alla fördelar för företaget, är det avgörande att du som företagsledare också lyckas förklara fördelarna för de anställda när systemet införs. Detta skiljer sig inte särskilt mycket från när vi hanterar införandet av vilket annat verktyg som helst som kräver en förändring av de dagliga rutinerna. Det vet vi från våra mer än 20 års erfarenhet av implementering av lösningar för utgiftshantering.
Kom alltså ihåg att om du vill att tidsredovisningen ska bli ett effektivt verktyg för ditt företag krävs det ett starkt ledarskap.
Kontakta oss Om du vill veta hur vi kan hjälpa ditt företag eller boka en kostnadsfri onlinedemonstration för att få mer information.
Vanliga frågor
Vilka är de främsta affärsmässiga fördelarna med att införa tidrapportering?
I inlägget lyfts tio fördelar fram: ökad lönsamhet genom bättre resursutnyttjande, exakt fakturering till kunder vilket leder till högre faktureringspriser, förbättrad produktivitet, bättre projektplanering med hjälp av historiska data, högre medarbetarnöjdhet tack vare tydlig överblick över arbetsbelastningen, minskad administrativ tid för tidrapporter, bättre efterlevnad av arbetsrättsliga bestämmelser, förbättrat beslutsfattande med hjälp av data, support hantering av distansarbete samt en grund för korrekt löne- och löneadministrationshantering.
Hur bidrar tidsredovisning till att öka noggrannheten i faktureringen?
Genom att registrera arbetstid kopplad till specifika kunder, projekt och uppgifter skapas en exakt och verifierbar dokumentation som underlättar fakturering av just det arbete som utförts. Detta leder vanligtvis till en högre faktureringsgrad eftersom tid som tidigare inte registrerats nu fångas upp. Om processen är digital och automatiserad går faktureringsflödet snabbare, vilket förbättrar kassaflödet och förkortar kredittiden.
Är tidsrapportering ett lagkrav i Danmark?
Ja. År 2024 infördes en lag om arbetstidsregistrering i Danmark som kräver systematisk registrering av arbetstid. Men redan innan det lagstadgade kravet infördes fanns det övertygande affärsmässiga skäl för arbetstidsregistrering, och för företag som redan hade infört en digital process var det enkelt att uppfylla kraven. Företag som fortfarande använder manuell eller informell registrering måste ta itu med detta nu.
Vilka är de främsta farhågorna som chefer har när det gäller att införa tidsregistrering?
De vanligaste farhågorna gäller medarbetarnas motvilja mot att övervakas, den administrativa bördan som det innebär att upprätthålla en konsekvent registreringsrutin samt kostnaden och arbetsinsatsen för att införa ett nytt system. Inlägget tar upp dessa frågor genom att påpeka att väl utformade digitala verktyg för tidrapportering minimerar de dagliga hindren, och att fördelarna med data snabbt uppväger insatsen för införandet.
Tidsregistrering blir allt viktigare för alla typer av arbetsgivare. Inte bara på grund av de...
I korthetÅr 2026...
Att arbeta hemifrån är här för att stanna. Företagen måste se till att de anställda är nöjda och...
