Numera står tidsregistrering på agendan hos allt fler företagsledare. Anledningen till detta är att tidsregistrering ger vissa specifika affärsfördelar som nästan alla typer av företag kan dra nytta av. Å andra sidan har de flesta företagsledare också flera frågor som rör implementering och drift av en tidrapporteringsprocess. I det här blogginlägget kommer jag att titta närmare på de viktigaste fördelarna och samtidigt ta upp några punkter att vara uppmärksam på.
Affärsmässiga fördelar
1. Ökad lönsamhet
Tidsregistrering ger möjlighet att få insikt i hur en organisations personalresurser utnyttjas. Med andra ord blir det enklare att få en överblick över vad lönekostnaderna används till. Det blir också möjligt att hålla reda på projektets ekonomi och arbeta dynamiskt med att prioritera resurser, om vissa aktiviteter förbrukar för mycket av dessa.
2. Exakt fakturering
Registrering av tidsåtgång för externa projekt, uppgifter, uppdrag samt kund- och klientärenden skapar en solid grund för exakt fakturering. I de flesta fall kan en ökad faktureringsgrad uppnås. Om processen är digital och automatiserad innebär det också att faktureringsprocessen kan genomföras snabbt och effektivt. Detta bidrar till ett ökat kassaflöde och förbättrad likviditet.
3. Ökad produktivitet och smidigare arbetsflöden
Med tidrapportering blir det enklare för medarbetarna att styra genom projekten. Det blir också lättare för t.ex. ett projektteam att ha full överblick över framstegen, och samtidigt också de enskilda medarbetarnas framsteg på specifika deluppgifter.
4. Bättre planering genom insikt
Efter en tid med en väldefinierad process för tidrapportering och rätt verktyg för support jobbet, sammanställs data om tidsåtgång. Dessa data kan användas för att skapa insikt i omfattningen av specifika uppgifter och den faktiska tidsåtgången för olika typer av uppgifter och projekt. Denna typ av insikter kan användas för framtida planering och benchmarking.
5. Mer exakt kommunikation
Detaljerad tidsregistrering för t.ex. projekt eller uppdrag, oavsett om de är interna eller externa, gör det enklare att utforma exakt kommunikation riktad till olika intressenter om framsteg, milstolpar, förväntat slutförande och eventuella förseningar.
6. Efterlevnad av regler och avtal
Tidsregistrering ger en överblick över medarbetarnas faktiska arbetstid. I de fall där arbetstidsregler och kollektivavtal måste följas är det avgörande att ha kontroll över den faktiska arbetstiden i organisationen. Detta blir allt viktigare för alla typer av företag eftersom denna dom från EU-domstolen indikerar att allmän registrering av arbetstid kan bli ett obligatoriskt krav någon gång i framtiden.
Nu kanske du tänker att "detta var bara 6 fördelar med tidsspårning, men rubriken lovade 10 fördelar!" Ja, det stämmer, men oroa dig inte, om du läser vidare så kommer de sista 4 fördelarna alldeles runt hörnet. Men innan dess ska vi ta en snabb titt på de potentiella hinder (eller utmaningar, skulle vissa kanske säga) som jag ser i samband med implementeringen av tidrapportering.
Potentiella utmaningar med tidsregistrering
En av de största farhågorna som många företagsledare har är hur ett krav på tidrapportering kommer att tas emot av de anställda. Faktum är att det finns en risk att vissa medarbetare kommer att uppfatta det som ökad övervakning och kontroll. Å andra sidan är det också ett faktum att andra medarbetare inte kommer att bry sig det minsta. En sak är dock säker, det kommer att krävas ett förändrat beteende i organisationerna, eftersom de anställda behöver anpassa sig till en ny uppgift i den dagliga verksamheten. En annan uppmärksamhetspunkt är därför också den faktiska tid som det tar att göra tidsregistreringen. Här är det naturligtvis viktigt att hitta ett verktyg som är enkelt och intuitivt att arbeta med.
Särskilt oron över de anställdas syn på tidsregistrering leder mig vidare till nästa fördel - eftersom de fokuserade på fördelarna för de anställda.
Ersättningar till anställda
7. Personlig effektivitet
Tidrapportering ger den enskilde medarbetaren möjlighet att arbeta med sin personliga effektivitet genom att utnyttja den insikt i egen resursförbrukning som byggts upp.
8. Struktur och översikt
Ett verktyg för tidrapportering är också ett verktyg för att hålla överblick över aktuella uppgifter, projekt och deadlines samt ett verktyg för att planera insatserna.
9. Identifiering av mönster
Tidrapportering ger också den anställde möjlighet att identifiera mönster i sitt individuella arbete. Detta kan användas för att peka ut olika tidstjuvar, som alla människor ofta drabbas av någon gång och vill eliminera.
10. Visualisera faktisk arbetstid
För medarbetarna är det också en fördel att kunna visualisera den faktiska arbetstiden, inklusive övertid. Detta ger en grund för en faktabaserad dialog med chefer och kollegor.
Dessa anställningsförmåner är mycket viktiga när vi pratar om implementering av ett tidsspårningssystem. För oavsett hur du än vänder och vrider på det och pekar på alla fördelar för företaget är det viktigt att du som företagsledare också lyckas förklara fördelarna för de anställda när det implementeras. Det här är inte mycket annorlunda än om vi har att göra med en implementering av något annat verktyg som kräver att de dagliga rutinerna ändras. Det vet vi från vår mer än 20-åriga erfarenhet av implementering av Expense Management solutions.
Så kom ihåg att om du vill att tidsregistrering ska vara ett starkt verktyg för ditt företag, kräver det bra ledarskap.
