How to implement an expense management solution?

Jag har tidigare berört vikten av förberedelser, leverantörsanalys och val av lösning för att säkerställa en framgångsrik implementeringsprocess. Även om ni från början har valt Acubiz med god insikt i processerna och den rätta lösningen tillgänglig, befinner ni er fortfarande i riskzonen att hamna i ”fifty-fifty-fällan”.

I korthetEn framgångsrik implementering av utgiftshantering börjar med att kartlägga befintliga processer – redan innan man väljer leverantör. Acubiz använder en strukturerad implementeringsmetod som omfattar processkartläggning, datförberedelse, Proof of Concept och driftsättning för att hjälpa organisationer att undvika ”50-50-fällan”, där hälften av alla implementeringar inte lyckas leverera fullt värde.

Begreppet ”Fifty-Fifty-fällan” hänvisar till det faktum att 50 % av de organisationer som väljer att investera i en digital kostnadshantering lösningen drar man inte full nytta av den. Detta kan till exempel inträffa om implementeringsprocessen spårar ur.

Läs vidare och få några värdefulla tips om hur du säkerställer en optimal implementeringsprocess

Processinsikt och kartläggning

Det är avgörande för implementeringsprocessen att den bygger på en detaljerad och noggrant samordnad processbeskrivning. 

Tillsammans med din leverantör eller implementeringspartner bör du kartlägga din process. Eventuellt behöver du också anpassa den med tanke på möjliga optimeringar och processinnovationer. Kom ihåg att en förstklassig leverantör hjälper dig med detta redan innan implementeringsfasen inleds. 

Ett tips när du kartlägger processerna är att du även genomför en granskning av er företags regler och riktlinjer för anställdas utgifter.

Det typiska kostnadshantering Funktionen är ganska enkel: Anställd > Godkännare > Ekonomi

Det är dock viktigt att gå in mer i detalj. Olika typer av användare måste definieras och beskrivas. Godkännandeprocessen måste visualiseras. Är det en enkel process med godkännande från en direkt chef? Eller handlar det till exempel om en process med godkännande på projekt- eller avdelningsnivå?

Dessutom måste befogenheterna och godkännandenivåerna för varje roll kartläggas. Slutligen måste alla delkomponenter och beroenden redovisas. Till exempel vad gäller nödvändiga ERP-system och lönesystem. systemintegrations, kreditkort leverantörer, inställning av bokföringssträngar samt en kontoplan och kostnadskategorier/kostnadstyper.

Få ordning på dina data

Nästa steg är att förbereda dina data för Acubiz eller implementeringspartnern. Tänk på att du i detta sammanhang måste vara uppmärksam på nivån på datasäkerhet som din partner har och vilka åtgärder de har vidtagit i detta sammanhang. 

Noggrannhet är avgörande när du förbereder dina data, så se till att avsätta tillräckligt med tid för att utföra denna uppgift på rätt sätt. Du måste ha kontroll över följande:

Användardata: Stamuppgifter och kategorisering av dina användare samt uppgifter för kommunikationsändamål.

Måttuppgifter: Data för att konfigurera korrekta bokföringssträngar. Behöver ni dimensioner för avdelningar, kostnadsställen, projekt osv.? Finns det beroenden mellan dimensionerna, och vilka av dessa ska vara synliga för respektive användare? Fundera över vilka val användarna ska kunna göra när de använder lösningen för utgiftshantering.

Redovisningsplan och kostnadstyp: I er nya lösning för utgiftshantering måste en bokföringsplan skapas, där användarna matar in sina transaktioner. Se till att ni utformar den med användarna i åtanke – den måste vara logisk och lätt att förstå. I samband med detta arbete måste ni också ta hänsyn till moms koder och företagets riktlinjer för respektive kostnadstyper.

Redovisningsprinciper: Det är viktigt att anpassa redovisningsprinciperna i lösningen för kostnadshantering för att säkerställa att valutakonverterings- och bokföringsuppgifterna fungerar korrekt i vår ERP-system.

Lönedata: Om du behöver integrera en lönesystem, så att avräkning och ersättning registreras här, måste du också ange vilket system och vilka löneposter du behöver konfigurera.

Det är också viktigt att du funderar över hur ovanstående data ska underhållas framöver. De bästa lösningarna på marknaden erbjuder möjligheten att ställa in automatiskt underhåll av användar- och dimensionsdata genom integrationer. Det är ofta komplexiteten i din konfiguration och din organisation som avgör om det är mer rimligt att underhålla dessa data manuellt i kostnadshanteringslösningen.

Läs mer om valet mellan ”Best-of-Breed”- eller ”Best-of-Suite”-lösningar här.

Koncepttest och driftsättning

När lösningen för utgiftshantering har konfigurerats med användartyper, dimensioner, redovisningsplaner och integrationer rekommenderar jag alltid att man genomför en Proof of Concept. Med andra ord en testperiod där man bearbetar verkliga transaktioner och data i lösningen för utgiftshantering. Under denna period går det att granska inställningarna och justera dem vid behov.

Under den här perioden måste du också förbereda lanseringen. En av de viktigaste sakerna att arbeta med här är introduktionen och utbildningen av användarna. Om du väljer rätt lösning får du dessutom en lösning som är mycket användarvänlig och har ett intuitivt användargränssnitt. Därför bör du kunna klara den här delen av processen relativt enkelt när det gäller vanliga användare.

Jag säger inte att ni inte ska göra någonting, men se till att ni håller fokus på en snabb införande av lösningen för utgiftshantering. Med detta menar jag att ni ska få användarna att ladda ner mobilappen, engagera dem i utbildningsmaterialet och se till att de börjar använda appen så fort ni går live.

När det gäller användarna inom ekonomi och administration är det viktigt att verkligen involvera dem i projektet redan i ett tidigt skede. De måste fungera som era interna ambassadörer för verktyget. Jag rekommenderar en strategi med pro- och superanvändare, där ni bör involvera er leverantör i utbildningen av användarna inom ekonomi och administration, så att de kan förmedla kunskapen vidare till de vanliga användarna. 

Med tanke på allt ovanstående är det självklart viktigt att ha allt kommunikationsmaterial klart samt att planera de utbildningar som behövs innan man sätter igång med utgiftshanteringslösningen.

Vill du veta mer?

Kontakta oss Om du vill veta hur vi kan hjälpa ditt företag eller boka en kostnadsfri onlinedemonstration för att få mer information.

Vanliga frågor

Vad är ”Fifty-Fifty-fällan” vid införandet av utgiftshantering?

”Fifty-Fifty-fällan” syftar på det faktum att cirka 50 % av de organisationer som investerar i programvara för digital utgiftshantering inte lyckas dra full nytta av den – inte för att programvaran är undermålig, utan för att implementeringsprocessen spårar ur. Vanliga orsaker är bland annat bristfällig processkartläggning före driftsättningen, bristande engagemang från berörda parter och otillräcklig förberedelse av data.

Hur lång tid tar det att införa en lösning för utgiftshantering?

En typisk Acubiz-implementering tar 4–8 veckor från avtal till driftsättning för en standardkonfiguration, inklusive ERP-integration. Mer komplexa installationer – med flera juridiska enheter, anpassade godkännandehierarkier eller skräddarsydda ERP-integrationer – kan ta 10–16 veckor. Tidsplanen påverkas i hög grad av hur väl organisationen har kartlagt sina befintliga processer innan arbetet påbörjas.

Vilka processer bör kartläggas innan man inför ett program för utgiftshantering?

Ni bör kartlägga: vem som har utgifter och hur ofta, vilka betalningssätt som används, hur utgifterna för närvarande godkänns och av vem, hur de för närvarande kodas och bokförs i ERP-systemet, samt var de nuvarande flaskhalsarna och felfrekvenserna är som högst. Denna utgångsbild är avgörande för att kunna konfigurera det nya systemet korrekt och mäta förbättringar efter driftsättningen.

Vilka uppgifter måste förberedas innan man driftsätter utgiftshanteringen?

Åtminstone: er kontoplan och kostnadsställen från ERP-systemet, listor över anställda och godkännare med deras relationer, uppgifter om företagskort om sådana är kopplade till systemet, samt eventuella regler i utgiftspolicyn som ska tillämpas automatiskt. Acubiz implementeringsteam hjälper till att strukturera och validera dessa uppgifter under förberedelsefasen inför driftsättningen.

Vad är ett Proof of Concept för programvara för utgiftshantering?

Ett Proof of Concept (PoC) är ett kontrollerat test som genomförs med en liten grupp verkliga användare – vanligtvis en avdelning eller ett team – innan lösningen införs i hela organisationen. PoC:et säkerställer att ERP-integrationen fungerar, att godkännandeprocessen överensstämmer med företagets riktlinjer och att medarbetarna kan registrera utgifter utan problem. Acubiz rekommenderar ett PoC för alla implementationer med fler än 100 användare.