Lorem ipsum dolor sit amet consectetur. Sagittis quam est ultrices nulla aliquam ipsum malesuada congue etiam. Risus nibh aliquam sed tincidunt ipsum duis interdum id.
Letar ditt företag efter en ny SaaS-lösning för att tillgodose vissa av era affärsbehov? Då vill jag gärna bidra med några synpunkter på vad ni bör tänka på och ha i åtanke innan ni fattar ert beslut. För att välja fel SaaS Att välja en leverantör är verkligen inte att rekommendera, och på sikt kan det leda till ekonomiska förluster. Gör därför en grundlig förberedelse, ägna tid åt att undersöka marknaden och granska potentiella leverantörer utifrån punkterna nedan.
I korthetAtt välja fel SaaS-leverantör kan bli kostsamt och svårt att ångra, därför har Acubiz sammanfattat mer än två decennier och tusentals implementeringar i tio praktiska kriterier för att utvärdera mjukvaruleverantörer. Listan omfattar strategi, behovsanalys, integrationskrav, datasäkerhet, avtalsvillkor samt de praktiska aspekterna av implementering och support.
Här är mina 10 tips som vi på Acubiz har lärt oss är viktiga att tänka på innan man väljer en ny SaaS-leverantör. Och i all ödmjukhet kan jag säga att vår kunskap och erfarenhet är ganska omfattande, med tusentals implementationer under en period på mer än två decennier.
Börja med att ta reda på om du vill satsa på en ”Best-of-Breed”- eller en ”Best-of-Suite”-strategi. Det vill säga om du vill köpa programvara och applikationer utifrån tanken att du vill ha de bästa verktygen till ditt förfogande för att lösa vissa uppgifter (Best-of-Breed). Eller om inköpet ska ske utifrån tanken att du vill samla större delen av ditt samarbete hos en enda leverantör (Best-of-Suite). Schweizerkniven (Best-of-Suite) kan vara bra om de olika delarna är bra, men du riskerar också att bli bunden till en medioker sax, kniv, såg osv. Jag har tidigare skrivit ett blogginlägg som går mycket mer på djupet med både för- och nackdelarna med dessa två strategier; ”Best-of-Breed” eller ”Best-of-Suite”.
Det är absolut avgörande att du definierar vilka behov lösningen ska tillgodose för dig. Är det viktigt att den är användarvänlig, att den sparar tid åt dig eller att den enkelt kan integreras med dina övriga system? Gör en lista över dina behov och bestäm vilka funktioner som är viktigast för dig. Vår egen erfarenhet visar att både den inledande dialogen och själva implementeringsprocessen går mycket smidigare och snabbare om du i förväg har funderat igenom vilka processer som behöver förändras. Ju mer detaljerat, desto bättre.
Detta är utan tvekan ett av de viktigaste råden. Du måste ha i åtanke att du och din leverantör delar ansvaret för säkerheten när det gäller SaaS-lösningar. Det kan bli en kostsam affär om leverantörens säkerhetsstandarder inte håller måttet. Du kan enkelt begära dokumentation om hur leverantören avser att behandla dina känsliga uppgifter. Med andra ord: kontrollera om leverantören hanterar dina uppgifter på ett säkert och korrekt sätt, i enlighet med gällande standarder samt den allmänna dataskyddsförordningen. Du kan undersöka om deras säkerhetsstandarder är höga genom att kontrollera deras certifieringar. Har de till exempel en ISAE 3402 Typ II-certifiering – en internationellt erkänd standard som dokumenterar och garanterar att tjänsteleverantörer har kontroll över sina egna kontrollrutiner, sin verksamhet och sina allmänna affärsrutiner.
En leverantör med lång erfarenhet har självklart också mycket erfarenhet att dra nytta av när man implementerar en lösning för ditt företag. Deras lösning speglar ofta en förståelse för användarnas behov som bygger på många års samarbete med kunder och anpassningar utifrån deras behov. Det betyder inte att en nystartad SaaS-leverantör inte skulle vara rätt val för dig, eftersom det finns många kompetenta, nystartade och relativt ”unga” leverantörer. Erfarenhet är inte heller detsamma som expertis, men erfarna leverantörer är ofta skarpa när det gäller att förstå dina behov och kan guida dig väl genom hela processen från A till Ö.
Det här är ett självklart råd, men det är alltid klokt att kontrollera ekonomin hos en potentiell leverantör – eller affärspartner, för den delen. Det finns uppenbarligen större säkerhet i att din leverantör inte kommer att gå i konkurs om denne driver ett lönsamt och stabilt företag. De flesta Danska företags årsredovisningar finns tillgängliga i det danska nationella CVR-registret.
Många leverantörer presenterar referenskunder på sina webbplatser, och detta kan vara ett bra sätt att ta reda på mer om leverantören. Du kan också välja att fråga leverantören om de kan sätta dig i kontakt med några av sina kunder. Här är det viktigt att du pratar med kunder som har slutfört implementeringen av lösningen och använder den senaste versionen. Prata med kunder som liknar dig och som har liknande behov – t.ex. som arbetar inom samma bransch som du, med samma målgrupp eller som är av liknande storlek. Fråga dem om deras erfarenheter av lösningen, implementeringsprocessen och leverantörens service.
Undersök om organisationen bakom leverantören är stark och mångsidig. Organisationen måste både kunna support genomföra en säker och effektiv implementering samt erbjuda uppföljande utbildning och support rätt kompetens. Samtidigt är det viktigt att din leverantör, med sina specialister, är rustad för att hantera förändringar och tillgodose dina specifika behov. Förändringar kommer att uppstå, och det är av yttersta vikt att leverantören kan hantera dem.
Personligen tycker jag att det här är ett riktigt bra råd. Du kan be en leverantör om tillgång till en testversion eller en kostnadsfri provperiod innan du fattar ditt slutgiltiga beslut. På så sätt får du en konkret upplevelse av lösningen och en god uppfattning om vad den har att erbjuda. Observera dock att inte alla SaaS-leverantörer erbjuder denna möjlighet.
Det är avgörande att de som använder lösningen dagligen upplever den som användarvänlig. Om så inte är fallet betraktar jag inköpet av den nya SaaS-lösningen som ett misslyckande. Titta bland annat på hur intuitiv lösningen är, om du snabbt och med några få klick kan få tillgång till det du behöver och om den finns tillgänglig på de plattformar där du behöver den.
Det finns alltid ett samband mellan kvalitet och pris – precis som för alla andra produkter och lösningar. En lösning till ett lägre pris kan i många fall utan problem tillgodose dina behov, men tänk på sambandet mellan pris och kvalitet. Tänk på att om något är billigt kan det ibland betyda att leverantören har sparat in på eller utelämnat vissa funktioner eller tjänster. Undersök därför först och främst om leverantören uppfyller dina behov och kan erbjuda en lösning som avsevärt effektiviserar dina arbetsflöden.
Om du går igenom alla ovanstående punkter är du redan på god väg att hitta rätt SaaS-leverantör. När du väl har valt leverantör är det viktigt att fokusera på medarbetarna. För oavsett hur du vänder och vrider på saken och lyfter fram alla fördelar för verksamheten är det avgörande att medarbetarna tar till sig den nya lösningen. Den kommer att påverka deras vardag i form av nya rutiner, arbetsflöden och så vidare. Och den stora uppgiften för dig som företag är att få med dem på tåget och få dem att ta ägarskap över den nya lösningen.
Sammanfattningsvis: För att en SaaS-lösning ska bli en framgång krävs en noggrann granskning av potentiella leverantörer, och därefter krävs det en god förändringshantering när den ska genomföras.
Vanliga frågor
Bör ett företag satsa på en ”Best-of-Breed”- eller en ”Best-of-Suite”-strategi för SaaS?
Det beror på prioriteringarna. ”Best-of-Breed” innebär att man väljer det bästa specialiserade verktyget för varje uppgift. ”Best-of-Suite” innebär att man samlar flera funktioner hos en och samma leverantör. ”Best-of-Suite” minskar komplexiteten när det gäller leverantörer, men medför en risk för medelmåttig prestanda inom vissa områden. ”Best-of-Breed” ger bättre funktionalitet men kräver mer integrationsarbete.
Vad är det viktigaste första steget när man utvärderar en ny SaaS-leverantör?
Definiera dina behov tydligt innan du börjar titta på olika leverantörer. Dokumentera vilka problem lösningen måste lösa, vilka funktioner som är absolut nödvändiga och hur framgången ska mätas. Denna förberedelse gör samtalen med leverantörerna mer produktiva och förhindrar att du låter dig påverkas av imponerande demonstrationer av funktioner som du egentligen inte behöver.
Hur viktig är integrationsförmågan när man väljer SaaS-programvara?
Mycket viktigt. SaaS-lösningar fungerar sällan isolerat: de måste kunna kopplas samman med ert ERP-system, lönesystem, HR-plattform och andra verktyg. Genom att i ett tidigt skede utvärdera omfattningen och tillförlitligheten hos tillgängliga integrationer kan man undvika kostsamt anpassningsarbete efter att avtalet har tecknats.
Vilka avtalsvillkor bör man vara uppmärksam på när man väljer en SaaS-leverantör?
Viktiga villkor att granska är bland annat äganderätt till data och dataportabilitet, uppsägningsklausuler, bestämmelser om prisökningar, SLA-åtaganden och support . Att förstå vad som händer om du behöver lämna plattformen är lika viktigt som villkoren för att ansluta sig till den.
Förändringarna sker i en allt snabbare takt för organisationer, och förändringar initieras inte...
Jag har tidigare skrivit en blogginlägg om digitala kvitton. Det är ett ämne som jag fortfarande...
I det här blogginlägget ska jag fortsätta att undersöka trenden kring digitalisering och...
