How many users does Acubiz serve and in how many countries?

At the time of this article's publication, Acubiz served more than 185,000 users across 44 countries. The platform handles a wide range of expense types including supplier invoices, time tracking, company credit card transactions, employee outlays, mileage allowances, and travel receipts.

Why does a small expense like a coffee cost the same to process as a large purchase?

Regardless of amount, every expense must comply with bookkeeping rules, tax laws, and internal company policy. Without automation, the administrative steps are essentially the same for a DKK 30 receipt as for a DKK 30,000 invoice. Acubiz addresses this by automating small, rule-based transactions entirely, so they reach the books without consuming any accountant time.

What does Acubiz mean by a 'customized document journey'?

Not all expenses follow the same approval and bookkeeping path. Acubiz lets companies configure routing rules so that low-value, predictable transactions are automatically recorded without manual review, while higher-value or unusual expenses route through specific approvers. This means the process is proportionate to the risk and value of each transaction rather than treating everything the same.

How has expense management technology evolved since the days of paper receipts?

The first generation of improvement replaced physical receipt piles with smartphone photos. Acubiz is pushing toward the next stage, where even the digital photo of a receipt becomes unnecessary as transaction data flows directly from card networks and bank systems into the expense platform, with AI handling classification, coding, and compliance checking automatically.

Redovisning och intelligent automatisering 2020

I korthetAcubiz, som startade 1997 som ett digitalt alternativ till pappersbaserade reseräkningar, har vuxit till att betjäna mer än 185 000 användare i 44 länder genom att automatisera hela flödet för ett kvitto inom en organisation. Plattformen hanterar ett kaffekvitto på 30 DKK med samma automatiserade noggrannhet när det gäller regelefterlevnad som ett inköp på 30 000 DKK, genom att automatiskt tillämpa bokföringsregler, skattelagar och företagets policy, så att ekonomichefen kan fokusera på analys istället för administration.

Denna artikel har publicerats i: Affärsinsikter

Det danska företaget Acubiz löser problemen med utgifter genom en kombination bestående av automatisering och appbaserad hantering av utgifter, samtidigt som man säkerställer att lagstiftningen och företagens interna regler följs.

Förr i tiden brukade affärsmän lägga en enorm hög med kvitton på revisorns skrivbord efter en affärsresa. Lyckligtvis har denna hög i de flesta företag ersatts av en snabb bild tagen med en smartphone, som dokumenterar de inköp som gjorts under resan.

De digitala bilderna av kvitton kan dock snart bli lika föråldrade som papperskvittona. Det är i alla fall vad Acubiz strävar efter. År 1997 började företaget erbjuda ett digitalt alternativ till det traditionella reseräkning. Idag hanterar Acubiz leverantörsfakturor, tidrapportering, företagskreditkort transaktioner, utgifter, kilometerersättnings, utgifts- och resekvitton samt många andra saker för sina över 185 000 användare i 44 länder.

”Vi har utvecklat en hel del funktioner utifrån resekostnad funktionalitet. Vi har gjort detta eftersom medarbetarna inte bara använder sina företagskreditkort när de är på resande fot. De använder dem för en mängd olika utgifter. Därför har vi fokuserat på kvittots väg genom organisationen för att automatisera processen, vilket gör att ekonomichefen kan spara tid och slippa bekymmer.

Anpassad dokumenthantering

Alla utgifter är inte likadana. Pawrup betonar att en kopp kaffe som kostar 30 danska kronor lätt kan medföra lika mycket administrativt arbete för ett företags redovisningsavdelningen som ett inköp till ett pris av 30 000 kronor. Bokföringsreglerna, skattelagstiftningen och företagets interna bestämmelser måste följas, oavsett beloppets storlek, men detta är enkelt för Acubiz kunder.

”Användarna av vår lösning kan ställa in en rad regler så att kaffe och liknande små utgifter automatiskt bokförs, vilket gör att de inte tar upp värdefull tid för ekonomiavdelningen”, förklarar Pawrup och fortsätter:

”Men vi automatiserar inte processer bara för automatiseringens skull. Vi skapar arbetsflöden som passar företagets arbetsrutiner. Vissa regler kan gälla för alla anställda, medan vi kan göra undantag för andra, till exempel VD:n och övriga chefer. De har ju uppenbarligen andra beslutsbefogenheter när det gäller utgifter än student assistant.”

Det är just logiken bakom arbetsflöden och automatisering som skiljer Acubiz från konkurrenterna. Dessutom kan Acubiz integreras med alla leverantörer av företagskreditkort, vilket innebär att användarna inte är bundna till en viss leverantör.

Komplexiteten skiljer fåren från de redovisningsmässiga getterna

Bland Acubiz kunder finns företag som Pandora och Effekt. Enligt Pawrup är det framför allt de större företagen som ser fördelarna med lösningen. När företag bedriver verksamhet över gränserna förändras redovisningsreglerna ofta i grunden, även på en enkel nivå.

”När man använder sin bil i tjänsten i Danmark måste man registrera antalet kilometer. Men i vissa länder måste man registrera antalet passagerare och motorns storlek, och i andra länder gäller andra regler. Ländernas redovisningspraxis varierar alltså på många plan. Vi är verksamma i 44 länder, så vi klarar av den ökade komplexiteten. Det är här som får skiljs från getter när det gäller tjänster som våra”, förklarar Pawrup.

”Ett affärsområde som vi just nu undersöker är att utnyttja all tillgänglig data för att till exempel låta våra kunder jämföra sina hotellutgifter med andra Acubiz-kunders. På så sätt kan våra kunder identifiera besparingsmöjligheter eller förhandla fram bättre rabatter. Allt är anonymiserat och följer GDPR-lagstiftningen”, säger Pawrup.

Och han tror att data och automatisering kommer att bli allt viktigare.

”Framtiden kommer utan tvekan att erbjuda nya och smarta alternativ för att samla in transaktionsdata, även när det gäller företagsrelaterade inköp. Vi kan därför ta fram en ”Automation 2.0”-lösning, där vi ytterligare kan underlätta den administrativa arbetsbördan när det gäller dokumentation, kontroll och redovisning av utgifter. På så sätt kan företagen ägna mer tid åt värdeskapande”, säger Kim Pawrup.

Vanliga frågor

Hur många användare betjänar Acubiz och i hur många länder?

Vid tidpunkten för publiceringen av denna artikel hade Acubiz över 185 000 användare i 44 länder. Plattformen hanterar ett brett spektrum av utgiftskategorier, däribland leverantörsfakturor, tidrapportering, transaktioner med företagskreditkort, anställdas utlägg, milersättning och resekvitton.

Varför kostar det lika mycket att hantera en liten utgift som en kopp kaffe som ett stort köp?

Oavsett belopp måste varje utgift följa bokföringsregler, skattelagstiftning och företagets interna riktlinjer. Utan automatisering är de administrativa stegen i princip desamma för ett kvitto på 30 DKK som för en faktura på 30 000 DKK. Acubiz löser detta genom att helt automatisera små, regelbaserade transaktioner, så att de bokförs utan att ta upp någon tid för bokföraren.

Vad menar Acubiz med en ”skräddarsydd dokumentresa”?

Inte alla utgifter följer samma godkännande- och bokföringsflöde. Med Acubiz kan företag ställa in flödesregler så att mindre, förutsägbara transaktioner registreras automatiskt utan manuell granskning, medan större eller ovanliga utgifter skickas vidare till specifika godkännare. Det innebär att processen anpassas efter risken och värdet för varje enskild transaktion, istället för att behandla alla transaktioner på samma sätt.

Hur har tekniken för utgiftshantering utvecklats sedan tiden med papperskvitton?

Den första generationen av förbättringar ersatte fysiska kvittostaplar med bilder tagna med smarttelefonen. Acubiz strävar nu mot nästa steg, där till och med den digitala bilden av ett kvitto blir överflödig, eftersom transaktionsdata flödar direkt från kortnätverk och banksystem till utgiftsplattformen, där AI automatiskt sköter klassificering, kodning och kontroll av regelefterlevnad.