Anställda använder företagskort för företagsrelaterade utgifter. Ett företagskort har många fördelar, men varje gång det används för att betala en utgift uppstår mer arbete i samband med dokumentation, godkännande, kontroll, redovisning och bokföring av utgiften.
Acubiz är kompatibelt med alla företagskort och ger användaren möjlighet att göra transaktionsdata redo för bokföring - digitalt, helt automatiskt och med nödvändig dokumentation. På så sätt kan företagskortet "sköta bokföringen".
I det här blogginlägget ger vi fem skäl till att använda företagskort med Acubiz:
1. Du sparar tid
Hur mycket tid lägger du ner när ditt företag ska betala en kostnad? Uppgiften att ta fram nödvändiga underlag och annan information som ekonomi- och redovisningsavdelningen måste använda för att bokföra kostnader är ofta manuell, tidskrävande och svår.
Den processen kan ta några sekunder om du integrerar ditt företagskort med Acubiz. Du kan använda Acubiz-appen för att ta en bild av kvittot, sedan ange viss information och slutligen registrera betalningen. Korttransaktionen importeras automatiskt direkt till Acubiz och din registrering bifogas automatiskt. Utlägget är sedan redo för godkännande. Så snabbt kan det gå!
2. Du får full kontroll över utlägg och kostnader
Användningen av företagskort innebär ökad kontroll för företaget och en försäkran om att alla utgifter är kopplade till rätt information. Förutom att alla korttransaktioner innehåller nödvändig information om betalningen, är det också möjligt att se exakt vad som använts, var och när. Du kan alltså följa transaktionen i realtid.
3. Du behöver inte längre be medarbetarna att använda sina egna kort
De anställda behöver inte betala sig själva när de har ett företagskort - istället sker betalningen direkt från företagets konto. Detta innebär naturligtvis att den anställde inte behöver fundera på när pengarna ska betalas tillbaka, vad räntan på banken blir under tiden eller vilken valutakurs utlägget ersätts med. Utfärdade företagskort kan därför, tillsammans med Acubiz, ha en stor inverkan på hur nöjda medarbetarna är.
I värsta fall kan det leda till att anställda medvetet försöker undvika att betala om de inte har ett företagskort. En av våra kunder, KAB, har upplevt detta, och de lärde sig att om man inte har ett företagskort skadar det medarbetarnas tillfredsställelse.
4. Du kan ange villkor för användningen av kortet
Med ett företagskort är det möjligt att ändra villkoren för användningen. Det innebär att man i många fall till exempel kan sätta konsumtionsgränser. I allmänhet leder användningen av företagskort till bättre överblick och ökad transparens, eftersom det är ett effektivt verktyg för dataanalys som hjälper till att spåra och hantera kostnader.
Med vår tjänst Company Policy Manager kan ni säkerställa att anställda och användare av Acubiz följer era riktlinjer och policys i samband med utlägg. Ni kan definiera regler om konsumtionsgränser för den enskilda medarbetaren eller ange beloppsgränser för vissa kostnadstyper. Detta bidrar till att skapa transparens.
5. Du kan skapa en digital värdekedja
Hur skapar du en digital värdekedja som kopplar samman ditt företags företagskort med ditt ekonomisystem? Och hur kan dina anställda själva hantera uppgiften att redovisa sina utgifter? Acubiz kan hjälpa dig att skapa den digitala värdekedjan. Vi kan ta hand om att hämta transaktionsdata från ditt företags företagskort, underlätta att den enskilda användaren fyller i nödvändig information och slutligen överlämna data redo för redovisning till ditt ekonomisystem.
Acubiz gör det därför möjligt att digitalisera och automatisera utgiftens resa - från det ögonblick då den uppstår till det ögonblick då den har gått igenom bokföringsprocessen.
Det var några av fördelarna med företagskort och anledningarna till att använda dem med Acubiz. Tyvärr dyker det då och då upp historier om bedrägerier med företagskort i nyhetsmedierna. Detta bör dock inte hindra företag från att använda företagskort. Om någon vill begå bedrägerier kommer de att göra det - även med företagskort. Genom att kombinera företagskort med Acubiz ökar transparensen och du får insyn i dokumentationen kring transaktionerna, vilket gör det lättare att identifiera om det har skett ett brott mot regler och riktlinjer.
