5 good reasons to integrate your company card with Acubiz

Anställda använder företagskort för företagsrelaterade utgifter. Ett företagskort erbjuder många fördelar, men varje gång det används för att betala en utgift medför det mer arbete i form av dokumentation, godkännande, kontroll, redovisning och bokföring av utgiften.

I korthetGenom att integrera ett företagskort med Acubiz importeras korttransaktionsuppgifterna automatiskt och kopplas till kvittodokumentationen, vilket förvandlar en manuell bokföringsuppgift till ett nästan omedelbart digitalt arbetsflöde. Förutom tidsbesparingar ger integrationen ekonomiavdelningarna en översikt i realtid över företagets utgifter utan att medarbetarna behöver använda sina egna pengar.

Acubiz är kompatibelt med alla företagskort och gör det möjligt för användaren att förbereda transaktionsuppgifterna för bokföring – digitalt, helt automatiskt och med nödvändig dokumentation. På så sätt sköter företagskortet ” bokföring”.

I det här blogginlägget ger vi fem skäl till varför du bör använda företagskort med Acubiz:

1. Du sparar tid

Hur mycket tid lägger du ner när ditt företag ska betala en utgift? Arbetet med att skaffa fram nödvändig dokumentation och annan information som ekonomiavdelningen och redovisningsavdelningen Det arbete som krävs för att redovisa utgifter är ofta manuellt, tidskrävande och besvärligt.

Den processen kan ta några sekunder om du kopplar ihop ditt företagskort med Acubiz. Du kan använda Acubiz-appen för att ta en bild av kvitto, ange sedan några uppgifter och registrera slutligen betalningen. Korttransaktionen importeras automatiskt direkt till Acubiz och din registrering kopplas automatiskt till transaktionen. Utgiften är då klar för godkännande. Så snabbt går det!

2. Du får full kontroll över utgifter och kostnader

Användningen av företagskort innebär ökad kontroll för företaget och en garanti för att alla utgifter är kopplade till rätt information. Förutom att alla korttransaktioner innehåller nödvändig information om betalningen går det också att se exakt vad som köpts, var och när. Du kan därför följa transaktionen i realtid.

3. Du behöver inte längre be de anställda att använda sina egna kort

De anställda behöver inte betala själva när de har ett företagskort – istället dras beloppet direkt från företagets konto. Detta innebär naturligtvis att den anställde inte behöver fundera på när pengarna ska betalas tillbaka, hur bankens räntor kommer att påverka under tiden eller vilken växelkurs som gäller när utgifterna ersätts. Utfärdade företagskort kan därför, i kombination med Acubiz, ha stor inverkan på hur nöjda de anställda är.

I värsta fall kan det hända att anställda medvetet försöker undvika att betala om de inte har ett företagskort. En av våra KAB:s kunder har upplevt detta, och de insåg att avsaknaden av ett företagskort påverkar medarbetarnas tillfredsställelse negativt.

4. Du kan ställa upp villkor för kortets användning

Med ett företagskort går det att ändra användarvillkoren. Det innebär att man i många fall till exempel kan fastställa utgiftsgränser. Generellt sett leder användningen av företagskort till bättre överblick och ökad insyn, eftersom det är ett effektivt verktyg för dataanalys som underlättar uppföljning och hantering av kostnader.

Med vår tjänst, Chef för företagspolicy, kan du se till att medarbetare och användare av Acubiz följer dina riktlinjer och policyer när det gäller utgifter. Du kan fastställa regler om utgiftsgränser för enskilda medarbetare eller ange beloppsgränser för vissa kostnadstyper. Detta bidrar till att skapa öppenhet.

5. Du kan skapa en digital värdekedja

Hur skapar man en digital värdekedja som kopplar samman företagets företagskort med ekonomisystemet? Och hur kan de anställda själva sköta redovisningen av sina utgifter? Acubiz kan hjälpa er att skapa den digitala värdekedjan. Vi kan sköta hämtningen av transaktionsdata från företagets företagskort, underlätta för den enskilde användaren att fylla i nödvändig information och slutligen överföra redovisningsfärdiga data till ert ekonomisystem.

Acubiz gör det därför möjligt att digitalisera och automatisera utgiftshanteringen – från det ögonblick utgiften uppstår till dess att den har gått igenom bokföringsprocessen.

Det var några av fördelarna med företagskort och skälen till att använda dem tillsammans med Acubiz. Tyvärr förekommer det fall av bedrägerier med företagskort dyker upp i nyhetsmedierna då och då. Detta bör dock inte hindra företag från att använda företagskort. Om någon vill begå bedrägeri kommer de att göra det – även med företagskort. Genom att kombinera företagskort med Acubiz ökar transparensen och ni får insyn i dokumentationen kring transaktionerna, vilket gör det enklare att upptäcka om regler och riktlinjer har överträtts.

Vanliga frågor

Hur sparar man tid genom att integrera ett företagskort med Acubiz?

När ett företagskort används importeras transaktionen automatiskt till Acubiz. Medarbetaren fotograferar kvittot med appen och anger grundläggande uppgifter. Systemet kopplar automatiskt ihop transaktionen med kvittot, och utgiften är då klar för godkännande. Det som tidigare krävde betydande manuellt arbete tar nu bara några sekunder.

Fungerar Acubiz med alla större företagskort?

Ja. Acubiz är kompatibelt med alla företagskort, oavsett leverantör. Integrationen fungerar genom att korttransaktionsdata automatiskt importeras till plattformen, där de matchas mot den dokumentation som den anställde har lämnat in.

Vilka fördelar får ett företag genom att integrera sina kort med Acubiz?

Ekonomiteamen får fullständig insyn i kortutgifterna i realtid: vad som köpts, var och när. Alla transaktioner är kopplade till dokumentation och godkännandeprotokoll. Detta eliminerar den diskrepans mellan kortutgifter och bokföringsposter som uppstår när de två processerna inte är sammankopplade.

Måste de anställda fortfarande använda sina egna kort eller betala ur egen ficka även om företagskortet är integrerat?

Nej. Med ett företagskort dras betalningarna direkt från företagets konto. Anställda behöver inte lägga ut pengar i förskott och vänta på återbetalning, vilket eliminerar den ekonomiska bördan och den administrativa processen som är förknippad med att beräkna ränta och återbetalningstidpunkter.

Hur underlättar integreringen av företagskort bokslutet och revisionerna?

Varje transaktion har en digital revisionsspår som kopplar samman kortbetalningen med en bild av kvittot, medarbetarens identitet, kostnadsstället och godkännandeprotokollet. Denna fullständiga dokumentation underlättar revisioner och eliminerar risken för saknade eller ofullständiga utgiftsuppgifter vid årsslutet.