Lorem ipsum dolor sit amet consectetur. Sagittis quam est ultrices nulla aliquam ipsum malesuada congue etiam. Risus nibh aliquam sed tincidunt ipsum duis interdum id.
Enligt min mening är det alltid viktigt att företagsledare ständigt strävar efter att optimera administrativa processer och arbetsuppgifter. Och just nu är det viktigare än någonsin. De flesta ekonomer har hört talas om digitalisering och automatisering av leverantörsreskontraprocessen. Många av de ekonomiavdelningenFöretag inom detta område som ännu inte har digitaliserat sina processer har automatisering av leverantörsreskontra (AP-automatisering) på sin lista över kommande projekt. Därför tror jag att de flesta har hört talas om fördelarna: Vi måste för att spara tid, så måste arbeta mer effektivt, och vi måste öka produktiviteten. I det här blogginlägget kommer jag att förklara varför det är en bra idé att införa automatisering av leverantörsreskontran redan nu.
I korthetEnligt en undersökning från Institute of Finance Management kan automatisering av leverantörsreskontran öka antalet leverantörsfakturor som en ekonomimedarbetare hanterar med upp till 16 gånger jämfört med manuell hantering. Acubiz anser att denna produktivitetsvinst är särskilt attraktiv för organisationer av alla storlekar, inklusive mindre företag där färre medarbetare gör att effektivitetsvinsterna får ännu större genomslag.
Den viktigaste fördelen med att digitalisera och automatisera leverantörsreskontraprocessen är att den avsevärt kommer att öka produktiviteten hos medarbetarna på ekonomiavdelningen. Undersökningar, bland annat från Institutet för finansiell förvaltning, visar att en heltidsanställd på ekonomiavdelningen kan hantera 16 gånger så många leverantörsfakturor vid digital hantering jämfört med manuell hantering. Det är en anmärkningsvärd produktivitetsförbättring. Effekten varierar naturligtvis beroende på företagets storlek och volym. Ibland hör jag att små och medelstora företag avfärdar behovet av automatisering av leverantörsreskontran. De hänvisar till låga fakturavolymer och menar att en investering inte lönar sig. Min erfarenhet är att det behov av automatisering som finns i större organisationer även finns i mindre företag, särskilt med tanke på att det finns färre medarbetare på ekonomiavdelningen. När resurser frigörs från medarbetarna på detta sätt är det viktigt att överväga hur man ska gå vidare. I grund och botten finns det två vägar att välja: antingen att skörda de direkta besparingarna genom personalnedskärningar eller att använda de frigjorda resurserna till mer värdefullt arbete. Exempel på mer värdefullt arbete kan vara att utveckla en mer strategisk approach gentemot leverantörer och säljare, med fokus på bättre betalningsvillkor, kontantrabatter genom snabbare fakturabetalningar osv. Detta är också ett sätt att hitta pengar. Poängen är att manuell hantering av leverantörsfakturor är en tidskrävande och rutinmässig uppgift, och det är alltid en bra idé att eliminera sådant arbete, eftersom tiden kan användas på ett bättre sätt. I de flesta fall går det att bygga upp ett gediget affärsunderlag för automatisering av leverantörsreskontran.
En digital och automatiserad process för leverantörsfakturor kommer inte bara att gynna ekonomiavdelningen. En sådan process innefattar även ett godkännandearbetsflöde som möjliggör enkel och effektiv kontroll och godkännande av fakturor i hela verksamheten. En manuell process på detta område innebär vanligtvis mycket långa handläggningstider, eftersom den sker (helt eller delvis) på papper eller via e-post utan automatisering. Följderna blir ofta försenade betalningar med påföljdsavgifter och bristande noggrannhet i kostnadsrapporteringen.
Sammanfattningsvis består en automatiserad process för leverantörsreskontra av tre steg:
Processen illustreras även nedan
Under steg 1 Digitaliseringen börjar med skanning och datainhämtning. Och nej, även om du kanske redan tar emot de flesta fakturor som PDF-dokument betyder det inte att din process är digital. Du måste hämta ut relevanta uppgifter från fakturadokumenten, oavsett om de är pappersbaserade eller om de skickas i elektroniskt format. Därefter måste uppgifterna struktureras så att de kan bearbetas digitalt i nästa steg.
Under steg 2 Ett automatiserat arbetsflöde startas. Arbetsflödet kommer att se till att fakturauppgifterna kompletteras med en godkännandekedja, samt att bokföring och bokföring relaterad information. De bästa systemen på marknaden erbjuder mobil åtkomst till denna del av processen. Detta gör det möjligt att utföra arbetet oberoende av tid och plats.
Under steg 3 De bearbetade uppgifterna överförs till ett ERP- eller ekonomisystem, så att bokföring och avräkning kan skötas.
Här beskrivs den grundläggande processen/värdekedjan, och det finns lösningar på marknaden som erbjuder olika konfigurationsalternativ och tilläggsmoduler. Särskilt för små och medelstora företag som vill börja automatisera sin leverantörsreskontra är det dock viktigt att hitta en enkel och säker lösning som erbjuder funktionalitet från början till slut – från skanning och datainläsning till arbetsflöde och leverans av ett resultat som är klart för bokföring.
Hos Acubiz har vi kundexempel som visar besparingar på upp till 80 % av fakturahantering kostnad. Detta bekräftas av olika undersökningar, till exempel den här från Levvel Research, som visar att företag som automatiserar sin leverantörsreskontra sparar i genomsnitt 84 % av de kostnader som är förknippade med detta. Som jag inledningsvis påpekade är det alltid viktigt att arbeta med processoptimering. I en tid då villkoren för att driva ett företag är under press blir vikten av detta verkligen ännu större. För många företag är automatisering av leverantörsreskontran en ”snabb vinst” och det behöver inte vara ett komplicerat projekt att genomföra. Här finns en mycket relevant möjlighet att skörda produktivitetsvinster – här och nu.
Vanliga frågor
Hur mycket mer produktiv är digital hantering av leverantörsskulder jämfört med manuell hantering?
En undersökning från Institute of Finance Management visar att en heltidsanställd inom ekonomiavdelningen kan hantera 16 gånger fler leverantörsfakturor vid digital hantering jämfört med manuell hantering. Det är en betydande produktivitetsförbättring som gäller oavsett företagets storlek.
Är det värt för små och medelstora företag att investera i automatisering av bokföringen?
Ja. Ett vanligt invändning från mindre företag är att deras fakturavolymer är för låga för att investeringen ska vara motiverad. Men med färre medarbetare inom ekonomiavdelningen blir effektiviteten ännu viktigare. Produktivitetsvinsterna från automatisering av leverantörsreskontran är proportionellt sett lika värdefulla i ett litet ekonomiteam som i ett stort.
Vad händer med den personal inom ekonomiavdelningen som frigörs efter att automatiseringen av leverantörsreskontran har införts?
Det finns två huvudsakliga tillvägagångssätt: direkta kostnadsbesparingar genom personalnedskärningar, eller omplacering av personal till verksamheter med högre mervärde. Exempel på arbete med högre mervärde är finansiell analys, rapportering, prognoser och uppgifter inom affärssamarbete som verkligen kräver mänskligt omdöme.
Varför bör ett företag prioritera automatisering av leverantörsreskontra redan nu istället för att vänta?
Argumenten kring produktivitet och konkurrenskraft är alltid starka, men de är särskilt övertygande just nu när allt fler organisationer moderniserar sina ekonomifunktioner. De som är tidigt ute får en operativ fördel, och tekniken har mognat så pass mycket att implementeringsrisken är låg.
Vad ingår vanligtvis i automatiseringen av leverantörsreskontran?
AP-automatisering omfattar den digitala hanteringen av inkommande leverantörsfakturor: registrering, datautvinning, kodning, godkännandeprocesser och bokföring i redovisningssystemet. Målet är att eliminera manuella steg i hela processen samtidigt som fullständiga revisionsspår och dokumentation av efterlevnad bibehålls.
Letar ditt företag efter en ny SaaS-lösning för att tillgodose vissa av era affärsbehov? Då vill...
Lösningar av typen Software as a Service (SaaS) har upplevt en kraftig tillväxt under de senaste...
