När våra kunder står inför en utmaning och kommer till oss för att få hjälp och vägledning kastar vi oss genast över uppgiften. Bavarian Nordic kontaktade oss eftersom efterlevnaden av de lagstadgade kraven enligt Physician Payments Sunshine Act krävde mycket administrativt arbete. Särskilt fördelningen av kostnader till specifika läkare, kliniker och andra typer av vårdpersonal var en mycket tidskrävande utmaning för Bavarian Nordics anställda, men tillsammans hittade vi en lösning som gjorde det enklare och snabbare att dokumentera de kostnader de hade i samband med besök hos kunder, partners etc.
Vad är Physician Payments Sunshine Act?
Physician Payments Sunshine Act är en amerikansk lag som syftar till att öka transparensen i de finansiella relationerna mellan vårdpersonal och läkemedelsindustrin. Läkemedelstillverkare och distributörer, såsom Bavarian Nordic, måste registrera och dokumentera kostnader i samband med medicinska kliniker, apotek, forskare och andra vårdgivare. Inom EU är EFPIA Disclosure Code tillämplig och Bavarian Nordics anställda i Danmark och andra europeiska länder styrs därför av denna.
Ekonomiska relationer mellan sjukvårdspersonal och läkemedelsindustrin är vanliga och kan omfatta allt från måltider till konsult- eller talararvoden till direkt forskningsfinansiering. För att utveckla nya läkemedel som förbättrar hälsan och räddar liv måste läkemedelsföretagen samarbeta med externa experter, inklusive forskare som support den vetenskapliga utvecklingen av nya preparat och läkare som förstår hur de kommer att användas i klinisk praxis. Syftet med Physician Payments Sunshine Act är att göra de finansiella relationerna mellan den enskilde sjukvårdspersonalen och läkemedelstillverkaren mer transparenta och därmed öka trovärdigheten.
Vilken utmaning stod Bavarian Nordic inför?
Bavarian Nordics anställda är ofta i kontakt med medicinska kliniker, apotek, forskare etc. och i detta sammanhang får de utgifter som måste dokumenteras enligt både sina egna företagspolicyer och Physician Payments Sunshine Act. Bavarian Nordic använder Acubiz för utläggshantering och frågade oss därför om vi kunde hjälpa till att göra det enklare för dem att söka efter rätt vårdpersonal när de registrerar ett utlägg.
Listan över vårdpersonal som Bavarian Nordic har kontakt med över hela världen är lång. Faktum är att den är så lång att den omfattar mer än hundratusen vårdgivare. Listan har hittills hanterats och uppdaterats i själva mobilappen Acubiz One som laddningsdimensioner för urval i en lista. Denna lösning har fungerat, men det är tidskrävande att både ladda dimensionerna för användarna och att uppdatera de många dimensionsvärdena för ekonomiavdelningen.
LiveSearch blev lösningen
När man arbetar med så många värden är det ingen överraskning att hastigheten för att ladda och uppdatera dem tar tid när man lanserar Acubiz One. Tillsammans kom Bavarian Nordic och Acubiz fram till en lösning där alla dimensionsvärden underhålls och nås live i molnet - direkt från mobilappen Acubiz One. Vi kallar lösningen "LiveSearch" och den gör det betydligt snabbare och enklare att söka efter den enskilda vårdpersonalen - on-demand.
LiveSearch fördelar Bavarian Nordic. Men det är också till nytta för ett stort antal av våra andra kunder. LiveSearch är särskilt relevant och värdefullt för projektorienterade företag med många projekt, ärenden, kunder, klienter etc. där utlägg ska bifogas. Medarbetarna kommer att uppleva en betydligt snabbare administrationstid på den individuella utläggsregistreringen.
LiveSearch-funktionen är unik i kategorin Expense Management och möjliggör extremt snabb och effektiv end-to-end-bearbetning av utläggstransaktioner, där komplexa och omfattande allokeringsrutiner för den enskilda medarbetaren ingår i processen.
